Rechnungen ohne Steuernummer – wann sie problematisch sind

Mai 27, 2022
Lesezeit: 4 Minuten

Inhaltsverzeichnis

Wenn es um eine korrekte Rechnungsstellung geht, kommt es auf zahlreiche Pflichtangaben an. Auch die Steuernummer ist grundsätzlich ein Teil davon. Dennoch gibt es gewisse Ausnahmen, in denen du auf die Steuernummer für deine Rechnung verzichten kannst. Doch wann ist eine Rechnung ohne Steuernummer überhaupt gültig? Und welche Details sind bei einer korrekten Rechnung seitens des Finanzamts ebenfalls zu beachten? In diesem Beitrag erklären wir dir, wie du dabei vorgehen solltest.

In diesen Fällen gehört die Steuernummer auf die Rechnung

Bei einer klassischen Ausgangsrechnung ist die Steuernummer ein wichtiges Element, auf das du nicht verzichten solltest. Nach § 14 UStG gehört sie zu den Pflichtangaben. Besitzt du hingegen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID), so kannst du dich für eine der Nummern entscheiden. Wichtig ist, dass entweder deine Steuernummer oder die Steuer-ID auf der Rechnung vermerkt sind.

Weitere Pflichtangaben für eine ordentliche Rechnung

Ergänzend zur Steuernummer solltest du als Unternehmer jedoch auch weitere Details im Blick behalten, wenn es um eine vollständige Angabe auf deinen Rechnungen geht. Mit den folgenden Pflichtangaben bist du für Unternehmen und Gewerbe daher in jedem Fall auf der sicheren Seite:

·         Name und Anschrift des Rechnungsstellers

·         Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

·         Rechnungsnummer

·         Rechnungsdatum

·         Lieferzeitpunkt

·         Art, Anzahl und Struktur der Waren oder Leistungen

·         Rechnungsbetrag als Netto-Wert

·         Zusätzliche Mehrwertsteuer

·         Addierter Brutto-Betrag

·         Steuernummer oder Steuer-ID

·         Überweisungsdetails des Ausstellers

Solltest du als Kleinunternehmer tätig sein, musst du keine Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer mehr auf deinen Rechnungen ausweisen. Ein Satz wie „Nach § 19 UStG ist für den Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer erforderlich“ reicht dann vollkommen aus. Greife zu diesem Zweck am besten direkt auf eine passgenaue Vorlage für dich als Kleinunternehmer zurück, die alle Pflichtangaben beinhaltet.

Die Ausnahme der Kleinbetragsrechnung für die Steuernummer

Ebenfalls hervorzuheben sind die sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Hierbei handelt es sich um Rechnungen, die das Volumen von 250 Euro nicht überschreiten. Auch die Umsatzsteuer gehört zu dieser Summe, was den Gesamtbetrag für die Kleinbetragsrechnung geringer werden lässt. Wenn es um eine Rechnung ohne Steuernummer geht, kommt allerdings lediglich die Kleinbetragsrechnung in Betracht. Ganz ohne Pflichtangaben funktioniert diese nicht, weshalb diese Angaben wichtig sind:

·         Name und Anschrift des Rechnungsstellers

·         Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

·         Beschreibung von Produkt oder Leistung

·         Rechnungsdatum

·         Gesamtbetrag und Steuer

Weiterführende Angaben wie bei einer vollwertigen Rechnung können für kleine Beträge natürlich ebenfalls nicht schaden. Aspekte wie die Steuernummer verleihen deiner Rechnung dabei immer einen professionellen und somit positiven Charakter. Dennoch handelt es sich bei derartigen Details um freiwillige Angaben, die vom Finanzamt bei der Kleinbetragsrechnung nicht vorausgesetzt sind.

Steuernummer und Umsatzsteuer-ID für Auslandsrechnungen

Solltest du Umsatzsteuer in einer Rechnung ins EU-Ausland ausweisen wollen, ist die Angabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich. Diese wird dabei zur wichtigen Pflichtangabe. Was ebenfalls nicht fehlen darf, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers. Dadurch ist es erforderlich, auf einer korrekten Rechnung ins EU-Ausland beide Nummern anzugeben. Solltest du die Umsatzsteuer-ID auch auf Rechnungen im Inland angeben wollen, ist dies ebenfalls problemlos möglich. In diesem Fall ist es allerdings erforderlich, diese im Vorhinein rechtzeitig zu beantragen.

Du hast keine Steuernummer? Das kannst du jetzt tun!

Nicht jedes Unternehmen hat von Beginn an eine Steuer-ID. Falls du diese bisher nicht beantragt hast, kannst du dies über das Bundeszentralamt für Steuern jederzeit tun. Sowohl per Telefon als auch per Post oder durch das Schreiben einer E-Mail wird dies möglich. Die klassische Steuernummer erhältst du deutlich einfacher. Bereits kurz nach der Gewerbeanmeldung wird dir ein Antrag des Finanzamtes zugehen, mit dem du deine Steuernummer erhältst. So erfolgt dies automatisch.

Für Freiberufler ist die Erteilung der Steuernummer zusätzlich mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung verbunden. Beachte hierbei jedoch, dass Verzögerungen von etwa acht Wochen je nach Auslastung des lokalen Finanzamts keine Seltenheit sind. Solltest du auch acht Wochen nach der Anmeldung deines Gewerbes keine Steuernummer erhalten haben, lohnt sich eine erste Nachfrage.

Rechnungen ohne Steuernummer direkt an Privatpersonen

Wenn es um Rechnungen ohne Steuernummer geht, stellt sich die Frage der vollständig privaten Rechnung. Darf eine Privatperson überhaupt Rechnungen ausstellen? Grundsätzlich ist diese Frage mit ja zu beantworten, jedoch unabhängig von freiberuflichen Tätigkeiten und bezüglich einmaliger Angelegenheiten. Hilfst du deinen Freunden zum Beispiel freiwillig beim Umzug, kannst du dies ohne Gewerbe einmalig zum Freundschaftspreis abrechnen. Beachte dabei Grenzen für Nebenverdienste.

Ab einem jährlichen Gewinn in Höhe von 730 Euro musst du auch Privatrechnungen versteuern. In diesem Fall ist die Steuernummer für die Rechnung wieder dringend zu beachten. Noch wichtiger als die 730 Euro ist dein Grundfreibetrag in Höhe von 9.000 Euro pro Jahr. Solltest du diesen nicht durch andere Einkünfte bereits ausreizen, bleiben private Rechnungen bis zu diesem Limit noch steuerfrei.

Auch bei Rechnungen ohne Steuernummer von Tools profitieren!

Auch bei Privatrechnungen gelten die klassischen Pflichtangaben sowie der Hinweis zur Befreiung von der Umsatzsteuer. Sowohl die eigenen Daten als auch die Angaben des Leistungsempfängers sollten dabei richtig sein, um eine spätere Veränderung für dein Schreiben zu vermeiden. Bei einer geschäftlichen Rechnung wird die Steuernummer jedoch weiterhin zu einer zentralen Angabe, um vom Vorsteuerabzug zu profitieren. Nutze hierzu gerne unsere Empfehlungen zu Rechnungsvorlagen.

Ein Projekt der RIK JAMES Media GmbH.
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