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Die E-Rechnungspflicht ist seit 2025 in Deutschland Realität und stellt viele Unternehmer vor eine Herausforderung. Doch auch, wenn es anfangs wie eine lästige Pflicht erscheint, bietet die Umstellung auf elektronische Rechnungen Vorteile – vor allem im Hinblick auf Datenschutz und Effizienz. In diesem Beitrag erfährst du, was du über die E-Rechnung wissen musst, welche Datenschutzanforderungen dabei gelten und wie du deine Rechnungsprozesse erfolgreich und sicher digitalisieren kannst.
Die E-Rechnung – eine kurze Einführung
Seit 2025 müssen alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ihre Rechnungen im XRechnungs-Format (oder ZUGFeRD) übermitteln – Papierrechnungen oder PDFs sind nicht mehr zulässig. Das bedeutet, Rechnungen müssen in einem maschinenlesbaren Format, das die Verwaltung automatisch verarbeiten kann, eingereicht werden.
XRechnung ist der gesetzlich geforderte Standard. Die Umstellung auf digitale Rechnungen kann dir jedoch viel Arbeit abnehmen, wenn du es richtig angehst.
In diesem kostenlosen E-Book von Lexware findest du alle wichtigen Informationen zur Einführung der E-Rechnung und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den schnellen Umstieg.
Die wichtigsten Anforderungen an die E-Rechnung
1. Rechnungsformat und Vorschriften
Die E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten – zum Beispiel im XRechnungs-Format. Dadurch können die Daten automatisch von Systemen verarbeitet werden, was die Bearbeitung beschleunigt und Fehler vermeidet.
Für Unternehmen bedeutet das, dass das Rechnungsprogramm XRechnungen erstellen können muss. Die meisten Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssoftwares bieten mittlerweile eine einfache Lösung für die E-Rechnungspflicht.
2. Fristen für die Umstellung
Wenn du noch nicht umgestellt hast, solltest du dich beeilen. Bis Juli 2025 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im E-Rechnungs-Format eingereicht werden. Unternehmen, die öffentliche Aufträge erhalten oder staatliche Fördermittel nutzen, müssen die Umstellung bis zu diesem Datum abgeschlossen haben.
Die gute Nachricht: Du kannst die Umstellung nutzen, um auch deine internen Rechnungsprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten.
E-Rechnung und Datenschutz
Da es sich bei Rechnungsdaten häufig um sensible Geschäftsinformationen handelt, ist es besonders wichtig, dass Datenschutzanforderungen beim Versenden von E-Rechnungen eingehalten werden. Schließlich möchtest du sicherstellen, dass alle Informationen sicher übertragen werden und vor Datenmissbrauch geschützt sind.
Wichtige Punkte
🔒 Sensible Geschäftsdaten schützen
Die E-Rechnung enthält oft sensible Kundendaten und Finanzinformationen. Es ist daher entscheidend, dass du bei der Übertragung darauf achtest, dass alles sicher und geschützt bleibt.
🔐 Verschlüsselung: Must-have!
Die Verschlüsselung der E-Rechnung ist nicht optional – sie ist ein absolutes Muss. Besonders bei der Übertragung per Internet (z. B. über Schnittstellen) ist es wichtig, dass alle Daten durch sichere Kanäle fließen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
⚙️ DSGVO-konforme Software wählen
Vergewissere dich, dass dein Dienstleister die Datenschutzanforderungen der DSGVO erfüllt. Du solltest immer darauf achten, dass besonders sensible Daten wie Kundennummern oder Bankverbindungen nicht in falsche Hände geraten.
Rechtliche Anforderungen: Was darf nicht fehlen?
📝 Pflichtangaben korrekt ausfüllen
Eine E-Rechnung muss gesetzlich korrekte Angaben enthalten, wie z. B. Rechnungsnummer, Steuerbeträge und Ausstellungsdatum. Fehlt nur ein Punkt, kann es zu Problemen kommen – also lieber sorgfältig arbeiten!
⚖️ Steuerrechtliche Vorgaben beachten
Damit deine E-Rechnung rechtlich Bestand hat, solltest du auf gesetzeskonforme Software setzen. So kannst du sicherstellen, dass alle steuerrechtlichen Vorgaben beachtet werden und du nichts versäumst.
🎯 Software, die den Job richtig macht
Die richtige Software sorgt dafür, dass du alle gesetzlichen Anforderungen im Blick behältst und Rechnungsprozesse sicher und fehlerfrei abwickelst – keine Ausreden mehr!
E-Rechnung reibungslos umsetzen
Die richtige Software ist der Schlüssel zur einfachen Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Viele Anbieter bieten Lösungen, die speziell für Freiberufler und kleine Unternehmen entwickelt wurden und alle Anforderungen erfüllen. So kannst du E-Rechnungen automatisch erstellen, versenden und archivieren – ganz ohne manuelle Eingabe.
Schulung der Mitarbeiter
Auch wenn die E-Rechnungspflicht in der Regel automatisiert abläuft, müssen deine Mitarbeiter wissen, wie sie mit der neuen Software umgehen müssen, um Fehler zu vermeiden. Besonders die Archivierungspflicht und Datenaufbewahrung nach der DSGVO sollte nicht unterschätzt werden.
Sichere Archivierung der E-Rechnungen
Ein weiterer Punkt, der oft übersehen wird, ist die Archivierung der E-Rechnungen. E-Rechnungen müssen gesetzeskonform aufbewahrt werden, und zwar mindestens 10 Jahre lang. Du solltest daher sicherstellen, dass alle Rechnungen in einem sicheren, zugriffsbeschränkten Archiv abgelegt werden.
Als Gründer der RIK JAMES Ventures GmbH und RIK JAMES Media GmbH gebe ich hier Tipps direkt aus der Praxis rund um die Themen Unternehmertum, Online Marketing und natürlich auch Suchmaschinenoptimierung.
