Kassenbuch führen und koordinieren – so gehst du vor!

Juli 20, 2022
Lesezeit: 5 Minuten

Inhaltsverzeichnis

Das Kassenbuch ist eines der wichtigsten Nebenbücher deiner Buchführung. Ohne das Kassenbuch ist es kaum möglich, Bareinnahmen in deinem Kassenbericht zu erfassen. Tätigst du in deinem Unternehmen noch viele Geschäftsvorfälle mit Bargeld? Willst du wissen, wie du am besten dabei vorgehst? Welche Anforderungen gibt es an ein Kassenbuch und wie vermeidest du Fehler? In unserem Artikel beantworten wir diese Fragen und erklären dir das Wichtigste für deine Kassenbuchführung!

Was ist ein Kassenbuch und wofür benötigst du es?

Das Kassenbuch ist ein Nebenbuch deiner Buchführung und fließt in das Umlaufvermögen deiner Bilanz ein, mehr dazu liest du hier. Im Kassenbuch erfasst du die anfallenden Barzahlungen deines Unternehmens, also alle Einnahmen und Ausgaben. Somit hast du jederzeit einen guten Überblick über deinen vorhandenen Bargeldbestand.

Außerdem ist es ein wichtiger Nachweis für dich. Wenn du dein Kassenbuch ordnungsgemäß führst, besteuert das Finanzamt den von deinem Unternehmen angegebenen Gewinn. Ansonsten wird dieser für die Besteuerung geschätzt, was meistens zu deinem Nachteil geschieht. Im schlimmsten Fall können dir sogar Bußgelder drohen, wenn dein Kassenbuch fehlerhaft ist und wenn Einträge fehlen.

In diesen Fällen ist das Kassenbuch für dich verpflichtend

Nicht jeder Unternehmer oder Selbstständige ist gesetzlich zu einer Kassenbuchführung verpflichtet. Diese hängt nämlich von unterschiedlichen Faktoren ab und kann unter Umständen auf freiwilliger Basis durchgeführt werden.

Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, besteht:

  • wenn du nach §141 AO bilanzierungspflichtig bist
  • für alle im Handelsregister eingetragenen Betriebe (auch freiwillig eingetragene)
  • wenn du freiwillig bilanzierst
  • bei einem kaufmännisch eingerichteten Gewerbebetrieb

Dann bist du von der Kassenbuchführung befreit:

  • du bist Freiberufler (siehe §18 EStG)
  • du hast einen Jahresgewinn von unter 60.000 Euro
  • dein Jahresumsatz ist kleiner als 600.000 Euro

Wenn für dich die drei letzten Punkte zutreffen, unterliegst du nur den Richtlinien der einfachen Buchführung. Dann genügt dem Finanzamt eine vereinfachte Gewinnermittlung in Form einer sogenannten Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Die wichtigsten Angaben und Daten für das Kassenbuch

Im Kassenbuch gelten, genau wie auch in der allgemeinen Buchführung, die GoBD.  Deine Kassenbuchführung sollte ordentlich strukturiert sein und die folgenden Angaben enthalten:

  • das Datum der Kasseneinnahme bzw. -ausgabe
  • die Beleg- bzw. Rechnungsnummer
  • einen aussagekräftigen Buchungstext (Kurzbezeichnung des Geschäftsvorfalls)
  • den Betrag und die Währung des Geschäftsvorfalles
  • den angewandten Umsatzsteuersatz, meistens 7 oder 19 %
  • den Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
  • den aktuellen Kassenbestand

Zu jedem Geschäftsvorfall muss als Nachweis der zugehörige Beleg hinterlegt werden. Dieser muss zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Der errechnete Kassenbestand (Saldo) muss den tatsächlichen Geldbestand deiner Kasse widerspiegeln. Am besten fertigst du auch ein sogenanntes Kassenzählprotokoll an. Dabei zeigst du die Anzahl der jeweiligen Münzen und Scheine auf, addierst die Beträge und hast somit eine Kontrolle, ob deine Kasse stimmt.

Tipp:

Wenn du eine elektronische Registrierkasse benutzt, werden alle Geschäftsvorfälle automatisch aufgezeichnet und du musst nur noch den Tagessaldo ausweisen. Hier erfährst du, was genau ein Saldo ist und wie er berechnet wird.

Unsere Tipps für die Führung eines Kassenbuchs

Die Kassenbuchführung ist ziemlich einfach: Alle Geschäftsvorfälle, die du in Bar tätigst, müssen im Kassenbuch einzeln, chronologisch sowie vollständig von dir erfasst und am Ende bei der Gewinnermittlung zusammengezählt werden. Du solltest dein Kassenbuch täglich führen, damit ein Kassensturz, also der Abgleich zwischen dem tatsächlichen Bargeldbestand und deinen Aufzeichnungen, jederzeit möglich ist.

Privatentnahmen und -einlagen sowie Ein- und Auszahlungen zwischen der Bank und der Kasse müssen im Zuge der Kassenbuchführung mitaufgenommen werden.

Deine Kassenbuchführung muss jederzeit für einen fremden Dritten nachvollziehbar und prüfbar sein. Ein im Kassenbuch eingetragener Geschäftsvorfall darf im Nachhinein nicht verändert oder unkenntlich gemacht werden.

Wir empfehlen dir außerdem, deine Kasse regelmäßig zu zählen, um einen Überblick über deinen Bargeldbestand zu haben. Ein Negativsaldo deiner Kasse ist ausgeschlossen. Wenn dies dennoch vorkommen sollte, kontrolliere deine Aufzeichnungen. Es kann sich nur um einen rechnerischen Fehler handeln.

Starke Programme für ein gelungenes Kassenbuch

Du kannst dein Kassenbuch gerne handschriftlich erfassen. Dies ist aber sehr aufwendig und nicht empfehlenswert, wenn du viele Barbewegungen hast. Was du auf keinen Fall machen solltest, ist, dein Kassenbuch in Word oder Excel zu führen! Da die Unveränderbarkeit nicht gewährleistet ist, werden diese Formate in der Regel nicht vom Finanzamt anerkannt. Des Weiteren stehen dir viele Online-Tools oder Softwarelösungen zur Verfügung. Wir möchten dir ein paar Programme kurz vorstellen:

HSC-Kassenbuch – Kassenbuch-Software mit Exportfunktion:

Das HSC-Kassenbuch bietet dir eine flexible Erfassung deiner Geschäftsvorfälle, die sogar nach deinen Wünschen anpassbar ist. Mit dessen Hilfe kannst du sogar mehrere Kassen in deinem Unternehmen buchen. Das Programm hat eine integrierte GDPdU-Schnittstelle für den Datenexport bei einer Betriebsprüfung und ist GoBD-konform.

Rechnungswesen, Modul Kassenbuch:

Dank der Hilfe von vordefinierten Buchungsschlüsseln benötigst du für die Buchung nicht einmal buchhalterisches Hintergrundwissen. Du kannst dich entscheiden, nur das Modul Kassenbuch als Stand-alone-Lösung zu verwenden oder das komplette Buchhaltungssystem mit integriertem Kassenbuch.

fibuman - Einnahme-Überschuss-Rechnung 2022

Fibuman ist ein unkompliziertes und zuverlässiges Buchhaltungssystem, welches insbesondere für kleine Firmen, Handwerksbetriebe, Freiberufler oder Vereine geeignet ist. Dank der zahlreichen Funktionen und Schnittstellen ist es sowohl für Anfänger als auch für Fortgeschrittene und Profis gut handhabbar. Du benötigst keine buchhalterischen Vorkenntnisse und im 1. Jahr nach dem Kauf der Software erhältst du den Support kostenlos.

WISO – MeinBüro Web

Diese Buchhaltungssoftware ist cloudbasiert. Sie deckt alle wichtigen Bereiche deiner Buchhaltung ab und erleichtert dir zugleich die Büroorganisation. Die Anwendung ist sehr benutzerfreundlich und kann am PC und als App für iOS oder Android-Betriebssysteme verwendet werden. Vor dem Kauf kannst du sie 14 Tage lang kostenlos testen.

Diamant/4 Finanzbuchhaltung

Die Diamant/4-Software kombiniert kaufmännische und technische Expertise und ist eine cloudbasierte Lösung. Mit ihr kannst du dein Tagesgeschäft vollständig automatisieren und sparst durch eine Vielzahl an intelligenten Prozessen enorm viel Zeit. Die Software ist besonders flexibel und kann gleichzeitig von mehreren Mandanten genutzt werden. Somit macht sie ein dezentrales Arbeiten besonders einfach.

Was passiert bei einer fehlerhaften Kassenbuchführung?

Lassen sich Fehler in deiner Kassenbuchführung finden, deutet dies in der Regel auf eine nicht ordnungsgemäße Buchhaltung hin. Das kann erhebliche Konsequenzen für dich haben. Je nach Schweregrad und Umfang der Verstöße kann das Finanzamt dich schätzen, dir den Vorsteuerabzug verwehren oder im schlimmsten Fall sogar eine Steuerhinterziehung unterstellen.

Das wird sich in allen Szenarien nachteilig für dich auswirken - finanziell und eventuell sogar strafrechtlich. Sorge aus diesem Grund möglichst für übersichtliche Einträge, um finanziell selbst den Überblick zu behalten. Kostenlose Vorlagen und weitere Hilfen zur Eintragung gibt es bereits viele.

Jetzt mehr über ein erfolgreiches Kassenbuch erfahren!

Deine Kassenbuchführung, egal in welchem Format, muss immer GoBD-konform sein und den gesetzlichen Anforderungen an die Kassenbuchführung entsprechen. Dabei muss dein tatsächlicher Kassenbestand jederzeit mit deinem Buchwert übereinstimmen. Für jede Buchung benötigst du die dazugehörigen Belege. Wie lange du diese aufbewahren musst, um dem Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit zu beweisen, verraten wir die hier. So bist du rund um die Formalitäten des Kassenbuchs auf der sicheren Seite und behältst jeden Geschäftsvorfall bestens im Blick.

Ein Projekt der RIK JAMES Media GmbH.
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