Fehlerhafte Rechnung – Welche Folgen hat eine fehlerhafte Rechnung

Fehler passieren. Selbst "alten Hasen" machen an und ab Fehler. Trotz aller Sorgfalt kommt es im Geschäftsalltag hin und wieder zur Ausstellung von fehlerhaften Rechnungen. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann richtig teuer werden, wenn der Fehler nicht richtig korrigiert wird. Nach wie vor gibt es viele Unklarheiten, welche Formvorschriften bei der Rechnungserstellung sowie einer Rechnungskorrektur eingehalten werden müssen. Eine fehlerhafte Rechnung wirkt sich in vielerlei Hinsicht aus. Falsch überwiesene Beträge sowie ein erhöhter Administrationsaufwand sind nur zwei Folgen einer fehlerhaften Rechnung. Darüber hinaus ist der Einfluss auf die Steuer und die Buchführung nicht zu vernachlässigen. Doch wann spricht man eigentlich von einer "fehlerhaften Rechnung" und wie solltest du damit umgehen? Hier findest du Antworten zu den wichtigsten Fragen.

Definition: Was ist eine fehlerhafte Rechnung?

Fehlerhafte Rechnungen sind in erster Linie für den Rechnungsempfänger ärgerlich, denn er kann dann die Vorsteuer nicht beim Finanzamt geltend machen. Mangelhafte Rechnungen wirken sich jedoch nicht nur auf den Rechnungsempfänger, sondern auch auf den Rechnungssteller aus. Damit Rechnungen vom Finanzamt bei der Vor- bzw. Umsatzsteuervoranmeldung akzeptiert werden, müssen auf jedem Dokument gem. § 14 Abs. 4 UStG. die gesetzlichen Pflichtangaben aufscheinen. Rechnungen werden daher immer öfter auf ihre Richtig- sowie Vollständigkeit hin überprüft und fehlerhafte Rechnungen nicht anerkannt. Das führt teilweise zu erheblichen Verzögerungen im Zahlungsverkehr. Häufig beanstandete Mängel sind:

• Falsche oder unvollständige Angaben des Rechnungsempfängers
• Fehlendes Rechnungsdatum oder fehlende Rechnungsnummer
• Fehlende Steuernummer
• Fehlerhafte Umsatzsteuerangaben

Kleinere Fehler, wie ein Tippfehler in der Anschrift, müssen nicht unbedingt berichtigt werden, sofern der Rechnungsempfänger noch eindeutig zugeordnet werden kann. Du musst ebenso keine Rechnungskorrektur vornehmen, wenn es sich nur um einen unbedeutenden Rechtschreibfehler handelt.

Welche Nachteile hat eine fehlerhafte Rechnung?

Unkorrekte Rechnungen haben erhebliche steuerliche Auswirkungen. Bei einer Betriebsprüfung kann der Vorsteuerabzug gestrichen werden, wenn der Prüfer bei einer Rechnung Fehler bei den Pflichtangaben beanstandet. Der steuerliche Schaden beträgt bei größeren Anschaffungen schnell einige Hundert oder Tausend Euro. Das kann richtig ins Geld gehen, vor allem wenn solche Fehler gehäuft passieren. Bei Steuerprüfungen werden in der Regel immer mehrere Steuerjahre kontrolliert. In solchen Fällen kann der Verlust des Vorsteuerabzuges für kleinere Unternehmen oder Selbständige dramatische Folgen haben.

Für den Rechnungssteller hingegen errechnet sich aufgrund der fehlerhaften Rechnungen eine falsche Umsatzsteuerzahllast. Bei zu hoch ausgestellten Rechnungen bezahlt er zu viel Umsatzsteuer, bei zu niedrig ausgestellten droht ihm eine Umsatzsteuernachzahlung. In jedem Fall muss eine Korrektur vorgenommen werden, was wiederum mit einem Arbeitsmehraufwand verbunden ist.

Darüber hinaus leidet möglicherweise dein Image als Unternehmer, wenn du vermehrt fehlerhafte Rechnungen ausstellst. Insbesondere bei größeren Anschaffungen werden Rechnungen meist genau geprüft und gegebenenfalls Fehler moniert. Gleichgültig, ob du eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt oder ob du ein solche bekommen hast. In jedem Fall erhöhen das Einfordern sowie das Ausstellen einer Rechnungskorrektur sowohl deinen Arbeitsaufwand als auch den deines Kunden oder deines Lieferanten. Prüfe daher deine Rechnungen vor dem Versenden ganz genau auf alle Details, besonders wenn du ohne ein professionelles Rechnungsprogramm arbeitest und deine Rechnungen noch händisch erstellst.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Damit es erst gar nicht zu fehlerhaften Rechnungen kommt und du dir eine Rechnungskorrektur ersparst, solltest du deine Dokumente vor dem Versenden auf das Vorhandensein folgender Pflichtangaben überprüfen:

• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer des Rechnungsstellers und -empfängers
• korrektes Rechnungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Artikelbezeichnung und Menge der Lieferung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Nettobetrag
• Angewendeter Steuersatz und Steuerbetrag (oder der Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung)
• Bruttobetrag
• bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Leistungen die Umsatz-ID

Fehlen ein oder mehrere dieser Angaben gilt die Rechnung als fehlerhaft und wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Um vom Vorsteuerabzug profitieren zu können, muss die Rechnung daher entsprechend berichtigt werden. Grundsätzlich hast du hier zwei Möglichkeiten: die Rechnungsstornierung oder die Rechnungskorrektur. Dazu später mehr.

Häufige Fehler bei Rechnungen

Fehler kommen vor. Selbst wenn du noch so gewissenhaft bist und deine Rechnungen korrekt und vollständig ausstellst, kann ein Fauxpas jedem passieren. Richte dein Augenmerk auf folgende Stellen, die bei der Rechnungserstellung besonders häufig mangelhaft sind:

• unkorrekte Anschrift des Rechnungsempfängers
• falsche Rechnungsnummer
• Unregelmäßigkeiten bei der Rechnungskalkulation (Rechenfehler)
• falscher Steuersatz bzw. falscher Steuerbetrag
• fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung (Umsatzsteuerbefreiung)

Fehlerhafte Rechnungen berichtigen

Sollte sich bei einer Rechnung ein Fehler eingeschlichen haben, kann dein Kunde/Geschäftspartner eine korrigierte Rechnung verlangen. Insbesondere Unternehmen, Kaufleute und Gewerbetreibende benötigen eine korrekte, vollständige Rechnung, andernfalls könnte ihr Vorsteuerabzug gefährdet sein. Du hast zwei Möglichkeiten eine fehlerhafte Rechnung zu bereinigen. Entweder machst du ein Rechnungsstorno und stellst eine neue Rechnung aus oder du nimmst eine Rechnungskorrektur vor. Welche der beiden Möglichkeiten du anwendest, hängt davon ab, ob die Rechnung bereits verbucht wurde oder nicht. In jedem Fall solltest du Kontakt mit deinem Geschäftspartner aufnehmen und dich mit ihm absprechen. Im Sinne der ordentlichen Buchführung müssen alle Unklarheiten und Missverständnisse beseitigt werden und eine korrekte Rechnungserstellung erfolgen.

1. nicht verbuchte Rechnung

Sollte die Rechnung noch nicht bezahlt bzw. verbucht sein, benötigst du keine Rechnungskorrektur. Entweder schreibst du unter der gleichen Rechnungsnummer einfach eine neue, nunmehr korrekte Rechnung, die du deinem Kunden übermittelst oder du stellt ein Berichtigungsdokument aus. Das berechtigt zum Vorsteuerabzug, denn laut § 31 UStDV darf eine Rechnung durchaus aus mehreren Dokumenten bestehen. Das Dokument schickst du anschließend deinem Geschäftspartner, der dieses gemeinsam mit der ursprünglichen Rechnung ablegt. Das Berichtigungsdokument ergänzt die fehlerhaften Angaben (zB. die vergessene Steuernummer oder vergessenes Rechnungsdatum) und vervollständigt die Rechnung. Aus diesem Grund muss das Berichtigungsdokument der fehlerhaften Rechnung eindeutig zugewiesen werden können. Führe daher neben deinen Unternehmerdaten die ursprüngliche Rechnungsnummer samt Rechnungsdatum sowie die Berichtigung des Fehlers an. Du kannst die fehlerhafte Originalrechnung auch handschriftlich korrigieren. In diesem Fall bestätigst du mit deiner Unterschrift die von dir handschriftlich vorgenommene Änderung direkt auf der Rechnung. Dies kann beispielsweise im Zuge eines durchgeführten Kundenbesuches direkt bei deinem Kunden erfolgen. Lege auch eine Kopie der korrigierten Rechnung zu deinen Buchungsunterlagen.

2. verbuchte Rechnung

Deutlich aufwendiger wird es bei bereits verbuchten Rechnungen. Diese dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden. Dementsprechend musst du eine korrekte Rechnungsstornierung durchführen. Kennzeichne die fehlerhafte Rechnung entsprechend als Stornorechnung. Dabei ist es wichtig mit der Stornorechnung eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug zu nehmen. Das erreichst du einfach, indem auf der Stornorechnung ein Hinweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum erfolgt. Im Anschluss erstellst du dann eine neue Rechnung mit einer eigenen, neuen Rechnungsnummer. Am besten bringst du auf der neuen Rechnung einen Hinweis auf die stornierte Rechnung an. Dadurch bleibt der Geschäftsvorgang auch für Dritte nachvollziehbar und dein Kunde sieht sofort, dass es sich nicht um eine neue Rechnung handelt.

Bußgeldvorschriften

In der Praxis kommt es eher selten zu hohen Bußgeldvorschreibungen von Seiten der Finanzbehörde wegen fehlerhaften Rechnungen. Die Verhängung eines Bußgeldes liegt im Ermessen der zuständigen Behörde und ist nicht zwingend erforderlich. Die maximale Strafhöhe liegt allerdings bei stattlichen € 5.000,--. Prüfer zeigen sich in der Regel oft entgegenkommend, sofern "nur kleinere" Pflichtangabenmängel vorliegen. Hier liegt es beim Unternehmer möglichst rasch eine entsprechende Rechnungskorrektur vorzunehmen. Wenn jedoch gar keine Rechnungen vorliegen oder die 10jährige Aufbewahrungsfrist missachtet wird, handelt es sich um alles andere als ein "Kavaliersdelikt". In solchen Fällen kann der Strafrahmen der Finanzbehörde durchaus ausgereizt werden und die Strafhöhe beträchtlich ausfallen.