Rechnungen ohne Steuernummer – sind sie trotzdem gültig?

Wenn du dich gerade selbstständig gemacht hast, wirst du wahrscheinlich schon einige Rechnungen bekommen haben, beispielsweise für die Gewerbeanmeldung oder diverse Anschaffungen. Bevor du selbst Rechnungen an deine Kunden schreibst, solltest du dich kundig machen, wie diese aussehen müssen und welche gesetzlichen Vorgaben es gibt. Kennst du die Angaben, die auf eine Rechnung gehören? Ein ganz wichtiger Rechnungsbestandteil ist die Steuernummer. Weißt du, wie und wo du sie beantragen kannst? In unserem Ratgeber klären wir dich ausführlich hierüber auf.

Die gängigsten Pflichtangaben für eine neue Rechnung

Bei der Erstellung einer Rechnung musst du einiges beachten, denn eine fehlerhafte Rechnung kann dir viel Ärger mit dem Finanzamt einbringen. So schreibt beispielsweise der §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) vor, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und genaue Bezeichnung der gelieferten Waren oder den Umfang und die Art der Leistung
• Den genauen Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Das nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie eventuell vereinbarte Nachlässe (Rabatte, Skonti)
• Den anzuwendenden Steuersatz und den hieraus berechneten Steuerbetrag
• Im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf eben diese (§4 oder §19 UStG)
• Für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder an Privatpersonen der Hinweis für die Aufbewahrungspflicht

Außerdem solltest du deinem Kunden immer mitteilen, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss. Dies ist Voraussetzung für spätere Mahnungen und Inkassos oder Verzugszinsen.

Wann die Steuernummer nicht mit auf die Rechnung muss

Wie immer gibt es Ausnahmen von der Regel. In diesem Fall kannst du als Unternehmer auf den Ausweis deiner Steuernummer verzichten, wenn du eine Kleinbetragsrechnung ausstellst. Als Kleinbetragsrechnung zählen Rechnungen bis zu einem Bruttowert von 250 Euro. Dies sind meist Tankbelege oder Restaurant-Quittungen.

Eine Kleinbetragsrechnung muss deutlich weniger Pflichtangaben erhalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Rechnungsdatum
• Bezeichnung der Waren oder Dienstleistung
• Bruttoentgelt mit zugehörigem Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID? – die Unterschiede

Ob du eine Steuernummer oder doch sogar eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) benötigst, hängt hauptsächlich davon ab, wo deine Kunden ansässig sind. Für Lieferungen oder Leistungen innerhalb von Deutschland reicht die Steuernummer völlig. Sobald du aber über die Grenze gehst und Geschäfte im EU-Ausland tätigst, benötigst du zwingend eine USt-ID.

Auf der Rechnung musst du neben deiner eigenen USt-ID auch die des Rechnungsempfängers angeben, somit verlagert sich die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger. Außerdem bist du in der Pflicht, die USt-ID deines Geschäftspartners zu prüfen. Eine qualifizierte Bestätigung erhältst du beim Bundeszentralamt für Steuern - online, postalisch, per Fax oder E-Mail. Eine telefonische Bestätigung ist zwar möglich, bei einer späteren Prüfung aber nicht mehr nachweisbar, daher raten wir dir davon eher ab.

Wenn du eine USt-ID für dein Unternehmen hast, kannst du dank ihr die Steuernummer auf deiner Rechnung weglassen – sie gilt nicht nur im EU-Ausland, sondern selbstverständlich auch in Deutschland. Zudem ist sie sicherer als eine reine Steuernummer, da dir diese auch als Privatperson zugewiesen ist. Mithilfe der USt-ID kann man bei telefonischen Steuerabfragen keinerlei private Daten von dir abgreifen.

Weitere Unterschiede zwischen der Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind zum einen deren Aufbau und Länge und zum andern die ausstellenden Institutionen:

So erhältst du deine Steuernummer für neue Rechnungen

Wenn du dich dafür entscheidest, dich selbstständig zu machen, musst du dies dem Finanzamt melden.  Hierfür füllst du einen Fragebogen aus und erhältst anschließend automatisch deine Steuernummer.

Auf dem Formular kannst du zusätzlich auswählen, ob du gleichzeitig eine USt-ID beantragen möchtest. Wenn du dies ankreuzt, leitet das Finanzamt dein Anliegen automatisch an das BZSt weiter. Wenn du dein Unternehmen bereits ausgegründet hast, kannst du die USt-ID aber auch jederzeit nachträglich beim Bundeszentralamt für Steuern anfordern.

Unsere Tipps für eine optimale Rechnungsverwaltung

Um deine Rechnungen vollständig und schnell auszustellen, empfehlen wir dir eine entsprechende Software. Diese gibt es in vielen Ausführungen und mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Mit der Hilfe eines Programms zur Rechnungserstellung sparst du dir viel Zeit, wenn die Stammdaten deiner Kunden erst einmal gepflegt sind. Zudem hat es den Vorteil, dass alle Pflichtangaben auf deiner Rechnung automatisch angegeben werden. Weist du Umsatzsteuer aus, wird diese anhand des festgelegten Steuersatzes berechnet. Auch die notwendige Archivierung der Rechnungen übernehmen solche Systeme.

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Außer im Fall von Kleinbetragsrechnungen musst du die Steuernummer immer auf deiner Rechnung angeben. Du kannst diese aber auch durch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ersetzen, somit bist du bezüglich deiner privaten Daten auf der sicheren Seite. Die Steuernummer erhältst du von deinem zuständigen Finanzamt. Wenn du keine Software für die Rechnungserstellung verwendest, musst du selbstständig auf die Aufbewahrungsfristen rund um Gewerbe und Unternehmen achten.