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Die Umsatzsteuerverprobung dient der Überprüfung deiner Umsatzsteuer (USt). Sie gibt dem Buchführenden Aufschluss über die korrekte Kalkulation der Summe in der Buchführung und ist vor dem Einreichen der Umsatzsteuerdaten vorzunehmen. Die Umsätze aus der Umsatzsteuervoranmeldung werden den Werten aus dem Jahresabschluss vergleichend gegenüberstellt. Zur Durchführung einer Umsatzsteuerverprobung ist es unerlässlich, eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu erstellen. Du bist lediglich als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer auf eine Verprobung angewiesen.
Wofür brauchst du eine Umsatzsteuerverprobung?
Mit einer Umsatzsteuerverprobung kann die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung überprüft werden. Sie kann sowohl vom Unternehmen selbst oder vom Finanzamt zur Kontrolle im Rahmen einer Betriebsprüfung durchgeführt werden. Deinem Unternehmen bietet sich dadurch die Möglichkeit, bereits frühzeitig Fehler in der Buchhaltung aufzuspüren und gleich zu korrigieren.
Jeder umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sollte eine Umsatzsteuerverprobung durchführen, bevor er seine Steuerdaten einreicht.
Die Kontrolle durch eine Umsatzsteuerverprobung trägt zur Vermeidung unnötiger Kosten bei, denn wer zu wenig Umsatzsteuer abführt, hat mit hohen Bußgeldern zu rechnen, wenn dies durch die Finanzbehörden erkannt wird. Im Fall einer zu hoch vorausgezahlten Steuer ist es nur schwer möglich, diese zurückzubuchen. Ebenfalls beachten musst du, wie hoch der Betrag ist, den du an Umsatzsteuer abführen musst. Denn dieser muss der Höhe der von dir eingenommenen Umsatzsteuer entsprechen. Die Umsatzsteuerverprobung ist zudem ein geeignetes Hilfsmittel, um Probleme aufzudecken, die durch eine Buchhaltungssoftware nicht erkannt wurden.
Die Durchführung der Umsatzsteuerverprobung
In der Vorbereitungsphase werden als erstes alle Umsatzsteuererlöse ermittelt. Diese können sich zusammensetzen aus den Erlösen der laufenden Geschäfte, Anlagenverkäufen, eingegangene Vorzahlungen, Erlöse aus möglichen Vermietungen und allen anderweitigen Umsätzen. Für eine Verprobung der Umsatzsteuer wird also eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) benötigt. Sie gibt die aktuellen Umsatzzahlen korrekt wieder und wird für Kaufleute gemäß § 242 Handelsgesetzbuch (HGB) obligatorisch am Jahresende durchgeführt. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit zur monatlichen Durchführung.
Du erhältst so Zugriff auf wichtige Informationen, wie den generellen Erfolg des Unternehmens, anderweitige finanzielle Entwicklungen und nicht lukrative Geschäftsfelder.
Die GuV bietet eine simple Übersicht über den Erfolg deines Unternehmens und stellt ein wichtiges Instrument bei der Unternehmensführung dar. Alle Umsätze werden nun nach Umsatzsteuer und Vorsteuer aufgeteilt und innerhalb beider Gruppen nach Steuersatz getrennt. Jetzt wird der Umsatz aus der Umsatzsteuervoranmeldung mit den Ergebnissen aus der Gewinn- und Verlustrechnung am Jahresabschluss verglichen. Findest du an dieser Stelle Abweichungen vor, können Rückschlüsse auf Buchhaltungsfehler gezogen werden.
Abweichungen in der Umsatzsteuerverprobung
Sollten in deiner Umsatzsteuerverprobung minimale Differenzen auftauchen, werden solche in der Regel vom Finanzamt nicht bemängelt. Eine Toleranzgrenze liegt hier bei 0,5 % der Umsatzerlöse. Bei Abweichungen dieser Größe solltest du die Ursachen genau prüfen, da es sich dann vermutlich nicht um einfache Rundungsfehler handelt, sondern erhebliche Falschbuchungen vorliegen könnten. Vor dem Jahresabschluss sollten mögliche Falschbuchungen korrigiert werden, da bei größeren Differenzen der Vorwurf einer Steuerhinterziehung eingehen könnte.
Häufige Fehlerquellen bei der Verprobung
Um den Basiswert für die Umsatzsteuerverprobung zu ermitteln, müssen bestimmte Posten von der Summe der Aufwendungen des Unternehmens, des Wareneinsatzes und Anlagenzugängen abgezogen werden. Diese Rabatte müssen ebenfalls in der Umsatzsteuerverprobung aufgeführt werden, sonst kann es zu problematischen Differenzen führen. Zu diesen Abweichungen zählen:
- Einmalzahlungen
- Rabatte für die Einhaltung einer bestimmten Bezahlfrist (Skonto)
- Verminderungen
- Preisrückerstattungen
Eine gewissenhafte Buchführung sowie regelmäßige Gewinn- und Verlustrechnungen helfen dabei, dass solche Fehler nicht in deiner Umsatzsteuerverprobung vorkommen.
