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Wer Waren an Kunden verkauft und liefert, legt in der Regel einen Lieferschein bei. Dieser gibt an, in welchem Umfang die Lieferung erfolgt ist. Gleichzeitig hat das Unternehmen als Empfänger die Pflicht, den Lieferschein für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Doch worauf ist bei der Aufbewahrungsfrist für den Lieferschein zu achten? Und in welcher Form hat die Aufbewahrung der Dokumente dabei zu erfolgen? In diesem Beitrag zeigen wir dir genauer, worauf dabei zu achten ist.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für den Lieferschein?
Die konkrete Aufbewahrungsfrist liegt je nach Bereich zwischen sechs und zehn Jahren. Im Bereich der steuerlichen Dokumente werden die konkreten Fristen in der Abgabenordnung (AO) erfasst. Für das Handelsrecht stecken die Details hingegen im Handelsgesetzbuch (HGB). Lieferschein ist dabei jedoch nicht gleich Lieferschein. Nicht jeder Lieferschein ist auch als solcher klar gekennzeichnet.
Sollte die Kennzeichnung des Dokuments jedoch korrekt erfolgt sein, wird er den Handelsbriefen zugeordnet. Diese müssen nach § 147 AO für sechs Jahre aufbewahrt werden. Wichtig ist auch, dass die Frist zur Aufbewahrung erst mit Beginn des kommenden Kalenderjahres startet. Erhältst du im März 2022 einen Lieferschein, so darfst du ihn erst Ende 2028 aussortieren und dann vernichten. Anders fallen die Aufbewahrungsfristen allerdings aus, wenn der Lieferschein auch die Rechnung ist.
Wenn der Lieferschein als Rechnung behandelt wird
Sobald dies der Fall ist, lässt sich der Lieferschein nicht mehr den Handels- und Geschäftsbriefen zurechnen. So kommt es zu den Aufbewahrungsfristen, die auch bei Rechnungen für die Firma gelten. Da es sich bei Rechnungen um sogenannte Buchungsbelege handelt, musst du sie für den Zeitraum von stolzen zehn Jahren aufbewahren. Erst nach Ablauf dieser Zeit ist es möglich, deine Belege zu vernichten oder zumindest aus dem Aktenordner zu entnehmen. Gleichzeitig gelten für diesen Fall auch die Pflichtangaben einer Rechnung, die wir dir hier noch etwas genauer vorstellen.
So ist die Aufbewahrung des Lieferscheins erlaubt
Dein Ziel sollte es sein, die Lieferscheine in eindeutig lesbarer Form aufzuheben. Bei einer Frist von bis zu zehn Jahren ist dies allerdings gar nicht so einfach wie zunächst angenommen. Durch das aktuelle Bürokratieentlastungsgesetz wird es daher möglich, die Belege auch in elektronischer Form zu speichern und dadurch nicht länger im Original aufbewahren zu müssen. Vor allem bei großen Unternehmen wird es sonst schwierig, bei derart vielen Stapeln und Ordner den Überblick zu haben.
Die elektronische Erfassung in Form von hochwertigen Aufzeichnungen ist daher ein legitimes Mittel, um für eine starke Sortierung zu sorgen. Wichtig ist dabei lediglich, dass die Belege inhaltlich und bildlich übereinstimmen. Daher ist das Einscannen der Belege für deine Buchhaltung häufig auch das einfachste Mittel. Wichtig ist zudem, dass die Lieferscheine vor dem Scan mit einem Eingangsstempel gekennzeichnet werden. Drucke sie daher zunächst aus, bevor du die Dokumente wieder einscannst.
In diesen Fällen ist eine Fristverlängerung möglich
Während dir die sechs bis zehn Jahre ohnehin schon lang vorkommen werden, ist unter gewissen Voraussetzungen sogar eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist möglich. Dies ist dann der Fall, wenn ein aktiver Prüfungsprozess deiner Buchungsbelege durch das Finanzamt stattfindet. Während einer solchen Maßnahme überprüft das Finanzamt zum Beispiel, ob dein Jahresabschluss allen Anforderungen entspricht und ob hinsichtlich der Steuer sämtliche Berechnungen stimmen. Konkret in diesem Fall kann es dazu kommen, dass sich die Frist zur Aufbewahrung noch etwas verlängert.
Die richtige Abgrenzung und Verwaltung von Lieferscheinen
Wie bereits erwähnt, können Lieferscheine sowohl Rechnungen als auch Handelsbriefe sein. So wird erkennbar, in welcher Anzahl und zu welcher Zeit ein Produkt geliefert wird. Gleichzeitig verlieren die klassischen Lieferscheine jedoch zunehmend an Bedeutung und werden immer häufiger durch eine einfache Rechnung ersetzt. Auch für diese gilt jedoch die Aufbewahrungsfrist klassischer Belege, um deine Geschäftsvorfälle aus Sicht des Finanzamts für die letzten Jahre stets transparent zu gestalten.
Nicht immer muss ein Lieferschein daher als solcher erkennbar werden, um die Aufbewahrungsfrist korrekt zu erfassen. Solltest du die Dokumente im Unternehmen nicht ganz auseinanderhalten können, ist die Archivierung für die Dauer von zehn Jahren der sicherste Weg. Durch die digitale und elektronische Speicherung bist du steuerrechtlich für jede Form des Lieferscheins gut abgesichert.
Weitere Details zu deinen buchungsrelevanten Belegen!
Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine entwickeln sich schnell zu einer echten Herausforderung. Umso wichtiger ist es, die Fristen für Rechnungen und Geschäftsbriefe sowie die damit verbundene Aufbewahrungspflicht im Blick zu behalten. So bist du für deine Buchungsbelege stets abgesichert und verleihst deinen Unterlagen die nötige Ordnung. Solltest du mehr über das Modell rund um die chaotische Lagerhaltung erfahren wollen, dann lies gerne auch direkt hier in unserem Beitrag weiter.
