Finanzbuchhaltung und Ihre Abläufe – die wichtigsten Grundlagen

Juli 20, 2022
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Inhaltsverzeichnis

Hast du deine Unternehmenszahlen immer übersichtlich und aktuell zur Hand? Für viele Unternehmer ist der Bereich Buchhaltung ein eher unangenehmes Thema. Jedoch sind Zahlen im Rahmen der Buchführung enorm wichtig, um den Erfolg des Betriebs zu bewerten. Zudem haben viele Unternehmen in Deutschland eine Buchführungspflicht. Eine besondere Rolle innerhalb des Rechnungswesens nimmt die Finanzbuchhaltung ein. Doch wie genau funktioniert die Finanzbuchhaltung? Und welche Vorgänge sind rund um die zahlreichen Aufwendungen im Unternehmen zu beachten? Genau das erfährst du hier.

Die wichtigsten Details des Rechnungswesens der Finanzbuchhaltung

Das Rechnungswesen oder das betriebliche Rechnungswesen gilt als ein großer Oberbegriff. Die Finanzbuchhaltung ist ein wichtiger Teil davon. Sie ist für die Erfassung der Vermögenslage verantwortlich. In der Finanzbuchhaltung oder FiBu werden Bestände und Ströme gegeneinander gerechnet. Am Jahresende wird eine Bilanz erstellt. Oft wird diese durch Steuerberater erstellt.

Die Daten der FiBu müssen belegbar sein. Zudem ist die Finanzbuchhaltung die Grundlage bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Deswegen müssen dort alle Zahlungsvorgänge nachvollziehbar aufgeführt sein. Die Finanzbuchhaltung kann aber unter anderem auch für potenzielle Investoren oder Banken von Bedeutung sein. Nur so werden die Daten der jeweiligen Rechnungsperiode auch später noch klar nachvollziehbar.

Diese Tätigkeiten gehören zur Finanzbuchhaltung in Unternehmen

Generell ist die Finanzbuchhaltung ein sehr umfangreiches und weitreichendes Feld. Dementsprechend vielfältig sind auch die damit verbundenen Aufgaben. Im Folgenden möchten wir die Tätigkeiten aufführen, welche zur Finanzbuchhaltung gehören:

  • Dokumentation aller Geschäftsvorfälle (Debitoren und Kreditoren)
  • Aufstellung der Bilanz bzw. Ermittlung der Bestände
  • Ermittlung der Bestandsveränderung
  • Aufstellung der GuV Rechnung
  • Auskunft bei Steuerprüfungen vom Finanzamt

Ähnlich wie auch in der Debitorenbuchhaltung spielt Genauigkeit für die Aufgaben der FiBu eine sehr wichtige Rolle. Bereits kleinste Fehler können sich durch den gesamten Jahresabschluss ziehen und dafür sorgen, dass Vorgänge durch Rechenfehler unnötig verkompliziert werden. Die Finanzbuchhaltung orientiert sich daher eng an der Gewinn- und Verlustrechnung, um Erträge möglichst vollständig zu erfassen.

In diesen Fällen bist du zur Finanzbuchhaltung verpflichtet

Nach § 238 HGB ist die Finanzbuchhaltung für die meisten Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Ausnahmen gibt es lediglich für Kleinbetriebe und Freiberufler, welche einen Gewinn von weniger als 60.000 € erwirtschaften und bei denen der Umsatz 600.000 Euro nicht übersteigt. Die Finanzbuchhaltung ist von daher gesetzlich in den meisten Betrieben vorgeschrieben und wird dementsprechend praktiziert.

Tipp:

Freiberufler und Kleinbetriebe sollten dennoch Ihre Einnahmen und Ausgaben unbedingt erfassen. Dies kann in einer sogenannten Einnahme-Überschuss-Rechnung erfolgen. Kurz wird diese EÜR genannt. 

Darauf kommt es bei der Durchführung der Finanzbuchhaltung an

Bei einer erfolgreichen Finanzbuchhaltung kommt es auf viele Aspekte an, um Geschäftsvorfälle möglichst erfolgreich zu erfassen. Die folgenden Bereiche und Vorgänge solltest du aus diesem Grund im Blick haben:

Effektive Belegverwaltung

Die Dokumentation ist in der Finanzbuchhaltung besonders wichtig. Jeder Beleg, welcher einen betrieblichen Hintergrund hat muss erfasst werden. Eine effektive Belegverwaltung ist in diesem Fall wichtig. In früheren Zeit wurden dies alles manuell erfasst. In der heutigen Zeit ist es möglich, die Belege digital zu erfassen und zu speichern. Belege müssen wie auch die FiBu selbst aufbewahrt werden.

Tipp:

 

Ein Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchhaltung lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Zudem müssen Belege meist zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden.

Soll und Haben

Weitere wichtige Begriffe im Rahmen der Finanzbuchhaltung sind Soll und Haben. Dies ist die Grundlage der Finanzbuchhaltung. In der Finanzbuchhaltung werden sogenannte Konten geführt. Diese sind immer in Soll und Haben unterteilt. Unterschieden wird zwischen Aktiv- und Passivkonten. 

Bei Aktivkonten wird die Mehrung im Soll und die Minderung im Haben verbucht. Bei Passivkonten ist dies genau andersrum. Es wird die sogenannte T-Kontenform angewendet. Welche Bezeichnung die Konten erhalten, ist im Kontenrahmen zu erfahren. Im Laufe der Zeit haben sich für verschiedene Branchen mehrere Kontenrahmen etabliert.

Aktiva und Passiva

Die Namen Aktiva und Passiva kommen für die Bezeichnung der Kontenseiten in der Bilanz zum tragen. Auf der Aktiva Seite sind alle Vermögensgegenstände angegeben. Auf der Passiva Seite werden die Vermögenswerte aufgelistet. Die Aktivseite wird in Anlagevermögen und Umlaufvermögen unterteilt. Die Passivseite ein Eigen- und Fremdkapital.

Buchungssätze

Keine Finanzbuchhaltung funktioniert ohne Buchungssätze. Diese sind das Grundinstrument, um Werte verbuchen zu können. In diesem Fall gilt immer der Grundsatz: Soll an Haben. Mehrungen werden in den sogenannten Aktivkonten auf der Sollseite verbucht und Abgänge auf der Habenseite. Auf der Kapitalseite werden Mehrungen auf der Habenseite und Abgänge auf der Sollseite verbucht. Es werden immer auch die Beträge mit angegeben. 

Auf diese Ziele solltest du bei der Finanzbuchhaltung achten

Zunächst ist die FiBu für die Dokumentation wichtig. Alle Bestände werden erfasst. Jeder Beleg wird in der FiBu erfasst. Erst dadurch ist eine wirkliche Gewinnermittlung möglich. Die Dokumentation ermöglicht zudem die Ordnung der Belege.

Wie schon erwähnt ist die Finanzbuchhaltung bei der Gewinnermittlung sehr wichtig. Nur mit einer lückenlosen und genauen FiBu ist es möglich, die Gewinne am Ende eines Geschäftsjahres zu erfassen. Die Gewinnermittlung ist hingegen die Grundlage zur Besteuerung des Unternehmens. Veränderungen müssen stets eingearbeitet werden.

Eine wichtige Steuer im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit ist die Steuerlast. Viele Unternehmen müssen diese jeden Monat leisten. Die Ermittlung der Umsatzsteuerlast wird auf Grundlage der Finanzbuchhaltung durchgeführt. Es gibt für diesen Fall speziell Konten für Umsatzsteuer. Bei jeder Buchung muss dies berücksichtigt sein.

Anhand all dieser Tatsachen erhält der Unternehmer oder die jeweiligen Mitarbeiter einen Überblick zur finanziellen Situation des Unternehmens. Diese ist wichtig für weitere Planungen oder Investitionen. Der Finanzüberblick kann unter anderem auch für Banken oder Investoren interessant sein.

Wie dir eine Software bei der Finanzbuchhaltung helfen kann

Speziell in kleinen Unternehmen kann die Finanzbuchhaltung selbst erledigt werden. Dennoch ist der Aufwand auch in diesem Fall schon besonders hoch. Spätestens dann, wenn die Finanzbuchhaltung umfangreicher und spezieller wird und das Unternehmen immer weiter wächst, solltest du dir Gedanken zur Vereinfachung machen.

In diesem Fall kann die spezielle Software für die Finanzbuchhaltung rechnen. Mittlerweile gibt es am Markt die unterschiedlichsten Anbieter, welche Lösungen für kleine und große Unternehmen anbieten. Die Software kann im Zweifelsfall noch weitere Dinge der Buchhaltung und Organisation direkt mit erledigen.

Die wichtigsten Unterschiede zur Betriebsbuchhaltung

Bei der Finanzbuchhaltung und der Betriebsbuchhaltung handelt es sich jeweils im Säulen des Rechnungswesens. Die Finanzbuchhaltung wird oft auch als externe Buchhaltung bezeichnet. Sie richtet sich nach Außen und gibt Bestände und Ströme wieder.

Die Betriebsbuchhaltung ist hingegen eher intern angesiedelt. Ein wichtiger Bestandteil der Betriebsbuchhaltung ist die Kosten- und Leistungsrechnung. Kosten und Leistungen können innerhalb des Unternehmens erfasst, verglichen und optimiert werden. Dadurch kann das Gesamtergebnis des Unternehmens verbessert werden.

Jetzt selbst von einer gelungenen Finanzbuchhaltung profitieren

Buchhaltung und Rechnungswesen sind immer schwierige Aspekte in einem Unternehmen. Die Finanzbuchhaltung spielt innerhalb des Unternehmens eine wichtige Rolle. Demzufolge solltest du dich dieser Aufgabe sorgfältig widmen. Die Zahlen sind das Grundgerüst eines jeden Betriebs. Die Finanzbuchhaltung bringt diese übersichtlich zusammen und bietet ein Ergebnis. In diesem Zusammenhang kannst du dir bei uns auch Wissen zu den Themen T-Konten und Aufbewahrungsfristen aneignen.

Ein Projekt der RIK JAMES Media GmbH.
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