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Wer Waren und Produkte von Herstellern oder Lieferanten bezieht, erhält in der Regel Rechnungen. In diesem Fall handelt es sich um Eingangsrechnungen, die dein Unternehmen direkt bezahlen kann. Damit die Buchung der Eingangsrechnung jedoch problemlos gelingt, kommt es auf viele Angaben zur vollständigen Erfassung an. Doch wie genau lässt sich eine Eingangsrechnung korrekt buchen und worauf ist bei der Erstellung einer solchen Rechnung zu achten? Genau das zeigen wir dir im Beitrag.
Was genau ist eine Eingangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung ist grundsätzlich das Gegenteil einer Ausgangsrechnung. Sowohl Lieferanten als auch Dienstleister schicken sie an dein Unternehmen und beziehen sich meist auf eine für dich erbrachte Leistung. Dies kann sowohl eine praktische Dienstleistung als auch die Bereitstellung der erforderlichen Produkte sein. In der Regel ist mit der Eingangsrechnung eine klare Frist verbunden.
Durch die Überweisung des Rechnungsbetrags lässt sich die Eingangsrechnung direkt ausgleichen, wodurch die Verbindlichkeiten wieder abnehmen. Bevor du die Rechnung jedoch blind bezahlst, solltest du sie vor der Buchung genauer prüfen. Nur so lässt sich die Vorsteuer korrekt abziehen.
Die Buchung und Kontierung einer Eingangsrechnung
Im Rahmen der Eingangsrechnung wird deine Verbindlichkeit gegenüber Gläubigern wie Lieferanten oder Dienstleistern deutlich. Sehr wichtig ist daher, dass zu jeder Buchung gegenüber dem Finanzamt auch der entsprechende Beleg vorgezeigt werden kann. Direkt mit der Rechnung verbunden, erhältst du häufig die jeweiligen Artikel. Der Buchungssatz ist daher Eingangsrechnung an Verbindlichkeiten.
Alternativ zur klassischen Buchung kannst du die Eingangsrechnungen allerdings auch mit Skonto verbuchen. Dies hat den Vorteil, dass bei schneller Bezahlung ein kleiner Teil des Kaufpreises von der ursprünglichen Summe abgezogen werden kann. Auch das Skonto gilt es dabei in der Buchhaltung zu vermerken. Kaufst du ein Produkt für 500 Euro zzgl. 95 Euro Mehrwertsteuer, verändert sich auch der Buchungssatz. Skonto und Vorsteuer ergeben so zusammen 17,85 Euro, was die Kosten mindert.
So erfolgt die Überprüfung einer Eingangsrechnung
Damit die Verbuchung der Eingangsrechnung im weiteren Verlauf problemlos gelingt, kommt es auf eine sachliche und rechnerische Überprüfung an. Vergleiche zum Beispiel die ausgestellte Rechnung mit dem Lieferschein sowie mit der tatsächlich an dich übergebenen Ware. Auch die Berechnung solltest du vorab noch einmal überprüfen. Die folgenden Tipps sind für Eingangsrechnungen sinnvoll:
· Lieferschein, Rechnung und Ware sind gemeinsam zu prüfen.
· Rechenfehler können die Vorsteuer unbrauchbar machen.
· Prüfe genau, ob die Pflichtangaben der Rechnung vorliegen.
· Achte auf eine klare Bezeichnung von Inhalt und Verkäufer.
Ebenfalls sehr wichtig ist, deine Eingangsrechnung auch nach Prüfung und Zahlung nicht direkt zu entsorgen. Ab Ende des laufenden Kalenderjahres beträgt die Aufbewahrungsfrist ganze zehn Jahre, wobei auch die Lesbarkeit sichergestellt bleiben muss. Dies ist häufig die größte Herausforderung.
Die wichtigsten Pflichtangaben vor der Buchung
Noch wichtiger ist auf kurze Sicht jedoch die vollwertige Überprüfung der Eingangsrechnung. Diese sollte nur dann bezahlt werden, wenn alle erforderlichen Angaben integriert wurden. Eine falsche Rechnung berechtigt den Empfänger hingegen nicht zum Abzug der Vorsteuer und verursacht auf diese Weise unnötige Zusatzkosten. Die folgenden Angaben sollten daher stets vorhanden sein:
· Name und Anschrift des Rechnungsstellers
· Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
· Rechnungsnummer
· Rechnungsdatum
· Lieferzeitpunkt
· Art, Anzahl und Struktur der Waren oder Leistungen
· Rechnungsbetrag als Netto-Wert
· Zusätzliche Mehrwertsteuer
· Addierter Brutto-Betrag
· Steuernummer oder Steuer-ID
· Überweisungsdetails des Ausstellers
Darüber hinaus ist auch die Nennung der Zahlungsfrist als Ergänzung möglich. Hierbei handelt es sich anders als bei den angesprochenen Inhalten jedoch nicht um eine Pflichtangabe. Sollte per Skonto bezahlt werden dürfen, ist auch hierauf ein Verweis auf der Rechnung erforderlich. Prüfe zudem, ob die Rechnungsnummer auf den Eingangsrechnungen aus deiner Sicht sinnvoll ist und ein erkennbares System darstellt. In unserem Beitrag zum Thema Rechnungsnummern haben wir dazu weitere Tipps.
Tipp: Eine fehlerhafte Rechnung kannst du als Rechnungsempfänger nicht einfach korrigieren. Dies ist nur durch den Aussteller möglich, wodurch eine Rücksendung der Rechnung erforderlich wird.
Weitere Tipps zur Buchung von Rechnungen
Häufig versuchen schwarze Schafe am Markt, sich die Abfuhr der Mehrwertsteuer an das Finanzamt durch den Verzicht auf Rechnungen zu sparen. Grundsätzlich steht dir mit Abnahme eines Produkts oder einer Leistung jedoch eine rechtlich konforme Rechnung zu. Wer auf diese verzichtet, hat später keine Chance mehr zum Abzug der Vorsteuer für die jeweilige Leistung. So steigt der Preis für dich.
Auch für Abbuchungen vom Geschäftskonto oder für etwaige Ausgaben ist die Eingangsrechnung ein wichtiges Dokument. Diese dient als Nachweis für jede geschäftliche Transaktion, um deiner Pflicht zur korrekten Buchung sowie zum Beleg der Ausgabe gerecht zu werden. Dies ist vor allem für die dabei enthaltene Mehrwert- oder Umsatzsteuer von Bedeutung, um die Rechnung richtig zu buchen. Um mögliche Verbindlichkeiten exakt im Blick zu behalten, wird die Eingangsrechnung sehr wichtig.
Automatisiert zur ganzheitlich sicheren Buchung
Mittlerweile gibt es viele Softwarelösungen und Tools, die eine Rechnung automatisiert genauer auf mögliche Fehler untersuchen kann. Noch wichtiger ist jedoch, bei eigenen Ausgangsrechnungen alle erdenklichen Fehler zu vermeiden und die Buchhaltung exakt im Blick zu behalten. Wirf hierzu am besten noch einmal einen Blick auf die Pflichtangaben für jede Rechnung, was sowohl für die neue Eingangsrechnung als auch für die Ausgangsrechnung gilt. So sicherst du dein Unternehmen ideal ab.
Auch für die Übersichtlichkeit der eigenen Konten sowie zur Bestimmung der Buchungssätze für dein Unternehmen, spielt die Eingangsrechnung daher eine wichtige Rolle. Achte aus diesem Grund auch bei einer Vielzahl eingehender Rechnungen darauf, die richtigen Abläufe zu wählen und dadurch für eine korrekte Verbuchung zu sorgen. Dies spart dir den möglichen Stress mit deinem Finanzamt.
Erfahre jetzt mehr über die Buchung von Eingangsrechnungen!
Bei zahlreichen Belegen und Rechnungen fällt es häufig schwer, jeder Eingangsrechnung noch die nötige Bedeutung zu schenken. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, für deine Geschäftsvorfälle eine einheitliche und klare Linie zu entwickeln. Sowohl bei Dienstleistungen als auch für Waren solltest du deine Eingangsrechnungen daher genau unter die Lupe nehmen. Mit modernen Tools hast du es leicht, dabei noch Zeit zu sparen und den Prozess stets so rechtssicher wie möglich zu gestalten.
