Buchhaltung im Unternehmen – diese Tipps musst du kennen

Deine Idee war der Startschuss für die Unternehmensgründung. Du träumst davon, jeden Tag an spannenden Projekten zu arbeiten und dich zu verwirklichen. Mit deinem ersten eigenen Startup und der Unternehmensgründung kommen Aufgaben auf dich zu, die über den Job hinausgehen. Ein wichtiges Thema ist die Buchhaltung. Ist sie ordnungsgemäß geführt, wartet bei der Steuererklärung kaum noch Arbeit auf dich. Diese Tipps musst du kennen.

Die wichtigsten Vorbereitungen im Arbeitsalltag

In den Anfangszeiten deines Unternehmens hast du jede Menge zu tun, mit lästigen Aufgaben wie Buchhaltung quält sich da niemand gerne rum. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren, gibt es einige Optionen. Du kannst bereits im Arbeitsalltag einige Vorbereitungen treffen, um später bei der Steuererklärung weniger Arbeit zu haben. Eine ordnungsgemäße Buchführung und Rechnungsbelegung ist wichtig, um den Blick auf deine Finanzen nicht zu verlieren. Das heißt, dass du sämtliche Rechnungsbelege, Rechnungen an deine Kunden und auch Einkaufsquittungen aufhebst. Speichere sie dir ab oder hefte sie analog in deine Unterlagen. Nutzt du eine Buchhaltungssoftware, lassen sich all deine Belege nach Buchungssätzen sortieren. Der Vorteil bei der Verwendung von Software ist, dass du weder BWL studiert haben musst noch lange mit den Aufgaben beschäftigt bist. 

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, deinen Steuerberater mit der Zuweisung von Buchungen zu beauftragen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Arbeitsaufwand für dich zu hoch wäre oder du nicht die nötige Geduld mitbringst. Bedenke aber, dass die Kosten für einen Steuerberater höher sind als es mit der richtigen Software selbst zu machen. Entscheidest du dich für den Profi, gibst du deine vorbereitete Buchführung elektronisch weiter und überlässt dem Steuerberater den Rest. Er prüft alle anfallenden Meldungen wie z.B. Umsatzsteuervoranmeldung etc. und gibt sie pünktlich ans Finanzamt weiter. Dein Vorteil: Du sparst dir Termindruck. 

Nutze die Zeit doch kreativ und gewinn einen Preis mit deinem Traumjob. Um deine Buchhaltung musst du dir keine Sorgen mehr machen, denn die machst du vorbereitend selbst und gibst die Hauptaufgaben dann dem Fachmann weiter. Die Investition kann sich übrigens echt lohnen. Fehler bei der Buchhaltung kommen dich teuer zu stehen. Außerdem ist es peinlich gegenüber deinen Kunden, wenn du Rechnungen nicht pünktlich erstellst oder Zahlungen vergisst. Dann lieber gleich auf Nummer sicher gehen und wie ein Profi arbeiten.  

Die richtige Buchhaltungssoftware für Einsteiger – mit diesen Kriterien wählen 

Es gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten für Buchführungsunterlagen und die musst du bei jedem Betrieb, auch bei deinem Startup, einhalten. Die richtige Software macht es dir leicht und weißt dich gern auf die nötigen Zeiten hin. Bevor du mit der digitalen Buchhaltung beginnst, solltest du dich mit Auswahlkriterien für deine Buchhaltungshilfe entscheiden. An oberster Stelle steht Benutzerfreundlichkeit, insbesondere wenn du dich in diesem Bereich noch nicht auskennst. Eine einfache Navigation und eine selbsterklärende Benutzeroberfläche bringen dich weiter. 

Deine Software sollte alle grundlegenden Funktionen wie Einnahmen- und Ausgabenverfolgung, Rechnungserstellung, Kontenabgleich und Finanzberichterstattung beinhalten. Durch zusätzliche Funktionen wie Lohnbuchhaltung, Steuervorbereitung oder Mehrwährungsfähigkeit hältst du dein Business am Puls der Zeit. Die brauchst du aber nicht immer und das bringt uns zum nächsten Punkt. 

Es ist wichtig, dass deine Software anpassungsfähig ist und mit deinem Unternehmen wachsen kann. Manchmal werden Basisversionen für kleine Unternehmen oder Einmannbetriebe geboten. Die lassen sich dann durch ein Upgrade erweitern, sodass du bei einem expandierenden Unternehmen keinen Wechsel vornehmen musst. Denke auch daran, dass deine Software mit anderen Tools kombinierbar sein sollte. CRM-Software und Onlinebanking sind häufig im Einsatz. Kannst du diese mit deiner Buchhaltungssoftware koppeln, läuft alles richtig! 

Diese Grundlagen musst du für eine ordentliche Buchhaltung drauf haben

Zu den Grundlagen einer sauberen Buchführung gehören die sogenannten GoBD. Darunter versteht man Grundsätze, die für Freiberufler ebenso wichtig sind wie für Startups. Es spielt keine Rolle, ob du auslagerst oder selbst aktiv wirst, das Bundesfinanzministerium hat die Grundlagen erlassen und an die hast du dich zu halten. Es gibt bestimmte Vorschriften, die die Führung deiner Geschäftsbuchhaltung und die Aufbewahrung deiner Daten angeht. Das ganze lässt sich auf wenige Faktoren runterbrechen. Deine Buchhaltung muss vollständig und nachvollziehbar sein. Das impliziert, dass du deine Belege nicht nur richtig und unverfälscht abheftest, sondern auch nichts auslässt. Die „vergessene“ Rechnung kann bei der Steuer ziemlich ärgerlich für dich werden, daher ist eine saubere Buchführung Pflicht. 

Nun reicht es aber nicht aus, alle Belege in einer Schublade zu sammeln und sie deinem Finanzbeamten auf den Tisch zu stellen. Du bist verpflichtet Belege zu ordnen und sie zeitnah zur Verfügung zu stellen. Machst du deine Steuererklärung mit einem Steuerberater, brauchst du in vielen Fällen gar keine Unterlagen (fürs Finanzamt). Du gibst deine Belegen beim Berater ab, er sichtet sie und erstellt auf Basis der gesehenen Fakten deine Steuerklärung. Es ist aber jederzeit möglich, dass das Finanzamt doch einmal eine Akteneinsicht haben möchte. Dann liegt es an dir, diese zu gewähren. Das funktioniert nur, wenn du deine Buchhaltung von Anfang an sauber führst. Ausreden, wie der „gefräßige Hund“ galten in der Schule noch mit viel Glück, im Business schaffst du dir damit gewaltige Probleme mit dem Fiskus.