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Gründer eines Start-ups sind oft von den vielen bürokratischen Aufgaben überrascht. Die Nebenarbeiten der Selbstständigkeit nehmen oft einen enormen Teil der Arbeitszeit ein und demotivieren junge Firmengründer. Wer hingegen digitale Lösungen gezielt und intelligent einsetzt, spart viel Zeit. Einige Tipps für hilfreiche Tools gibt der folgende Beitrag.
Mit der richtigen Software die Buchführung automatisieren
Die Buchführung ist für jedes Unternehmen eine zeitraubende Aufgabe, die zudem mit höchster Präzision zu erledigen ist. Mit den richtigen digitalen Lösungen wird die Verwaltung jedoch deutlich einfacher und gleichzeitig sicherer.
So gibt es inzwischen Buchhaltungssoftware mit KI, die von Eingangsrechnungen bis zum Kassenbuch alle Aufgaben übernimmt.
Solche Programme sind mit Smartphones kompatibel und ermöglichen es, Belege direkt zu scannen. Ein Foto der Rechnung reicht aus und die Software erkennt den Beleg. Dann erfolgt direkt ein Eintrag in der Buchführung und die Künstliche Intelligenz übernimmt die korrekte Verbuchung.
Auch die Archivierung, die gesetzlich vorgeschrieben ist, übernehmen diese Softwarelösungen. Dabei beachten die Programme die Aufbewahrungsfristen von Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Dokumenten. Über eine intelligente Suche finden sich selbst alte Belege innerhalb von Sekunden.
Löhne und Gehälter selbst erstellen
Unternehmen, die Angestellte haben, wissen um den permanenten Arbeitsaufwand der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Oftmals wird diese Aufgabe an einen Steuerberater abgegeben. Dieser kümmert sich darum, dass die komplexen Abrechnungen korrekt verlaufen und Steuern sowie Abgaben richtig berechnet sind. Dennoch bleibt viel Arbeit am Unternehmen hängen und gleichzeitig sorgt dies für hohe Kosten.
Eine Alternative ist, Software für die Gehaltsabrechnung im Unternehmen einzusetzen. Moderne Lösungen sind in der Lage, alle Aufgaben in diesem Bereich zu übernehmen. Daten von Zeiterfassungssystemen lassen sich automatisch in die Software übernehmen. Diese Informationen dienen dann der automatischen Berechnung der Löhne und Gehälter. Das spart viel Zeit und vermeidet gleichzeitig Fehler.
Weiter berechnet die Gehaltsabrechnungssoftware auch die Sozialabgaben und Lohnsteuern. So wird auch diese zeitkritische Aufgabe automatisiert und auf eine reine Kontrolle reduziert. Präzise sowie korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnungen sorgen auch für Zufriedenheit bei den Mitarbeitern. Das ist heutzutage ein wichtiger Faktor, gerade wenn es darum geht, qualifizierte Fachkräfte zu finden und zu halten.
Kleine und große Helfer aus der Cloud für Flexibilität
Die Cloud ist ein vielseitiges Werkzeug, das mit seinen zahlreichen Lösungen Start-ups im Alltag unterstützen kann. Wer zum Beispiel nach einer bequemen Möglichkeit sucht, seinen digitalen Arbeitsplatz immer dabei zu haben, setzt auf Desktop as a Service (DaaS). Bei diesem Konzept befinden sich Anwendungen, Dokumente sowie Daten samt Betriebssystem und Rechenleistung in der Cloud. Für den Zugriff wird nur noch ein internetfähiges Endgerät benötigt. Selbst mit einem Smartphone ist es möglich, komplexe Anwendungen auszuführen, denn das Gerät dient nur der Steuerung. Mit DaaS lässt sich an jedem beliebigen Ort exakt dort weiterarbeiten, wo an einem anderen Punkt aufgehört wurde.
Die Cloud hilft auch dabei, das papierlose Büro in der Praxis umzusetzen. Cloud-Lösungen scannen, verteilen und archivieren alle Formen von Dokumenten. Das reicht vom täglichen Briefverkehr über Kundenrechnungen bis hin zu Steuererklärungen.
Selbst kleine und kostenlose Helfer in der Cloud erleichtern den Alltag. Cloud-Speicher beispielsweise helfen, alle Arten von digitalen Dateien zu teilen. Das kann intern im Unternehmen geschehen oder auch als Lösung für den Datenaustausch mit Kunden dienen.
Als Gründer der RIK JAMES Ventures GmbH und RIK JAMES Media GmbH gebe ich hier Tipps direkt aus der Praxis rund um die Themen Unternehmertum, Online Marketing und natürlich auch Suchmaschinenoptimierung.
