Schriftverkehr
Vorgeschrieben sind die besonderen Angaben auf „Geschäftsbriefen“. Der Begriff ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftverkehr, d.h. jede an einen Empfänger außerhalb des Unternehmens gerichtete schriftliche Mitteilung. Auch die formularmäßige Abfassung solcher Mitteilungen ist einbezogen. Vom Zweck der Vorschriften her erstreckt sich die Regelung auch auf Fernschreiben und sonstige aufgrund neuer Telekommunikationsmedien übermittelten Mitteilungen, wenn sie beim Empfänger entweder schriftlich ausgeformt ankommen oder auf dem Bildschirm zur Verfügung stehen. Auch Bestellscheine sind Geschäftsbriefe.
Kleingewerbetreibende, also Einzelunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen und folglich auch nicht Kaufleute im Sinne des § 1 HGB sind, müssen auf ihren Geschäftsbriefen lediglich ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen (§ 15 b GewO). Weitere Angaben sind nicht erforderlich.
Ist der Einzelunternehmer mit seiner Firma, notwendigerweise oder auf freiwilliger Basis, im Handelsregister eingetragen und genießt er somit Kaufmannsstatus, muss er aufgrund der am 01.07.1998 in Kraft getretenen Neuregelungen folgende Pflichtangaben machen (§ 37a HGB):
- Firma
- Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“
- (ggf. Abkürzung „e.K.“, „e.Kfm.“, „e.Kfr.“)
- Ort der Handelsniederlassung
- Registergericht
- Handelsregisternummer
Bei der GmbH muss auf den Geschäftsbriefen die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut angegeben werden. Nach § 35 a GmbH Gesetz sind zusätzlich folgende Angaben vorgeschrieben:
- Rechtsform der Gesellschaft,
- Sitz der Gesellschaft,
- Handelsregisternummer und zuständiges Registergericht des Sitzes der Gesellschaft,
- alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
- falls ein Aufsichtsrat gebildet ist und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Angaben über das Kapital der GmbH sind nicht erforderlich. Werden sie aber gemacht, so müssen in jedem Falle das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. Im Falle der Liquidation sind anstelle der Geschäftsführer die Liquidatoren auf den Geschäftsbriefen anzugeben (§ 71 Abs. 5 GmbH-Gesetz).
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