Privatentnahme buchen – so funktioniert es richtig!

Februar 15, 2023
Lesezeit: 4 Minuten

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Als Selbstständiger erhältst du, im Gegensatz zum Angestellten, kein festes Gehalt. Trotzdem musst du im privaten Bereich deine Miete, Essen, Versicherungen und weitere Rechnungen bezahlen. Hier kommt die Privatentnahme ins Spiel. Wahrscheinlich hast du diese unbewusst sogar bereits getätigt. Aber musst du dabei etwas beachten? Wie wird eine Privatentnahme verbucht und muss sie versteuert werden? Wir erklären dir alles, was du als Unternehmer über die Privatentnahme wissen musst.

Was genau ist eine Privatentnahme überhaupt?

Wenn du dem Betriebsvermögen deines Unternehmens Bargeld, Waren oder Leistungen für deine privaten Zwecke entnimmst, spricht man von einer Privatentnahme. Sie stellt für den Selbstständigen also eine Art Lohn dar. Eine Privatentnahme ist völlig legitim, muss aber in deiner Buchhaltung korrekt erfasst werden, da sie später deinen zu versteuernden Gewinn nicht verringern darf – sie stellt also keine Betriebsausgabe dar.

Im Gegensatz hierzu führst du deinem Unternehmen bei einer Privateinlage Vermögen zu. Dies geschieht entweder, indem du Geld auf dein Geschäftskonto einzahlst oder Betriebs- und Geschäftsausstattung aus deinem Privatvermögen bezahlst. Dies ist vor allem in der Gründungsphase der Fall – sowohl bei Einzelunternehmen als auch bei Personengesellschaften.

In diesen Fällen sind Privatentnahmen möglich

Es gibt vier verschiedene Arten der Privatentnahme. Das ist abhängig von dem Wert, welchen du deinem Unternehmen entnimmst:

  • Barentnahme: Diese ist die naheliegendste und am häufigsten vorkommende Privatentnahme. Sie tritt ein, wenn du dir Geld für private Zwecke aus deiner Firmenhandkasse nimmst oder eine Überweisung vom Unternehmenskonto auf dein privates Konto tätigst.
  • Warenentnahme: Eine Warenentnahme nimmst du vor, wenn du Waren oder Erzeugnisse aus deinem Unternehmen in den privaten Besitz überführst. Dies geschieht beispielsweise, wenn du eine Elektrofirma hast und für dein Haus oder deine Wohnung Kabel aus dem Lager mitnimmst.
  • Leistungsentnahme: Bei dieser Form der Entnahme nimmst du privat eine Leistung deines Unternehmens in Anspruch. Wenn wir beim Beispiel der Elektrofirma bleiben, lässt du dir von deinen Angestellten neue Kabel verlegen oder eine Verteilung installieren. Auch dies musst du buchhalterisch als Privatentnahme deklarieren.
  • Nutzungsentnahme: Wenn du Gegenstände, die zu deinem Betriebsvermögen gehören, privat nutzt, spricht man von einer Nutzungsentnahme. Das bekannteste Beispiel hierfür ist die private Nutzung deines Firmenwagens.

Wichtig:

Wenn es sich nicht um eine Barentnahme handelt, musst du den Wert der Privatentnahme ermitteln. Dies erfolgt entweder über den Einstandspreis, den Wiederbeschaffungswert oder über die Berechnung der Stundensätze. Bei der Nutzung des Firmenwagens kannst du ein Fahrtenbuch führen.

Die wichtigsten Hinweise zur Höhe der Privatentnahme

Es gibt keine gesetzliche Regelung, die die Höhe einer Privatentnahme einschränkt – hier bist du also (fast) völlig frei. Denn wie bereits erwähnt, darf eine Privatentnahme deinen Gewinn nicht mindern – somit darfst du nicht mehr entnehmen, als du einnimmst. Tust du dies dennoch, droht deinem Unternehmen eine Überschuldung.

Gerade in der Gründungsphase ist dies schwierig. Aber auch sonst solltest du immer wissen, wie viele private monatliche Ausgaben du hast. Wir empfehlen dir daher, einen Finanzplan zu erstellen.  Dieser sollte alle privaten Fixkosten enthalten – Miete, Strom, Versicherungen, Ratenzahlungen, etc. Außerdem musst du deine variablen Kosten für Lebensmittel, Benzin oder Freizeitaktivitäten mit einplanen. Wenn du das geschafft hast, siehst du, wie viel du mindestens entnehmen musst – und somit auch erwirtschaften.

Im Best Case solltest du mindestens so viel Geld auf deinem Firmenkonto haben, dass du im Notfall auch drei bis vier Monate ohne Einnahmen auskommen kannst. Somit kannst du saisonale Schwankungen oder schlechte Auftragslagen abfangen, ohne dein Unternehmen zu belasten.

Muss die Privatentnahme weiter versteuert werden?

Auch bei den Privatentnahmen hat der Fiskus seine Finger mit im Spiel. Je nachdem, welche Art der Privatentnahme du vornimmst, gelten unterschiedliche Regeln in Bezug auf die Besteuerung. Barentnahmen sind hierbei immer umsatzsteuerfrei. Bei Waren- oder Leistungsentnahmen musst du die Umsatzsteuer, in der Regel 19 Prozent, abführen. Wenn du ein Kleinunternehmer bist und dein jährlicher Umsatz 22.000 Euro nicht übersteigt, bist du allerdings auch davon befreit.

Da die Privatentnahme zu einer Minderung des Betriebsvermögens führt, werden für dein Unternehmen keine Steuern fällig. Anders sieht es für dich als Privatperson aus: dein Privatvermögen erhöht sich durch die private Entnahme. Somit fällt bei dir die private Einkommensteuer an.

Unsere Beispiele zur Buchung von Privatentnahmen

Um deine Privatentnahmen und -einlagen ordnungsgemäß verbuchen zu können, musst du auf der Passivseite deiner Bilanz ein Unterkonto zu deinem Eigenkapitalkonto anlegen. Alle Privatentnahmen werden auf der Soll-Seite, die Privateinlagen auf der Haben-Seite verbucht. Für Sachentnahmen benötigst du noch ein zusätzliches GuV-Konto “Entnahmen von Gegenständen und sonstigen Leistungen”.

Beispiel 1: Barentnahme

Du überweist dir für deine monatlichen Lebenshaltungskosten 2.000 Euro vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto. In der Bilanz wird dein Geschäftskonto auf der linken Seite (Aktivseite) aufgeführt, das Konto für Privateinlagen und -entnahmen auf der rechten Seite  (Passivseite).

Buchungssatz: Privatkonto 2.000 Euro (Soll) an Bank 2.000 Euro (Haben)

Bei einer Privateinlage erfolgt der Buchungssatz genau andersherum:

Buchungssatz: Bank 2.000 Euro (Soll) an Privatkonto 2.000 Euro (Haben)

Beispiel 2: Sach- und Leistungsentnahme

Du entnimmst dir aus deiner Elektrofirma Steckdosen für dein Eigenheim, welche du für 500 Euro über dein Geschäftskonto gekauft hast. Da die Waren aus deinem eigenen Unternehmen stammen, brauchst du nur den Einkaufswert der Ware als Privatentnahme verbuchen. Allerdings musst du zusätzlich die Umsatzsteuer von 19 Prozent auf jedes Produkt erheben und an das Finanzamt abführen.

Diese Art der Entnahme musst du über das Gewinn- und Verlustkontos deines Unternehmens verbuchen:

Buchungssatz: Privatkonto 595 Euro (Soll) an Konto “Entnahmen von Gegenständen und sonstigen Leistungen” 500 Euro (Haben) + Umsatzsteuer 19 % = 95 Euro (Haben)

Achtung: Diese Beispielbuchungssätze gehen nur, wenn du keine doppelte Buchhaltung führst. Bei der doppelten Buchhaltung muss du dich als Kreditor oder Debitor zwischenschalten.

So erstellst du einen Eigenbeleg bei der Privatentnahme

Die goldene Regel der Buchhaltung lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Für jede Entnahme oder Einlage musst du einen Beleg nachweisen. Dieser muss die folgenden Angaben beinhalten:

  • Datum
  • Betrag bzw. Wert
  • Ort
  • Name
  • Unterschrift

Aber das ist noch nicht alles. Zusätzlich musst du noch folgende Regeln beachten:

  • Erstelle für jeden Vorgang einen separaten Beleg, keine Sammelbelege.
  • Auf jedem Beleg sollte die Anschrift und der Name des Zahlungsempfängers stehen.
  • Gib immer einen Verwendungszweck an (Privateinlage oder Privatentnahme).

Merke: Auch die Eigenbelege unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Jetzt mehr über die richtige Kontoführung erfahren!

Privatentnahmen sollten immer mit Bedacht durchgeführt werden, um die Liquidität deines Unternehmens nicht zu gefährden. Jede Privatentnahme führt zu einer Reduzierung deines Eigenkapitals. Außerdem darf nicht jeder Unternehmer Privatentnahmen durchführen - Gesellschafter von haftungsbeschränkten Unternehmen dürfen keine Privatentnahmen tätigen.

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