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Deine Kunden zahlen ihre Rechnungen nicht pünktlich und die offenen Forderungen häufen sich? Wenn die eigene Mahnung nicht hilft, kannst du für deine Schuldner ein Inkasso beauftragen, das dich beim Eintreiben deiner Forderung unterstützt. Nicht ohne Grund sind unbezahlte Rechnungen für die meisten Unternehmen ein echtes Ärgernis, das bis zur Insolvenz führen kann. Doch worauf ist bei der Suche nach einem verlässlichen Inkassounternehmen zu achten und wie gehst du dabei optimal vor?
In diesen Fällen solltest du ein Inkasso beauftragen
Kommt der Schuldner in Verzug und überschreitet dabei das vorab vereinbarte Fälligkeitsdatum der Rechnung, kannst du ein Inkassounternehmen beauftragen. Rechtlich gesehen ist jeder Gläubiger dazu berechtigt, mit einer offenen Forderung ein Inkasso zu buchen. Solange die vereinbarte Zahlung noch aussteht und der Schuldner angetroffen werden kann, muss dieser die Inkasso Kosten selbst tragen.
Nicht zwingend muss es direkt nach Beginn des Zahlungsverzugs jedoch gleich das Inkassobüro sein. Häufig ist der Zahlungsverzug nicht beabsichtigt und lässt sich durch eine kurze Zahlungsvereinbarung oder durch eine freundlich formulierte erste Mahnung noch beenden. Auch wenn du rechtlich nicht zum Verschicken aller drei Mahnungen verpflichtet bist, empfehlen wir dir diese Schritte, bevor du ein Inkassounternehmen einschaltest. Dies ermöglicht dir auch in Zukunft eine weitere Zusammenarbeit.
Die gängigsten Voraussetzungen für ein Inkasso
Damit dein Schuldner überhaupt in Zahlungsverzug kommen kann, sind eine nachweisbare Rechnung sowie ein festes Kaufdatum und die zugehörige Zahlungsfrist erforderlich. Sorge also dafür, dass dein Forderungsmanagement die damit verbundenen Voraussetzungen einhalten kann, um mit deinem Zahlungsziel später erfolgreich zu sein. Dies erleichtert das Eintreiben für das jeweilige Inkassobüro.
Auch eine Mahnung ist sehr wichtig, um die spätere Forderung gegenüber dem Schuldner und auch für dein Inkassounternehmen nachvollziehbar zu begründen. Während die zweite und dritte Mahnung grundsätzlich aus Kulanz ausgestellt werden, darfst du jedoch erst ab Mahnung 2 auch Gebühren auf den Rechnungsbetrag aufschlagen. Diese hängen zwar nicht mit den Kosten für das Inkasso zusammen, können für deine Kunden in Verbindung mit zusätzlichen Zinsen jedoch ebenfalls von Bedeutung sein.
Der Ablauf zur Beauftragung eines Inkassos
Wenn es um das Einschalten eines Inkassobüros geht, kommt es auf den richtigen Ablauf an. Dies macht es leicht, Zahlungsausfälle gegenüber den eigenen Kunden geltend zu machen und das bisher wenig erfolgreiche Mahnverfahren würdig abzuschließen. Die folgenden Schritte bestimmen dabei den Ablauf mit einem Inkassounternehmen und tragen dazu bei, die Zahlung sicher einzutreiben:
- Sobald die bisherige Rechnung fällig ist, kannst du mit dem Mahnverfahren beginnen. Eine eindeutige Rechnung mit konkreten Daten ist dabei entscheidend für ein neues Verfahren.
- Abschließend lässt sich daraufhin noch einmal eine juristische Zahlungsaufforderung erstellen, die das gerichtliche Mahnverfahren einleitet und die Beauftragung eines Inkassos ermöglicht.
- Daraufhin wird ein rechtskräftiger Mahnbescheid erlassen, der dem Schuldner mit einer Widerspruchsfrist von zwei Wochen zugestellt wird. So ist eine Äußerung zum Stand möglich.
- Erfolg hingegen keine Reaktion, wird der Vollstreckungsbescheid erlassen. Anschließend hast du die Möglichkeit, die Zwangsvollstreckung zu nutzen und so die Inkassokosten einzutreiben.
Diese Kosten entstehen bei einem Inkassounternehmen
Grundsätzlich dürfen Inkassounternehmen die Kosten für ihre Dienstleistung nicht willkürlich erheben. Konkret ergeben sich die Kosten aus der Höhe der Hauptforderung, wobei nach RDGEG alle damit verbundenen Kostenpunkte abgeleitet werden. Grundsätzlich orientieren sich die Inkassokosten an dieser Stelle an der Rechtsanwaltsgebührentabelle, wobei der Gebührensatz zwischen 0,5 und 2,5 variieren darf. Bei durchschnittlicher Schwierigkeit ist die Erhebung einer Inkassogebühr von 1,3 möglich, die nach einem erfolgreichen Verfahren jedoch vom eigenen Schuldner zu finanzieren sind.
So findest du ein seriöses Inkassounternehmen
Damit das Inkassoverfahren für dein Unternehmen zu einem sicheren Prozess wird, solltest du dich bei möglichen Zahlungsausfällen für ein seriöses Inkassounternehmen entscheiden. Prüfe zu diesem Zweck zum Beispiel, ob das Unternehmen deiner Wahl über die zuständige Registrierungsbehörde zugelassen wurde und ob es korrekte Rechnungen ausstellt. Auch die verlässliche Erreichbarkeit sowie ein Sitz in Deutschland sollten gängige Voraussetzungen sein, um dadurch dein Inkasso auszuwählen.
Ein weiteres Merkmal für seriöse Inkassounternehmen ist der schriftliche Kontakt des betroffenen Verbrauchers. Der klassische Hausbesuch ist dabei in den wenigsten Fällen das Mittel der Wahl, da professionelle Inkassoprozesse in der Regel eine klare Verwaltung erfordern. Hinzu kommt, dass gute Inkassounternehmen dich als Gläubiger aktiv informieren und dich auf den neusten Stand bringen.
Erfahre mehr über ein modernes Forderungsmanagement!
Mit einem konsequenten Forderungsmanagement bleibst du nicht länger auf der Hauptforderung sitzen, sondern sorgst für einen kompetenten Forderungseinzug. Dies macht es im Inkassofall leicht, das Eintreiben bei deinen Kunden zu ermöglichen und gegen einen Zahlungsverzug gerichtlich und vor allem sicher vorzugehen. Sobald der Mahnbescheid erlassen wurde, steht dem Einsatz eines guten Inkassounternehmens nichts mehr im Weg. So fällt es leicht, die eigene Liquidität wieder abzusichern.
