Inhaltsverzeichnis
Den meisten deiner Kunden wirst du nach erbrachter Lieferung oder Leistung eine Rechnung stellen oder als Leistungsempfänger selbst eine erhalten. Doch nicht alle Firmen werden das Verfahren der Rechnungslegung akzeptieren. Manche verwenden das sogenannte „Gutschriftverfahren“. Vielleicht ist dies auch eine Option für dich? Weißt du, wie hierbei verfahren wird und welche Voraussetzungen nötig sind? Was sagt der Gesetzgeber hierzu? In diesem Artikel erklären wir dir die wichtigsten Regelungen rund um das Gutschriftverfahren.
Was genau ist das Gutschriftverfahren und wie läuft es?
Das Gutschriftverfahren hat nichts mit einer Rechnungskorrektur zu tun. Es stellt stattdessen eine Methode dar, welche die Rechnungslegung vom Lieferanten ersetzt – die Gutschrift wird hier vom Leistungsempfänger ausgestellt. Somit wird der bekannte Ablauf der Rechnungslegung umgekehrt. Die Verantwortung der Rechnungsprüfung liegt somit beim Lieferanten.
Für diese Anwender eignet sich das Gutschriftverfahren
Das Gutschriftverfahren eignet sich nicht für alle Geschäftsbeziehungen. Wann also ist es sinnvoll bzw. vorteilhaft? Immer wenn du langfristige Verträge aushandelst oder Geschäftspartner hast, mit denen du zukünftig häufig zusammenarbeiten willst, solltest du über das Gutschriftverfahren nachdenken. Dies spart nämlich Zeit und Aufwand.
Allerdings ist eine Grundvoraussetzung für das Gelingen dieser Methode gegenseitiges Vertrauen. Daher solltest du dir gut überlegen, mit welchen Geschäftspartnern du ein Gutschriftverfahren vereinbarst. Kläre dies vorher immer ab und nimm es schriftlich mit in deine Verträge auf. Lege am besten auch gleich das Abrechnungsintervall fest - je nachdem, wie viele Leistungen geplant sind: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder nur einmal im Jahr.
Die wichtigsten Voraussetzungen des Gutschriftverfahrens
Das Gutschriftverfahren kannst du nicht einfach so durchführen, du musst hierfür gewisse Voraussetzungen beachten. Die wichtigste ist, dass zwischen dir und deinem Kunden oder Lieferanten - je nachdem in welche Richtung du diese Methode anwenden willst – im Vornherein festgelegt wird, dass das Gutschriftverfahren angewendet werden soll. Ist dies nicht geschehen, kann der Gutschrift widersprochen werden.
Die Vereinbarung zum Gutschriftverfahren kann mündlich erfolgen. Wir raten dir aber, diese am besten schriftlich gleich mit im Vertrag aufzunehmen, damit beide Seiten ihre Pflichten und Rechte kennen und später keine Unstimmigkeiten entstehen. Ohne deine Zustimmung oder die deines Geschäftspartners kann das Gutschriftverfahren nicht angewendet werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass der Leistende die Abrechnungslast auf den Leistungsempfänger überträgt.
Diese Pflichtangaben gehören zu jeder Gutschrift
Genau wie bei einer Rechnung regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG) auch bei einer Gutschrift, welche Bestandteile diese enthalten muss, um ordnungsgemäß zu sein – im Grunde sind es die gleichen wie bei der Rechnungsstellung. Zusätzlich muss hier deutlich erkennbar sein, dass es sich um eine Gutschrift handelt. Folgende Pflichtangaben schreibt der § 14 UStG vor:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Name und Anschrift des leistenden oder liefernden Unternehmens
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- das Ausstellungsdatum der Gutschrift
- eine fortlaufende Gutschriftnummer
- die genaue Menge und Art der Lieferung bzw. den genauen Umfang und die Art der Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung
- die Beträge der einzelnen Positionen
- den Nettobetrag der Gutschrift
- der angewendete Steuersatz
- den Endbetrag der Gutschrift
- die Angabe des Wortes „Gutschrift“ - am besten als Dokumententitel
Bei Kleinbetragsgutschriften kannst du analog zu den Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) auf bestimmte Angaben verzichten.
Wichtig: Achte immer darauf, dass dir eine ordnungsgemäße Gutschrift vorliegt, andernfalls kannst du steuerliche Probleme bekommen. Weise die Gutschrift an dieser Stelle zurück und fordere eine neue an.
Wichtige Besonderheiten für Kleinunternehmer
Wenn Kleinunternehmer involviert sind, musst du auch beim Gutschriftverfahren umsatzsteuerliche Besonderheiten beachten. Hier gilt es nämlich zu unterscheiden, auf welcher Seite der Kleinunternehmer steht, also ob er die Gutschrift ausstellt oder sie empfängt:
Gutschrift durch einen Kleinunternehmer
Die Gutschrift richtet sich hinsichtlich der Umsatzsteuerpflicht immer nach dem Status des Empfängers. Wenn du selbst ein Kleinunternehmer bist und eine Gutschrift an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ausstellt, musst du diese mit der entsprechenden Umsatzsteuer ausweisen. Der Gutschriftempfänger muss die enthaltene Umsatzsteuer dann an das Finanzamt abführen, du selbst hast keinen Vorsteuerabzug.
Gutschrift an einen Kleinunternehmer
Wenn du eine Gutschrift an einen Kleinunternehmer stellst, darfst du keine Umsatzsteuer berechnen – es gilt Netto gleich Brutto. Wenn du in der Gutschrift dennoch Umsatzsteuer ausweist, dann hat das Folgen sowohl für dich als auch für deinen Geschäftspartner.
Folgen für den Kleinunternehmer
Enthält deine Gutschrift an einen Kleinunternehmer Umsatzsteuer, dann muss der Kleinunternehmer deiner Gutschrift widersprechen. Widerspricht er der Gutschrift mit einer ausgewiesenen Umsatzsteuer nicht, schuldet er in der Folge die Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt.
Folgen für dich:
Normalerweise würdest du von einem Kleinunternehmer keine Rechnung mit Vorsteuer erhalten. Stellst du also einem Kleinunternehmer eine Gutschrift mit Umsatzsteuer aus, dann kannst du die enthaltene Steuer nicht als Vorsteuer geltend machen.
Achtung!
Die Ausstellung einer Gutschrift mit Mehrwertsteuer an einen Kleinunternehmer hat Folgen für alle beteiligten Geschäftspartner. Deshalb sollten Kleinunternehmer immer auf ihren Status hinweisen, sobald ein Gutschriftverfahren vereinbart wird.
Die Vorteile des Gutschriftverfahrens im Überblick
Das Gutschriftverfahren hat einige Vorteile – egal, ob du hierbei Lieferant oder Kunde bist. Wir zeigen dir die wichtigsten im kurzen Überblick:
Vorteile als Lieferant:
- Das Erstellen und Versenden von Rechnungen entfällt. Somit kannst du Verwaltungsaufwand und evtl. anfallendes Papier und Porto sparen.
- Du benötigst kein umfangreiches Mahnwesen mehr.
- Wenn es zu Differenzen kommt, erhältst du schneller eine Information.
- Du kannst deine Umsatzsteuervoranmeldung schneller erstellen.
Vorteile als Kunde/Gutschriftersteller:
- Du sparst dir die Rechnungseingangsprüfung und somit Verwaltungsaufwand.
- Regelmäßig erfolgende Zahlungen können automatisiert werden.
- Preisdifferenzen werden reduziert bzw. fallen im besten Fall gar nicht an.
- Du kannst deine Umsatzsteuervoranmeldung einfacher erstellen, da Rechnungen nicht mehr verspätet eintreffen.
Das Detailvorgehen rund um das Gutschriftverfahren
Das Gutschriftverfahren wird auch als „Evaluated Receipt Settlement“ bezeichnet. Mit dieser Methode kannst du die herkömmliche Rechnung ersetzen und die Abrechnung umkehren. In fünf einfachen Schritten kannst du das Verfahren umsetzen:
1. Schritt: Überprüfung des Wareneingangs
Grundlage für das Gutschriftverfahren ist die Prüfung des Wareneingangs oder der Leistungserbringung entweder manuell oder IT-gestützt.
2. Schritt: Wareneingang mit offenen Bestellungen abgleichen und Freigabe erteilen
Weise den Wareneingang der entsprechenden Bestellung zu und gib diese für die Abrechnung frei.
3. Schritt: Erstellen der Gutschrift
Mit der Freigabe der Bestellung erstellt dein System gleich die entsprechende Gutschrift. Wichtig ist, dass diese Gutschrift alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Da die Gutschrift die Rechnung deines Lieferanten ersetzt, muss deren Archivierung mit den entsprechenden Aufbewahrungsfristen erfolgen.
4. Schritt: Versendung der Gutschrift
Die Gutschrift musst du auf dem Weg an deinen Lieferanten versenden, wie es in der Vereinbarung festgelegt wurde. Sowohl der Zahlungsverkehr als auch die Abwicklung deiner Gutschrift kann damit deutlich beschleunigt werden.
5. Schritt: Buchung des Abrechnungsbeleges
Wenn du die Gutschrift erstellt hast, wird diese optimalerweise automatisch zeitgleich in deiner Buchhaltung verbucht. Die Zahlung erfolgt immer nach den vereinbarten Zahlungsbedingungen.
Erfahre jetzt mehr über die Bedeutung der Gutschrift!
Das Gutschriftverfahren ist nicht so weit verbreitet wie die Rechnungslegung, für dich aber vielleicht durchaus sinnvoll. Da die Gutschrift in diesem Verfahren den gleichen Stellenwert wie eine Rechnung hat, musst du auch die gleichen gesetzlichen Pflichtangaben beachten. Das Gutschriftverfahren hat für dich sowohl als Lieferant als auch als Kunde gewisse Vorteile. Um diese Methode als Kunde selbst anzuwenden, solltest du dir auf alle Fälle ein entsprechendes IT-System zulegen.
