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Wann wird die Umsatzsteuer abgeführt? Bereits beim Ausstellen der Rechnung? Oder doch erst, wenn der Kunde gezahlt hat? Tatsächlich sind beide Varianten möglich und werden als Ist- und Sollversteuerung bezeichnet. Jedoch stehen nicht beide Varianten für alle Unternehmen offen. Welche Unterschiede es gibt und welche Art der Versteuerung du wählen solltest erfährst du hier.
Worin unterscheiden sich die Ist- und Sollversteuerung?
Schreibst du am Ende des Monats eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, musst du daraufhin die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen. Doch was tun, wenn die Zahlung des Kunden noch nicht eingegangen ist? Führst du die USt dennoch ab oder wartest du auf dein Geld? Die Antwort hängt davon ab, ob es sich um eine Ist- oder eine Sollversteuerung handelt.
Grundsätzlich liegt der Unterschied in dem Zeitpunkt, an dem du die Umsatzsteueranmeldung vornehmen musst. Bei der Istversteuerung wird die Umsatzsteuer erst abgeführt, wenn der Kunde tatsächlich gezahlt hat. Das heißt also: der Tag der Zahlung ist ausschlaggebend.
Bei der Sollversteuerung wird die Umsatzsteuer bereits abgeführt, sobald die Rechnung an den Kunden gestellt wurde. Du musst den Betrag also vorlegen.
Wenn du also im März eine Rechnung an deinen Kunden stellst, musst du bei der Sollversteuerung die Voranmeldung bis zum 10. April beim Finanzamt durchführen und die Steuer auch direkt zahlen. An diesem Datum ändert sich nichts, auch wenn der Kunde dich erst Monate später bezahlt.
Vereinbart oder vereinnahmt?
Beide Arten der Versteuerung sind für die Umsatzsteuervoranmeldung relevant. Für das Finanzamt ist es von Bedeutung, wann die Umsatzsteuer eingenommen wurde oder wann sie entstanden ist – als Merkhilfe kannst du dir einprägen:
- Istversteuerung: Versteuerung nach dem vereinnahmten Entgelt (wenn das Geld in der Kasse ist)
- Sollversteuerung: Versteuerung nach dem vereinbarten Entgelt (wenn das Geld in der Kasse sein soll)
Um nicht den richtigen Zeitpunkt zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und der Umsatzsteuererklärung zu verpassen, sollte man sich die entsprechenden Fristen genauestens aufschreiben und gegebenenfalls eine automatische Benachrichtigung nutzen, wie sie bei vielen digitalen Bilanzierungstools möglich ist.
Welche Art der Versteuerung ist besser?
Grundsätzlich ist die Istversteuerung die empfehlenswerte Wahl: So musst du die Umsatzsteuer tatsächlich erst dann zahlen, wenn der Kunde dir das Geld überwiesen hat. Dadurch bist du stets zahlungsfähig und liquide. Erst wenn die Zahlung auf deinem Konto eingeht, musst du sie auch abführen und bist so abgesichert. Außerdem ist sie ein Vorteil, wenn der Kunde überhaupt nicht zahlt – denn so musst du die USt gar nicht erst abführen.
Im Falle der Sollversteuerung kannst du dir das gezahlte Geld natürlich zurückholen, falls der Kunde nicht zahlt; mit der Istversteuerung ist dieser unnötige Aufwand jedoch gespart.
Zudem ist die Buchhaltung für dich vereinfacht: Im Gegensatz zur Sollversteuerung orientiert sich die Umsatzsteuervoranmeldung in diesem Fall an den Transaktionen auf deinem Konto. Die Beträge, die für die Voranmeldung eine Rolle spielen, kannst du durch die Ein- und Ausgänge nachverfolgen.
Genehmigung erforderlich
Die Istversteuerung ist im Regalfall die attraktivere Variante für Unternehmer – jedoch kann sie nicht jedes Unternehmen beantragen. Sie ist nämlich nur eine gesetzliche Ausnahme und muss vom Finanzamt genehmigt werden. Nach § 20 UStG gilt dies für:
- Kleinunternehmen
- Freiberufler
- Unternehmer mit einem Umsatz von unter 500.000 Euro im vorherigen Jahr
Die erteilte Genehmigung ist dann für das gesamte Jahr gültig, kann jedoch auch zurückgenommen werden. Normalerweise kann das Finanzamt die Erlaubnis nur zu Beginn des Jahres widerrufen; als Folge muss das gesamte Kalenderjahr nach der Sollversteuerung abgerechnet werden.
Zusätzlich sind Unternehmensformen wie die GmbH, UG oder KG von vornherein nicht dazu berechtigt, da sie eine Bilanzierung durchführen müssen. Grundsätzlich beantragst du die Istversteuerung direkt bei der Gründung deines Unternehmens beim Ausfüllen des Fragebogens – jedoch kannst du deine Entscheidung auch im Nachhinein noch ändern und dich gegen die Sollversteuerung entscheiden.
