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Benannt nach dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto befasst sich das Pareto Prinzip mit dem Verhältnis von Aufwand und Ertrag. Es besagt, dass 20 Prozent des Einsatzes oftmals ausreichen, um 80 Prozent Ergebnisse zu erhalten. Deshalb ist es auch unter dem Namen 80/20 Regel zu finden. Was zunächst noch etwas abstrakt klingt, wird besonders häufig im Projekt- und Zeitmanagement eingesetzt. Doch wie genau funktioniert das Pareto Prinzip und wie kannst du es für dich anwenden? Genau das erfährst du hier in diesem Ratgeber.
In diesen Fällen ist das Pareto Prinzip entscheidend
Vilfredo Pareto untersuchte im Jahr 1906 die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und stellte fest, dass rund 80 Prozent des Vermögens bei nur 20 Prozent der Familien lagen. Er schlussfolgerte daraus, dass sich die Banken besser um diese 20 Prozent kümmern sollten, da sie dadurch deutlich einfacher zu Profiten kommen könnten.
Daraus abgeleitet entwickelte sich die 80/20 Regel, die besagt, man solle sich auf die 20 Prozent der Aufgaben konzentrieren, die den größten Nutzen bringen. Laut der Regel können dadurch rund 80 Prozent der Ergebnisse erzielt werden. Daher findet das Prinzip seinen Einsatz insbesondere im Zeitmanagement und zur Steigerung der Produktivität. Mit dem Setzen von Prioritäten schaffst du es so, den Fokus nicht zu verlieren. Die Methode hilft dir zum Beispiel bei diesen Aufgaben:
- Analyse von Fehlerstatistiken
- Datenauswertungen aus Kunden- und Mitarbeiterbefragungen
- Priorisierung von Projekten zur stetigen Verbesserung
So gehst du im Sinne des Pareto Prinzips konkret vor
Besonders häufige Anwendung findet die Methode des Pareto Prinzips im Zeitmanagement. Gerade bei Projektarbeiten gilt es häufig, Fristen einzuhalten. Um einen Fokus zwischen mehreren Aufgaben zu setzen, musst du Prioritäten festlegen. Somit weißt du, welche Aufgaben am wichtigsten sind und zum größten Output führen. Diese Tipps helfen dir dabei:
Identifiziere die wirklich wichtigen Aufgaben
Frage dich: Welche Aufgabe bringt dich deinem Ziel wirklich näher? Dafür solltest du dir genau überlegen, was du eigentlich erreichen möchtest. Schau dir nun die Teilaufgaben an. Häufig siehst du schon auf den ersten Blick, was wirklich wichtig ist und welche Dinge viel Zeit kosten, aber nur wenig Nutzen bringen. Diese Aufgabe solltest du hinten anstellen.
Konzentriere deinen Arbeitseinsatz
Versuche nicht, alles auf einmal zu erledigen, sondern konzentriere dich auf das Wesentliche. So kommst du deutlich besser voran, als alles halbherzig zu tun. Die wirklich wichtigen Aufgaben hast du bereits identifiziert. Jetzt solltest du mit einer davon beginnen und nacheinander an den wichtigsten Themen arbeiten.
Akzeptiere die begrenzten Ressourcen
Durch das Pareto Prinzip kannst du auch lernen, zu akzeptieren, dass dir nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen. Überlege dir deshalb, was du im dir zur Verfügung stehenden Zeitrahmen erreichen kannst. Es stimmt zwar, dass du für ein Ergebnis von 100 Prozent auch 100 Prozent geben musst, Perfektionismus ist allerdings gar nicht immer nötig.
Unser Beispiel zur Verdeutlichung des Pareto Prinzips
Stelle dir vor, wichtige Kunden fragen dich für eine Präsentation an, um sie über den aktuellen Projektstand zu informieren. Du sagst zu, da es wichtige Kunden sind, auch wenn du nur drei Stunden Zeit hast. Anstatt alle im Projekt involvierte Kollegen zu befragen und aufwändige Grafiken und Statistiken vorzubereiten, setzt du dir einen Fokus und überlegst, was wirklich wichtig ist. So holst du dir die wichtigsten Informationen von deinem Projektleiter und baust diese anschließend in die Präsentation ein.
Das Beispiel verdeutlicht, dass sich nicht immer festmachen lässt, ob es sich wirklich um 20 Prozent Aufwand handelt und ob wirklich 80 Prozent Output herauskommen. Was allerdings deutlich wird: Du fokussierst dich auf das Wesentliche und kommst schnell zu einem vorzeigbaren Ergebnis.
Warum das Pareto Prinzip nicht universell funktioniert
Wenn du dich in allen Bereichen auf das Pareto Prinzip verlässt, kann es passieren, dass du andere Aufgaben vollends aus den Augen zu verlierst und sogar vergisst. Die Herausforderung ist deshalb, ein Gleichgewicht zwischen dem Anwenden der Methode und dem Abarbeiten der übrigen Aufgaben zu finden, beispielsweise dem Beantworten von E-Mails. Doch das ist noch nicht alles – es können auch Fehler im Umgang mit der Methode entstehen:
- Zwar können mit 20 Prozent Aufwand bis zu 80 Prozent Ertrag erreicht werden. Wer jedoch 100 Prozent erreichen möchte, muss auch 100 Prozent geben.
- Es lassen sich nicht alle Aufgaben auf die 20 effizientesten Prozent herunterbrechen.
- Die Methode ist keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit. Um 80 Prozent aus 20 Prozent herauszuholen, musst du konzentriert und planvoll arbeiten.
Außerdem gibt es Bereiche, in denen 80 Prozent eben nicht ausreichen. Das ist zu Beispiel dann der Fall, wenn es um Menschenleben geht. Bei einer Operation musst du immer 100 Prozent geben. 80 Prozent reichen schlichtweg nicht aus. Gleiches gilt im Leistungssport: Auch Sportler müssen für Ihren Erfolg 100 Prozent geben.
Mit dem Pareto Prinzip zum gelungenen Selbstmanagement!
Wie du erfahren hast, wird das Pareto Prinzip besonders häufig im Projekt- und Zeitmanagement eingesetzt. Dadurch wird es einfacher, klare Prioritäten zu setzen, um die tägliche Produktivität zu erhöhen und einen stärkeren Fokus zu setzen. Es hilft dir auch als Gründer, den Blick für das Wesentliche und die nächsten Schritte nicht aus den Augen zu verlieren. Solltest du mehr zu Themen wie der doppelten Buchführung erfahren wollen, dann lies gerne direkt hier weiter.
