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Einnahmen durch Verkäufe, Lohnauszahlungen, Zahlungen von Steuern, Entnahmen aus der Kasse – in einem Unternehmen bewegen sich ständig Gelder, die von der Buchhaltung genau erfasst und dokumentiert sein müssen. Damit bei der nächsten Betriebsprüfung durch das Finanzamt keine unerwarteten Überraschungen zutage gefördert werden, stellen wir dir hier ein nützliches Hilfsmittel bei der Buchführung vor: das Verrechnungskonto.
Definition Verrechnungskonto
Das Verrechnungskonto ist allgemein gesprochen ein Hilfskonto, das nur aus technischen Gründen der Verbuchung angelegt wird – normalerweise in Verbindung mit einem anderen Konto. Es wird weder zur Abrechnung von Bilanzposten benutzt, noch wird es zu den Erfolgskonten gezählt. Das Verrechnungskonto wird laufend ausgeglichen, es erfasst nur temporär Buchungen.
Der Begriff wird allerdings nicht einheitlich verwendet, Zwischenkonten haben beispielsweise die gleiche Funktion. Einer der häufigsten Einsätze eines Verrechnungskontos bei Privatpersonen ist beim Anlegen eines Festgeldkontos. In Unternehmen werden Verrechnungskonten meistens eingesetzt, wenn Geschäftsvorgänge mit unterschiedlichen Belegen auftreten.
Gesetzliche Rahmenbedingungen
Bei der Buchhaltung gibt es das festgelegte Gebot der Vollständigkeit. Es ist in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) verankert und macht das lückenlose Erfassen aller Geschäftsvorfälle notwendig: Also von allen Geschäftsvorgängen, die Vermögen oder Erfolg des Unternehmens betreffen. Diese Vorgaben sind unter § 239 Abs. 2 im Handelsgesetzbuch (HGB) und § 146 Abs. 1 in der Abgabenordnung (AO) zu finden.
Verrechnungskonto bei Privatpersonen
Als Privatperson lohnt sich die Eröffnung eines Verrechnungskontos, wenn du Zahlungen von einem anderen Konto tätigen möchtest, das nur einen speziellen Zweck erfüllt. Gemeint sind damit beispielsweise Festgeldanlagekonto, Währungskonto oder Geldmarktkonto, da diese über keine offene Zahlungsverkehrsfunktion verfügen.
Beispiel Festgeldkonto mit Verrechnungskonto:
Bei einem Festgeldkonto kannst du vor dem Ende der Anlagedauer nicht auf dein angelegtes Geld zugreifen und auch Ein- oder Auszahlungen sind normalerweise nicht vorgesehen. Über das Verrechnungskonto finden grundsätzlich zwei Transaktionen mit dem Festgeldkonto statt:
- Die Überweisung des Anlagekapitals auf das Festgeldkonto zu Beginn
- Die Rückbuchung des angelegten Kapitals (teils inklusive der Zinsen) zum Ende
Das Verrechnungskonto ist das Verbindungsstück zwischen deinem Festgeldkonto und deinem privaten Girokonto. Festgeld zählt zu den liebsten Anlageprodukten der Deutschen. Da die Zinsen jedoch immer niedriger werden, sind die Immobilien unangefochten auf Platz 1, wenn es um Investitionen für die eigene Zukunft geht.
Verrechnungskonto im Unternehmen am Beispiel einer GmbH
In einer GmbH ist es nicht möglich, private und betriebliche Vorgänge wie Einlagen und Entnahmen zu trennen. Um diese Hürde zu überspringen, bietet sich die Nutzung eines Verrechnungskontos an. So wird genau erfasst, welche Zahlungen GmbH-Gesellschafter von privaten Konten für die GmbH getätigt haben oder welche privaten Posten von Gesellschaftern der GmbH gezahlt wurden. Weil solche Geldflüsse in den wenigsten Fällen in bar ausgeglichen werden, ist die Nutzung eines Verrechnungskontos am übersichtlichsten.
Verrechnungskonto - ein Beispiel aus der Praxis
Ein großer Auftraggeber besucht das Unternehmen, lässt sich durch Räumlichkeiten führen und erhält Einblick in die Unternehmensstruktur. Sobald der offizielle Teil des Tages erledigt ist, geht man gemeinsam beim Edelitaliener der Stadt essen – man möchte ja einen möglichst guten Eindruck hinterlassen. Die Rechnung begleicht der GmbH-Gesellschafter von seinem privaten Girokonto aus, das Unternehmen steht also über die Höhe der ausgelegten Zahlung bei seinem Gesellschafter in der Kreide. Diese Zahlung wird nun als Verbindlichkeit der GmbH auf dem Verrechnungskonto verbucht.
Im umgekehrten Fall, bei dem die GmbH für einen Gesellschafter private Zahlungen leistet, ist das Verrechnungskonto ebenfalls ein Segen, denn es schützt durch die Auflistung vor dem Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung.
Die Verzinsung – anfälligster Punkt bei Verrechnungskonten
Der Zeitpunkt ist gekommen, das eigene Unternehmen wird vom Finanzamt mit strengen Augen von oben bis unten durchleuchtet. Dabei schauen die Finanzbeamten sehr genau auf die Verzinsung des Verrechnungskontos, weil hier oft Nachlässigkeiten auftreten, die Unternehmen angreifbar machen.
Die Verzinsung des Verrechnungskontos muss fremdüblich vereinbart werden.
Das bedeutet, dass die Höhe des Zinses für Gesellschafter und GmbH, schauen wir zurück auf das Beispiel oben, in beiden Fällen einem Fremdvergleich standhalten können müssen. Außerdem müssen klare Kündigungs- und Tilgungsvereinbarungen ausgemacht sein. Die Fremdüblichkeit ist gegeben, wenn das Geschäft nicht anders abgewickelt wird, als es mit einer fremden bzw. gesellschaftsfremden Person abgewickelt würde.
Rahmenbedingungen ausarbeiten
Um auf der sicheren Seite zu stehen, solltest du, bevor ein Geschäft über ein Verrechnungskonto stattfindet, die Rahmenbedingungen mit dem Vertragspartner klar ausgearbeitet haben und den Durchblick nicht verlieren. Behalte den Überblick über deine Belege und archiviere sie. Auf diese Weise bleiben auch deine Konten geordnet.
