Bilanzbuchhaltung einfach erklärt

Weißt du, was du als Unternehmensgründer mit Privatpersonen gemeinsam hast? Ohne Kontrolle der Finanzen erfolgt für alle ein böses Erwachen. Wie du deine privaten Finanzen regelst, ist deine Sache. Damit dein Unternehmen die Kontrolle behält, gibt es die Bilanzbuchhaltung. Wir erklären dir in diesem Beitrag alles, was du über Bilanzbuchhaltung wissen musst. Wer Bilanzbuchhaltung versteht, der hat auch sein Geld im Griff. 

Was ist Bilanzbuchhaltung?

Wir befinden uns im externen Rechnungswesen, einem Teilgebiet der Betriebswirtschaftslehre. Ein Part des externen Rechnungswesens ist die Buchhaltung. Die Buchhaltung ist notwendig, um finanziell sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens zu dokumentieren und analysieren. Hierbei sind mehrere Teilbereiche relevant:

• Kreditorenbuchhaltung (eingehende Rechnungen)
• Debitorenbuchhaltung (ausgehende Rechnungen)
• Finanzbuchhaltung (Überwachung aller Finanzströme = Bank + Kasse + Kapital + Vermögen)
• Anlagenbuchhaltung (Verwaltung des Sachanlagevermögens)

Die Ergebnisse aller Bereiche der Buchhaltung ergeben die Bilanz für dein Unternehmen (möglich als Jahresabschluss). So entsteht die Bilanzbuchhaltung. Die Bilanzbuchhaltung verschafft einen Überblick über das Firmenvermögen und den wirtschaftlichen Erfolg.  

Braucht dein Unternehmen eine Bilanzbuchhaltung?

Rechtlich gesehen, ist es als Kaufmann/Kauffrau deine Pflicht, Bücher zu führen. Hierzu gibt es zwei Verfahren: die doppelte Buchführung (Doppik) und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Die folgenden Verfahren gibt es in Abhängigkeit zu deinem Business: 

• Rechtsform
• Handelsregistereintragung
• Höhe des Jahresumsatzes oder des Jahresüberschusses.

Der Staat muss wissen, wie dein Jahresabschluss ausfällt. Wenn du ein Freiberufler bist, möchte das Finanzamt nur deine Einnahmen und Ausgaben sehen (EÜR). Bist du Gründer eines größeren Unternehmens oder möchtest es werden, ist meist eine Bilanzbuchhaltung fällig. Sie ist Bestandteil der doppelten Buchführung. Deine Firma hat dann zwei Möglichkeiten. Entweder ein Steuerberater oder ein Mitarbeiter (mit IHK-Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter) übernimmt die Erstellung der Bilanz.

Welche Aufgaben hat die Bilanzbuchhaltung?

Deine Bilanzbuchhaltung sagt dir, wie dein finanzieller Stand der Dinge ist und was du tun und lassen solltest. Das ist vereinfacht ausgedrückt der Sinn und Zweck deiner Bilanzbuchhaltung. Um das zu verwirklichen, gibt es drei wesentliche Kernaufgaben.

Erstellung von Bilanzen und Abschlüssen

Hier errechnest du, ob dein Business in einer bestimmten Periode einen Gewinn und/oder Verlust erzielt (GuV). Es ist die wichtigste Aufgabe der Bilanzbuchhaltung und die Basis der weiteren Aufgaben.

Umfassende Informationsfunktion

Kennst du die Gewinne und Verluste deines Unternehmens, weißt du, was sich dein Unternehmen leisten kann. Diese Information dient als Voraussetzung für den Handlungsspielraum aller Firmenbereiche.

Berechnung der Steuerpflichten

Um im deutschen Steuerdschungel den Überblick zu behalten, informiert dich deine Bilanzbuchhaltung. Sie sagt dir, wann du welche Steuern bei bestimmten Gewinnen und Verlusten abführen musst.  

Wann muss dein Unternehmen auf einen Bilanzbuchhalter setzen?

Keiner verpflichtet dich, Buchhalter oder Bilanzbuchhalter einzustellen. Stell dir vor, du wirst Firmenchef eines Konzerns. Wenn du eine kaufmännische Ausbildung hast, kannst du die Buchhaltung mitmachen. Aus organisatorischen Gründen wirst du das nicht hinbekommen. Je größer dein Betrieb ist, desto mehr Buchhalter brauchst du. Je mehr Buchhalter du hast, desto größer wird die Notwendigkeit eines Bilanzbuchhalters. 

Du benötigst also eine spezialisierte Fachkraft, die stets die finanzielle Lage deines Unternehmens im Blick hat. Als Gründer und Firmenchef brauchst du korrekte Zahlen beziehungsweise kompetente Beratung aus der Buchhaltung. Je nach Unternehmensgröße kann es sinnvoll sein, einen Bilanzbuchhalter einzustellen oder auszubilden. Wenn du eine Buchhaltung hast, die aus mehreren Teilbereichen besteht, dann musst du auf einen Bilanzbuchhalter setzen.

Wie werde ich Bilanzbuchhalter?

Du benötigst eine dreijährige Ausbildung im kaufmännischen Bereich und mindestens drei Jahre Berufserfahrung. Mit diesen beruflichen Voraussetzungen darfst du ein Angebot zur Weiterbildung der IHK in Anspruch nehmen. Neben den beruflichen Mindestanforderungen solltest du weitere Skills vorweisen können:

• Sehr gute rechtliche Kenntnisstände (Steuerrecht, Handelsrecht, Arbeits- und Gesellschaftsrecht)
• Bereitwilligkeit zur ständigen Weiterbildung
• Sehr gute praktische Kenntnisse im relevanten IT-Bereich (Steuersoftware und/oder ERP-Systeme)
• Soft Skills als Führungspersönlichkeit (Autorität, Teamfähigkeit, Schlagfertigkeit)

Wenn du all diese Forderungen erfüllst, kannst du ruhigen Gewissens einen IHK-Lehrgang absolvieren. Nach bestandener Prüfung bist du ein „Geprüfter Bilanzbuchhalter“. Seit 2020 dürfen sich Absolventen auch als „Bachelor Professional“ bezeichnen.

Tipp: Die IHK berät dich kostenlos über Möglichkeiten zur Weiterbildung.

Wie sieht die praktische Arbeit der Bilanzbuchhaltung aus?

Der Arbeitstag eines Bilanzbuchhalters kann sehr lang und ausgefüllt sein. Als Hauptverantwortlicher für die Firmenfinanzen beschäftigst du dich mit allen internen und externen Personen, die Einfluss auf dein Unternehmenskapital haben. Die folgende Tabelle verdeutlicht ein paar Beispiele.

Erfahre mehr zur Abgrenzung der vielen Buchhaltungsformen!

Buchhaltungsformen sind Varianten der doppelten Buchführung. Eine einfache Form der Buchhaltung ist die italienische Form. Sie besteht aus einem Kassenbuch, einem Memorial und einem Hauptbuch. Fast alle Buchhaltungsformen bestehen mindestens aus diesen drei Komponenten. Im Kassenbuch wird der Barverkehr geregelt und im Memorial alle unbaren Umsätze. Kassenbuch und Memorial sind Grundbücher, die parallel auf einer Stufe stehen. Von diesen Grundbüchern aus erfolgt die Übertragung jedes Geschäftsvorfalles auf das entsprechende Hauptbuchkonto. 

In der deutschen Buchhaltungsform wird diese Vorgehensweise durch ein Sammelbuch ergänzt. Das Sammelbuch steht zwischen den Grundbüchern und dem Hauptbuch und ermöglicht somit eine periodische Abgrenzung. Das bedeutet, dass nicht jede Einzelbuchung sofort in das Hauptbuch überführt wird. Dieses Prinzip berücksichtigt auch die französische Form. In der französischen Form gibt es jedoch weitaus mehr Grundbücher.  

Neben dem Kassenbuch und dem Memorial ist beispielsweise ein Wareneinkaufs- und ein Warenverkaufsbuch zu finden. Eine Sonderform der Buchhaltung ist die amerikanische Buchführung. Hier gibt es mehrere Konten parallel zueinander, die tabellenartig mit Soll-Haben-Konten zu einem Hauptkonto zusammengefasst werden. Sie eignet sich besonders für kleinere Betriebe, die eine übersichtliche Anzahl an Konten verwenden. Die folgenden Kriterien bestimmen über die Auswahl der Buchhaltungsform einer Firma:  

• Unternehmensart
• Firmengröße
• Betriebliche Organisation
• Notwendigkeiten der Arbeitsteilung
• Bedürfnisse der Kosten und Leistungsrechnung

Die Bilanzbuchhaltung kurz beschrieben

Jeder Gründer und Unternehmer muss eine Bilanz ziehen. Nicht jeder benötigt aber eine Bilanzbuchhaltung in seinem Rechnungswesen. Je größer dein Business ist, desto wahrscheinlicher ist der Bedarf einer Bilanzbuchhaltung. Bilanzbuchhalter sind spezialisierte Fachkräfte mit Berufserfahrung, die wichtige finanzielle Entscheidung in einem Unternehmen treffen. Sie können als Berater für die Geschäftsführung und als Führungskraft für die Buchhaltung fungieren. Mehr zum Thema findest du hier bei gruender-handbuch.de. Wenn du beispielsweise wissen möchtest, wie eine Bilanz aufgebaut wird, dann schau gerne hier vorbei.