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In verschiedenen Branchen, wie beispielsweise dem Bauwesen oder im Dienstleistungssektor, werden die von den Parteien vertraglich vereinbarten Leistungen oftmals über einen längeren Zeitraum erbracht. Um die Höhe der Kosten, die vom leistenden Unternehmen im Vorfeld entrichtet werden müssen, in Grenzen zu halten, werden in aller Regel sogenannte Abschlags- oder Teilzahlungen vereinbart. Die letzte und somit endgültige Abrechnung, die sowohl alle bisher beglichenen Abschlagszahlungen, die Teilzahlungen, als auch die Schlusszahlung enthält, wird gemeinhin als Schlussrechnung bezeichnet. Was aber ist sie eigentlich genau und wie muss eine Schlussrechnung aussehen? All diese Informationen und noch mehr bietet dir der folgende Artikel.
Was ist eine Schlussrechnung?
Zunächst muss eine generelle Unterscheidung zwischen
- der Abschlagszahlung
- der Anzahlungs- oder Teilschlussrechnung
- der Schlussrechnung
gemacht werden. Bei den ersten beiden handelt es sich um Forderungen, die bereits vor Vollendung des Auftrags erfolgen, die letztere wird erst nach der Fertigstellung fällig. Bei einer Schlussrechnung handelt es sich also um eine Rechnung, mit der die abschließende Abrechnung einer finanziellen Forderung erfolgt. Diese beinhaltet auch alle vorgelagerten Rechnungen und ermittelt, welcher Betrag zur Begleichung der vereinbarten und bereits getätigten Leistung noch aussteht.
Im Umsatzsteuergesetz (UStG) wird synonym zur Schlussrechnung auch von einer Endrechnung gesprochen. Per Definition setzt diese die Fertigstellung beziehungsweise Abnahme der jeweilig vereinbarten Leistung voraus, ob dies nun Dienst- oder Bauleistungen sind.
Wann liegt eine Schluss- oder Endrechnung vor?
Eine solche Rechnung liegt immer dann vor, wenn der Auftragnehmer oder der Lieferant zum Ausdruck bringt, welchen Restforderungsbetrag er abschließend geltend machen möchte. Dabei handelt es sich also um einen Bruttoleistungswert abzüglich der bisher vom Auftraggeber geleisteten Voraus-, Abschlags-, oder Teilzahlungen. In der beruflichen Praxis kann es vorkommen, dass ein Restforderungsbetrag von null Euro entsteht, da mit den bereits geleisteten Zahlungen des Kunden der gesamte Rechnungsbetrag beglichen wurde.
Bezüglich der Schlussrechnung ist seitens des leistenden Unternehmens zu berücksichtigen, dass eine vorbehaltslose Annahme der endgültigen Zahlung etwaige Nachforderungen ausschließt.
Wie wird eine steuerlich korrekte Schlussrechnung gestellt?
Da sich das Finanzamt in besonderem Maße für die Schlussrechnung interessiert, ist hier besondere Aufmerksamkeit geboten. In erster Linie muss sie daher prüf- und nachvollziehbar sein. Prüffähigkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Schlussrechnung so gestaltet ist, dass der Kunde in der Lage ist, diese in angemessener Zeit und mit einem zumutbaren Aufwand nachzuvollziehen.
Um für maximale Transparenz Sorge zu tragen, sollte der Rechnungssteller in der Schlussrechnung alle bereits erhaltenen Zahlungen sowie die Umsatzsteuer (USt) deklarieren, die auf diese entfallen ist. Werden die vorläufig geleisteten Teilzahlungen nicht oder lediglich als Bruttobetrag ausgewiesen, muss die darin enthaltene Umsatzsteuer erneut an den Fiskus abgeführt werden. Bei Betriebsprüfungen wird diese kleine Falle gerne penibel inspiziert.
Unternehmer sollten bei der Rechnungsstellung daher genauestens darauf achten, die Ausgangsrechnungen korrekt zu erstellen. Als Empfänger einer Schlussrechnung sollte man diese genau kontrollieren und im Bedarfsfall eine entsprechend korrigierte Variante anfordern. In jedem Fall darf die Vorsteuer nur einmal abgezogen werden.
Was muss sie alles enthalten?
Zunächst einmal gelten für eine Endrechnung die gleichen formalen Voraussetzungen wie für jede Rechnung. Dazu gehören in erster Linie:
- Vollständige Daten des Rechnungsstellers sowie des Rechnungsempfängers
- Steuernummer, Umsatzsteuer-ID
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Dienstleistungszeitraum sowie Art und Menge der erbrachten Leistungen
- Die geforderten Beträge zzgl. gesondert angegebener anzuwendender Steuersätze
Darüber hinaus muss die separate Endrechnung präzise aufschlüsseln, welche bisherigen Teil-Leistungen zu welchem Zeitpunkt erbracht und getilgt wurden. Außerdem muss sie aufzeigen, welcher Betrag nach Addition und Abzug aller Teilzahlungen noch aussteht.
