Die Rechnungsstellung – die wichtigsten Grundlagen für Rechnungen!

Sicherlich hattest du schon einige Rechnungen in der Hand und dir dazu die ein oder andere Frage gestellt. Ist die Rechnungsstellung für Unternehmen in jedem Falle verpflichtend?

Was muss ich für eine korrekte Rechnungsausstellung beachten? Können auch Privatpersonen Rechnungen schreiben und welche Sonderregelungen gelten bei der Rechnungsstellung? Deine Fragen rund um die Thematik der Rechnungserstellung beantworten wir in diesem Artikel.

In diesen Fällen bist du zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet

Die Antwort, ob du zur Rechnungsausstellung verpflichtet bist, liefert § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UstG). Erbringst du als Unternehmer Umsätze für ein Unternehmen oder an eine nichtunternehmerische juristische Person, bist du zur Rechnungsstellung verpflichtet. Hierbei unterliegst du der Frist, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen.

Bei der Rechnungsstellung an Privatpersonen sieht das schon anders aus. Einige Unternehmen, beispielsweise Einzelhändler, haben in ihrer Kundschaft in der Regel keine juristischen Personen oder andere Unternehmen. Als leistendes Unternehmen bist du nach dem Umsatzsteuergesetz nur dann zur Rechnungsstellung an Privatpersonen verpflichtet, wenn du umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken ausführst, beispielsweise Bauleistungen. Auch hier musst du die 6-Monats-Frist beachten.

Können auch Privatpersonen Rechnungen schreiben?

Als Privatperson bist du nicht zur Rechnungsstellung verpflichtet, jedoch gibt es Situationen, in denen es ratsam sein kann, freiwillig eine Rechnung an den Leistungsempfänger auszustellen, beispielsweise bei der Dokumentation über einen Onlineverkauf. Immer wieder zeigten sich in der Vergangenheit Rechnungen bei Rechtsstreitigkeiten als sicheres Beweismittel. Beachten solltest du dabei in jedem Fall, dass eine Privatrechnung keine Mehrwertsteuer enthält.

Auf diese gesetzlichen Pflichtangaben kannst du dich verlassen

Bevor du erfährst, welche Pflichtangaben deine Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz (UstG) benötigt, wollen wir kurz erläutern, was die Folgen des Unterlassens der Pflichtangaben bei der Rechnungserstellung sind:

Als Rechnungsempfänger bist du sicherlich am Vorsteuerabzug interessiert. Das Finanzamt schreibt für eine korrekte Fakturierung jedoch vor, dass die Rechnung, die du als Rechnungs- und Leistungsempfänger erhältst, die notwendigen Pflichtangaben enthält. Ansonsten wird dir der gewünschte Vorsteuerabzug gegebenenfalls untersagt. Eine Rechnung muss dabei folgende Angaben enthalten:

• Den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• die durch das Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Ausstellungsdatum
• Eine fortlaufende Nummerierung (Rechnungsnummer)
• Die Menge und die Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Leistungserbringung
• Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie mögliche vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Den anzuwendenden Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder
• Im Fall einer Steuerbefreiung, ein Hinweis auf eben diese
• Für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder an Privatpersonen: Ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

Bist du im Sinne der Kleinunternehmerregelung ein Kleinunternehmer, darfst du beim Ausstellen von Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Hier empfiehlt sich stattdessen ein Rechnungsvermerk, wie beispielsweise „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“.

Diese Fehler solltest du bei der Rechnungsstellung vermeiden

Informiere dich über den anzuwendenden Steuersatz (19 Prozent oder 7 Prozent), bevor du die Rechnung schreibst. Es kann außerdem vorkommen, dass sich Lieferadresse und Rechnungsadresse des Leistungsempfängers voneinander unterscheiden. Frage am besten noch einmal nach, um die geforderte vollständige Anschrift zur korrekten Rechnungsstellung richtig wiederzugeben. 

Kleine Tippfehler können große Folgen haben. So führt ein Zahlendreher beispielsweise zu einer falschen Steuernummer oder Steuersatz, einem falschen Rechnungsbetrag oder einer fehlerhaften Rechnungsnummer. Auch diese solltest du also so gut es geht vermeiden. Es lohnt sich also in jedem Fall, die Rechnung vor dem Versand an den Leistungsempfänger noch einmal zu kontrollieren, um eine reibungslose Fakturierung bei dir und dem Leistungsempfänger zu gewährleisten.

Die Besonderheiten der Kleinbetragsrechnung im Unternehmen

Zusätzlich zum Umsatzsteuergesetzes (UstG) regelt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) die Besonderheiten der Kleinbetragsrechnung. Zu Kleinbetragsrechnungen zählen Rechnungsbeträge bis 250 Euro, die eine verkürzte Rechnung erlauben. Das gilt allerdings in der Regel nicht für Auslandsgeschäfte. 

Bei Kleinbetragsrechnungen reichen folgende Pflichtbestandteile für eine korrekte Fakturierung aus:

• Der vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Das Ausstellungsdatum
• Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung 
• Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Leistung in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz 
• Im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf eben diese

Erfahre jetzt mehr über Rechnungen im Unternehmen!

Wie du siehst, ist eine korrekte Rechnungserstellung für Produkte und Dienstleistungen am Anfang gar nicht mal so einfach. Stellst du eine falsche Rechnung aus, kann sie jedoch für den Rechnungsempfänger im schlimmsten Fall steuerliche Folgen nach sich ziehen. Wenn du alles richtigmachst, lässt sich viel Ärger mit dem Finanzamt vermeiden. Neben Rechnungen gibt es übrigens noch viele weitere Belege, die für deine Buchhaltung wichtig sind. Hier findest du noch mehr Informationen zu diesem Thema und liest direkt mehr rund um die vielfältigen Belegarten.