Inhaltsverzeichnis
Mit der Rechnungsnummer erwartet dich eine wichtige Pflichtangabe für deine Rechnungen, die zur vollständigen Buchung von Bedeutung ist. Nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) musst du dabei als ausstellendes Unternehmen auf die Richtigkeit und Nennung der Rechnungsnummer achten. So lässt sich die Ausgangsrechnung auch im Streitfall problemlos erkennen und später richtig einordnen. In diesem Beitrag stellen wir dir genau vor, worauf zur Vergabe der Rechnungsnummer zu achten ist.
Diese Aufgabe hat die Rechnungsnummer konkret
Sowohl für die eigene Koordination als auch für das Finanzamt wird die Rechnungsnummer zu einem wichtigen Ansatz, um die Ordnung deiner Rechnungen im Blick zu behalten. So prüft das Finanzamt anhand der Rechnungsnummern regelmäßig, ob die Führung der Buchhaltung allen gängigen Regeln entspricht. Da auf den Rechnungen auch die Umsatzsteuer enthalten ist, wird die Richtigkeit wichtig.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird dabei für mögliche Überprüfungen schnell zum Indiz für eine reibungslose Systematik aller geschäftlichen Aktivitäten. Sowohl für die Übersichtlichkeit deiner Buchungen als auch zur Absicherung deiner Kunden ist dies von Bedeutung. Bei den meisten Formen deines Unternehmens haben deine Kunden die Möglichkeit, sich die Umsatzsteuer direkt durch das Finanzamt erstatten zu lassen. Für den Vorsteuerabzug wird eine korrekte Rechnung erforderlich.
Die wichtigsten Vorgaben für die Rechnungsnummer
Die konkreten rechtlichen Anforderungen an deine Rechnungsnummer lassen sich direkt aus § 14 UStG entnehmen. So steht wörtlich in § 14 Abs. 4 Nr. 4:
„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […]
4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.“
Während die Rechnungsnummer zwar ein zwingendes Element jeder Rechnung ist, gibt es für die Gestaltung und Ausführung durchaus mehrere Ansichten. Die folgenden Kriterien und Tipps solltest du für deine Rechnungsnummern bei der Erstellung eines neuen Dokuments am besten beachten:
- Nicht immer lässt sich für eine Lückenlosigkeit der Rechnungen sorgen. Wichtiger ist jedoch, dass die Systematik trotz einzelner Lücken erkennbar bleibt, um Willkür zu vermeiden.
- Neben Zahlen sind auch Buchstaben für die fortlaufende Rechnungsnummer erlaubt.
- Solltest du mit deinem Unternehmen Kleinbetragsrechnungen ausstellen, die unterhalb der Grenze von 250 Euro liegen, musst du keine fortlaufende Rechnungsnummer angeben.
Weitere Tipps für den Aufbau deiner Rechnungsnummern
Nummernkreise und weitere Formen der Nummerierung sind grundsätzlich ebenfalls kein Problem. Auch hierbei gilt der Maßstab, dass die Vergabe der Rechnungsnummer nachvollziehbar und sowohl für den Empfänger als auch für das Finanzamt eindeutig bleibt. Solltest du als neues Unternehmen nicht mit der Rechnungsnummer 1 starten wollen, kannst du dich selbstverständlich auch für andere Varianten entscheiden. Starte zum Beispiel mit der 582, solange von dort aus ein System beginnt.
Um selbst den Überblick zu deiner Rechnungsnummer zu behalten, kommt es auf eine möglichst einfache Gestaltung an. Auch zeitliche Komponenten wie das Jahr sollten berücksichtigt werden, um für eine Abgrenzung der verschiedenen Abschnitte und Geschäftsjahre zu sorgen. Eine Nummer wie die 2022008 ist ebenso unproblematisch wie eine 2022-0072 oder eine 22001. Das legst du fest.
Auch automatisiert und im Tool eine gute Wahl
Während die manuelle Rechnungsstellung bei kleinen Unternehmen grundsätzlich möglich ist, wird die bloße Anzahl an Dokumenten im späteren Verlauf zu einer echten Herausforderung. Aus diesem Grund ist auch für die Rechnungsnummern ein automatisiertes System gefragt, um Fehler bei der Vergabe der Nummerierung zu vermeiden. Sowohl direkt im Rechnungsprogramm als auch per Word oder Excel wird die automatisierte Vergabe möglich. Nutze hierzu am besten die folgenden Tricks:
- Mithilfe von Makros wird eine automatisierte und gleichzeitig fortlaufende Nummer für Word und Excel einstellbar. Dies ist sowohl mit Vorlagen als auch manuell im Tool möglich.
- Bei einem professionellen Rechnungsprogramm wird die fortlaufende Rechnungsnummer problemlos einstellbar. Gleiches gilt für eigene Nummernkreise und weitere Detailangebote.
- Solltest du die manuelle Rechnungserstellung bevorzugen, kannst du auf Rechnungsblöcke mit fortlaufender Nummer zurückgreifen. So kommt sicher keine Rechnung zweimal vor.
Wenn es um die passende Nummer für deine Rechnung geht, bist du grundsätzlich frei und flexibel. Dennoch lohnt es sich, fortlaufende Pflichtangaben und Berechnungen automatisiert zu erfassen und organisatorische Komponenten exakt im Blick zu behalten. Moderne Tools und Softwareprodukte für die Erstellung von Rechnungen helfen dir dabei, Rechnungen mit fortlaufenden Ziffern zu erstellen.
Mit richtigen Rechnungsnummern zur gültigen Rechnung!
Eine fortlaufende und durchdachte Nummerierung ist für jede neue Rechnung von Bedeutung. Nicht nur die Anzahl deiner Rechnungen, sondern auch das Jahr oder der Monat können bei der Nummer berücksichtigt werden. Gleiches gilt für Nummernkreise und Buchstaben, die innerhalb der jeweiligen Rechnungsstellung kein Problem darstellen. Sorge daher für ein nachvollziehbares System, um selbst den Überblick zu behalten. Mehr zur richtigen Buchung von Eingangsrechnungen liest du direkt hier.
