Fahrtenbuch führen – die wichtigsten Tipps und Regeln!

Viele Kleinunternehmer nutzen ihr Auto sowohl für betriebliche als auch für private Zwecke. Aber auch größere Betriebe stellen ihren Mitarbeitern immer öfter einen Firmenwagen für Privatfahrten zur Verfügung. Trifft das auch auf dich zu? Wenn ja, ist dir bewusst, dass du den privaten Nutzungsanteil versteuern musst? Hast du in diesem Zusammenhang schon vom Fahrtenbuch gehört und kennst dich mit dessen Anforderungen aus? Wir erklären dir, worauf du achten musst und warum ein Fahrtenbuch für dich wichtig ist.

Was ist ein Fahrtenbuch und wann benötigst du es?

Das Fahrtenbuch ist ein Protokoll für jede Fahrt mit deinem Firmenwagen. Es ist nur notwendig, wenn du deinen Firmenwagen auch privat nutzt. Ein Fahrtenbuch dient dem Finanzamt bei einer Prüfung deiner Steuererklärung. Mit dessen Hilfe können die tatsächlichen Nutzungsanteile von betrieblichen und privaten Fahrten nachvollzogen werden – die Privatnutzung ist nämlich ein geldwerter Vorteil und muss dadurch versteuert werden.

Es gibt aus steuerlicher Sicht keine gesetzliche Pflicht für das Führen eines Fahrtenbuchs. Alternativ könntest du dich auch für die 1%-Regel entscheiden. Im Paragraf 6, Absatz 1, Nr. 4 des Einkommensteuergesetzes findest du die entsprechenden Regelungen zur Auflage.

In diesen Berufsgruppen ist ein Fahrtenbuch sinnvoll

Ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu verwalten ist eine Menge Aufwand. Allerdings sollte dir bewusst sein, dass sich das finanziell in bestimmten Fällen mehr lohnt als die pauschale 1%-Regelung. Vor allem für Selbstständige lohnt sich ein Fahrtenbuch. Wenn du nämlich nachweisen kannst, dass du das Fahrzeug mehr als 50% für betriebliche Zwecke nutzt, kannst du es als Betriebsvermögen ansetzen. Somit kannst du deine tatsächlichen Betriebskosten detailgenau geltend machen und dein Betriebsergebnis entsprechend beeinflussen.

Auch in größeren Unternehmen mit einem Fuhrpark und im Flottenmanagement ist das Fahrtenbuch empfehlenswert. Hier geht es allerdings eher um die Fahrerdokumentation. Beispielsweise werden Berufskraftfahrer im öffentlichen Dienst auch nach deren Anzahl und Strecken der Fahrten eingestuft und vergütet.

Diese Anforderungen gelten für ein Fahrtenbuch

Im Schreibwarenladen oder Online kannst du dir bereits vorgedruckte Fahrtenbücher kaufen. Mittlerweile gibt es sie sogar schon als Software oder App. Hier musst du entscheiden, was für dich am praktikabelsten ist. Damit das Finanzamt dein Fahrtenbuch anerkennt, muss dieses einige Anforderungen in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen:

• Jedes Fahrzeug hat sein eigenes Fahrtenbuch.
• Geschlossene Form - Nachträgliche Korrekturen müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wenn du dich für die Papierform entscheidest, muss es gebunden sein, damit keine Seiten ausgetauscht werden können.
• Zeitnahes Führen – Jede Fahrt wird unmittelbar nach der Fahrt erfasst.
• Fortlaufendes und lückenloses Führen – keine fehlenden Kilometer bei den Überträgen.
• Gesonderte Aufzeichnung von jeder Einzelfahrt, keine Zusammenfassung mehrerer Fahrten.
• Aufzeichnung aller notwendigen Angaben je Einzelfahrt.
• Einträge müssen übersichtlich und deutlich lesbar sein.
• Abkürzungen für regelmäßige Fahrten oder Ziele sind zulässig. Füge deinem Fahrtenbuch dafür eine separate Liste zu, auf der diese erklärt werden.
• Beachtung der Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.

Achtung: Nachträgliche Änderungen im Fahrtenbuch müssen immer sichtbar bleiben. Das bedeutet für dich, du darfst kein Tipp-Ex nutzen, sondern musst fehlerhafte Informationen so durchstreichen, dass sie noch lesbar sind. Wenn du dich für ein elektronisches Fahrtenbuch entscheidest, muss dieses alle Änderungen automatisch dokumentieren und speichern.

Unser Rechenbeispiel rund um den Firmenwagen

Wie bereits erwähnt, gibt es 2 Methoden, um den geldwerten Vorteil bei der privaten Nutzung von Dienstwagen zu berechnen. Die Methode darfst du entweder zum Jahresanfang oder beim Wechsel des Fahrzeuges ändern. Wir stellen dir hier mal beide vor:

1%-Regel: Für die Berechnung wird immer ein Prozent des Brutto-Listen-Neupreises verwendet, egal wie teuer das Auto bei der Anschaffung wirklich war. Bei einem Listenpreis von 50.000 Euro müsstest du somit 500 Euro monatlich versteuern.

Nutzt du das Fahrzeug außerdem noch für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte, musst du den Preis zusätzlich mit 0,03 Prozent pro Kilometer multiplizieren. Bei einer Strecke von 15 Kilometern kämen zusätzlich nochmal 225 Euro obendrauf (0,03 x 15 km = 0,45 / 500€ x 0,45 = 225 Euro). Du müsstest also insgesamt 725 Euro monatlich versteuern.

Fahrtenbuch: Hierfür sind die linearen Abschreibungskosten und die laufenden Kosten des Fahrzeuges relevant. Laut AfA-Tabelle beträgt die Nutzungsdauer von Neuwagen 6 Jahre, die laufenden Kosten beziffern sich im Beispielfall auf 10.000 Euro. Dein Fahrtenbuch weist eine private Nutzung von 20% nach.

50.000 Euro / 6 Jahre = 8.333,33 Euro AfA + 10.000 Euro = 18.333,33 Euro Gesamtkosten im Jahr

18.333,33 Euro x 20% = 1.666,67 Euro im Jahr → 138,89 Euro pro Monat zu versteuern

Wenn du einen Gebrauchtwagen kaufst, setzt du nur den Kaufpreis und die restliche Nutzungsdauer an. Somit kommst du mit dem Fahrtenbuch meistens deutlich günstiger. Der Mehraufwand lohnt sich immer dann, wenn:

• Du wenige Privatfahrten hast
• Niedrige laufende Kosten im Jahr
• Hoher Bruttolistenpreis
• Altes Auto oder Gebrauchtwagen

Die wichtigsten Pflichtangaben für das Fahrtenbuch

Es gibt zwar keine vorgeschriebenen Vordrucke für ein Fahrtenbuch, aber verpflichtende Angaben. Wenn du diese nicht ordentlich und nachvollziehbar notierst, wird das Finanzamt dir dein Fahrtenbuch verwerfen und die 1%-Regelung anwenden. Folgende Angaben sind zwingend:

• Start- und Zielort jeder Fahrt (Ort, Straße und Hausnummer)
• Datum und Uhrzeit der Fahrt
• Grund der Fahrt (also zum Beispiel welcher Kunde besucht wurde)
• Namen des Fahrers
• Kilometerstand des Fahrzeuges am Beginn und am Ende jeder Fahrt
• War die Fahrt betrieblich oder privat?
• Umwege bei betrieblichen Fahrten mit Begründung (beispielsweise bei Staus oder Baustellen - sonst wird angenommen, dass du eine Privatfahrt gemacht hast)
• Zusammenhängende Führung über ein Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr)

Darauf achtet das Finanzamt im Fall einer Überprüfung

Das Finanzamt hat die Aufgabe, nach Unstimmigkeiten und Lücken im Fahrtenbuch zu suchen. Dabei vergleicht es andere Rechnungen und Belege mit deinem Fahrtenbuch. Dies erfolgt stichprobenartig beispielsweise von Tankquittungen, Termineintragungen oder Spesenabrechnungen mit den von dir gemachten Eintragungen im Fahrtenbuch. Stimmen diese nicht überein, geht das Finanzamt von einem fehlerhaften Fahrtenbuch aus.

Außerdem überprüft das Finanzamt als Behörde, ob du dein Fahrtenbuch zeitnah erfasst hast. Ein Fahrtenbuch, welches du nachträglich im Büro geschrieben hast, sieht immer ordentlicher aus als eines, das direkt im Auto geführt wird.

Die größten Fehler bei der Erstellung des Fahrtenbuchs

Der größte Fehler, den viele begehen, ist das ordentliche Nachschreiben eines Fahrtenbuchs. Dies ist vielleicht gut gemeint, weil das Original nicht sehr ordentlich ist. Das Finanzamt erkennt dies aber oftmals sofort und unterstellt dir dann, dass keine zeitnahe Erstellung stattgefunden hat.

Wenn du dein Fahrtenbuch am Ende auch noch bewusst fälschst, droht dir eine Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Du solltest es deshalb immer korrekt, plausibel und nachvollziehbar führen. Für Steuerdelikte mit Vorsatz sind sogar Haftstrafen von bis zu fünf Jahren möglich.

Für den Fall, dass du dein Fahrtenbuch verlierst, hast du keinen Nachweis für das Finanzamt. Eine nachträgliche Erstellung ist verboten. In diesem Jahr musst du also nach der 1%-Regel versteuern. Passe also immer darauf auf, dass dein Fahrtenbuch sicher im Auto verstaut ist, am besten im Handschuhfach.

Ist die Erstellung eines Fahrtenbuchs auch digital möglich?

Mittlerweile kannst du dein Fahrtenbuch auch digital via App oder elektronisch verbunden mit deinem Fahrzeug führen. Achte bei der Wahl des Anbieters unbedingt darauf, dass das Tool vom Finanzamt anerkannt wird. Am sichersten ist es, wenn du im ersten Jahr parallel dazu weiterhin ein handschriftliches Fahrtenbuch führst.

Apps haben den Vorteil, dass sich das Fahrzeug per GPS orten lässt. Dadurch brauchst du den Start- und Zielort nicht selbst notieren und sparst Zeit bei der Erfassung. Aber Achtung: GPS funktioniert beispielsweise in Tunneln nicht immer. Außerdem müssen die Daten im CSV-Format oder als PDF exportiert werden können. Einige Programme haben eine DATEV-Schnittstelle, mit deren Hilfe du die Daten direkt ans Finanzamt übermitteln kannst.

Elektronische Fahrtenbücher ermöglichen dir die automatische Aufzeichnung deiner Fahrten. Diese funktionieren entweder über ein eingebautes Navigationsgerät oder werden mithilfe einer Bordsteckdose am Auto montiert. Sie werden vom Finanzamt anerkannt, wenn notwendige Änderungen vom Programm dokumentiert und zeitnah (innerhalb von 7 Tagen) erfasst werden.

Wichtig: Die falsche Bedienung sowohl von der App als auch vom elektronischen Fahrtenbuch werden vom Finanzamt nicht als Begründung für ein falsches Fahrtenbuch akzeptiert. Nicht erlaubt sind außerdem Excel-Tabellen oder Word-Dokumente, da man bei diesen Änderungen nicht nachvollziehen kann.

Digital oder analog – jetzt selbst ein Fahrtenbuch führen!

Ob du dich ein Fahrtenbuch oder für die 1%-Regelung entscheidest, sollte davon abhängen, welche Methode für dich steuerlich gesehen vorteilhafter ist. Auch wenn das Fahrtenbuch aufwendiger ist, kommst du mit diesem meist besser. Achte darauf, dass du es sorgfältig führst, damit das Finanzamt es anerkennt. Versuche aber niemals, dein Fahrtenbuch zu schönen oder zu fälschen, sonst riskierst du nicht nur ein Bußgeld, sondern eine Strafanzeige. Mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch sparst du dir hingegen viel Aufwand und sorgst dafür, dass auch private Fahrten optimal versteuert werden.