3 Tipps für eine bessere Buchhaltung

Insbesondere Gründer gehören zu den Personen, bei denen die Buchhaltung in vielen Fällen etwas vernachlässigt wird. Aufgrund der Aufbruchstimmung fokussiert man sich meist mehr auf die eigentliche Arbeit und vergisst dabei, sich ausreichend Zeit für die Buchhaltung zu nehmen. Das kann im Zweifelsfall aber zu ernsthaften Konsequenzen mit dem Finanzamt führen und verschlechtert gleichzeitig die Übersicht über die finanzielle Situation des eigenen Unternehmens. Damit das nicht passiert, solltest du dich frühzeitig darum bemühen, die Buchhaltung im eigenen Unternehmen zu verbessern. Die folgenden Tipps können dir dabei helfen.

Gründliche Vorkontierung

Die Vorkontierung ist ein sehr wichtiger Schritt, um die Buchung von Geschäftsvorfällen vorzubereiten und sollte deshalb nicht vernachlässigt werden. Wird hier nicht gründlich gearbeitet, schleichen sich schnell Fehler ein, die es bei der Buchhaltung dringend zu vermeiden gilt. Ansonsten kann es passieren, dass bestimmte Ausgaben den falschen Kostenstellen oder Kostenträgern zugeordnet werden. Aus diesem Grund werden die Belege während der Vorkontierung den korrekten Konten zugeordnet.

Das Ganze findet in der Regel manuell statt. Damit dieser Prozess möglichst übersichtlich und einheitlich bleibt, gibt es spezielle Hilfsmittel zum Kontieren. Ideal sind dabei Stempel mit verschiedenen Feldern, in welchen du die notwendigen Angaben direkt auf dem Beleg festhalten kann. Auch für Unternehmen oder Selbstständige, die ihre Buchhaltung ausgelagert haben, ist die Vorkontierung als Teil der vorbereitenden Buchführung essenziell. Diese gründlich durchzuführen, ist damit eine wichtige Aufgabe eines jeden Unternehmens.

Digitalisierung nutzen

Zwar gibt es in der Buchhaltung noch immer viele Aufgaben, die sich nicht vollständig digitalisieren lassen, jedoch existieren bereits viele Lösungen, mit welchen sich bestimmte Aufgaben automatisieren lassen. Auf diese Weise lässt sich einerseits viel Zeit und Geld sparen, andererseits kann man dadurch auch die Gefahr für Fehler reduzieren. Besonders interessant sind solche Lösungen für Unternehmen, die Waren über einen mit Shopify erstellten Shop verkaufen. Hierfür gibt es externe Lösungen, wie eine Buchhaltungssoftware, die man an das Shopify-System anbinden kann.

Eine solche Buchhaltungssoftware hat meist auch eine DATEV-Anbindung. Über diese kann der betreuende Steuerberater direkt auf die Unterlagen zugreifen, wodurch sich beide Parteien viel Arbeit sparen und die Arbeit schneller erledigt werden kann. Die Software hilft darüber hinaus dabei, einen besseren Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu behalten und hilft bei einer vorausschauenden Planung.

Einhaltung der Fristen beachten

In der Buchhaltung gibt es jede Menge Fristen, welche du als Unternehmer und Gründer einhalten musst. So muss zum Beispiel die Anmeldung für die Umsatzsteuer rechtzeitig abgegeben werden oder die Steuererklärung fristgerecht eingereicht werden. Auch Buchungen müssen innerhalb von bestimmten Fristen erledigt werden, um den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen. In vielen Fällen wird man vom Steuerberater über die entsprechenden Termine informiert. Wichtig ist aber auch, dass du selbst einen genauen Überblick über sämtliche Fristen hast, damit du nicht kurz vor Ende einer Frist mit vielen Aufgaben überwältigt wirst.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass du dafür sorgst, dass sowohl Kunden als auch Geschäftspartner ihre Fristen einhalten. Hier ist es wichtig, dass Rechnungen rechtzeitig beglichen werden. Werden die Zahlungsziele nicht eingehalten, dann ist es auch notwendig, dass Mahnungen auf den Weg gebracht werden.