Der Aufbau einer Bilanz – so gehst du konkret vor!

Das Wort „Bilanz“ ist eines, das dir als Unternehmer gut bekannt sein sollte. Sowohl im Handelsgesetzbuch (HGB) als auch im Einkommenssteuergesetz (EStG) ist geregelt, wer bilanzieren muss und wie eine Bilanz aufgebaut sein sollte. Du hast dich gerade erst selbstständig gemacht und suchst Informationen, was du zu beachten hast? Musst du überhaupt bilanzieren? Wie ist eine Bilanz aufgebaut und welche Bestandteile hat sie? Direkt hier liefern wir dir alle Antworten auf deine Fragen und helfen dir dabei, deine Bilanzen bis zum Bilanzstichtag im Griff zu haben.

Die Grundformen einer umfassenden Bilanz

Eine Bilanz wird immer in T-Form dargestellt. Doch nicht nur die Bilanz an sich, sondern auch alle darin enthaltenen Konten entsprechen diesem Format. Daher kommt auch der Name T-Konten. Wie genau das funktioniert und was du bei einer Buchung beachten musst, erklären wir dir hier.

Ein weiterer Bestandteil, der unabhängig von deinen gebuchten Konten immer in deiner Bilanz vorkommt, ist die Bilanzsumme. Diese steht am Ende der Bilanz auf beiden Seiten des T-Kontos und berechnet sich aus den von dir gebuchten Positionen.  Somit zeigt sie dir das Volumen deiner Unternehmensbilanz an.

In diesen Fällen bist du zur Bilanzierung verpflichtet

Im § 242 des HGB ist festgelegt, ab wann du zu einer Bilanzierung verpflichtet bist. Dies ist nämlich abhängig von den folgenden Punkten:

• deiner Rechtsform
• deinem Gewinn
• deinem Umsatz
• deiner Tätigkeit

Wir haben dir eine Übersicht zu den Unternehmensformen zusammengestellt, sodass du schnell überblicken kannst, was auf dich zutrifft:

Kapitalgesellschaften

Unter die Kapitalgesellschaften zählen die GmbH, AG, UG oder die KGaG. Diese werden in der Regel von mehreren Gesellschaftern getragen und sind bis zur Höhe ihrer jeweiligen Einlagen haftungsbeschränkt. Wenn du eine Kapitalgesellschaft gegründet hast, bist du laut HGB verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen. Diese soll deinen Gläubigern eine bessere Übersicht über vorhandenes Vermögen und bestehende Verpflichtungen geben. Zusätzlich musst du deinen Jahresabschluss inklusive Bilanz im Bundesanzeiger veröffentlichen.

Personengesellschaften

Wenn du eine OHG, KG oder eine GmbH & Co. KG gegründet hast, bist du ebenfalls laut HGB verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen. Hast du hingegen die Sonderform der GbR oder PartG gewählt, musst du nicht bilanzieren, da diese Unternehmensformen keinen Kaufmanns-Status im Sinne des HGB besitzen.  Eine Veröffentlichung im Bundesanzeiger ist für Personengesellschaften freiwillig.

Freiberufler

Als Freiberufler gemäß §18 EStG bist du von der Bilanzierungspflicht befreit. Hier reicht es, wenn du im Zuge deiner Steuererklärung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufstellst.

Einzelunternehmer

Als Kleingewerbetreibender benötigst du eine Gewerbeanmeldung, musst dich aber nicht im Handelsregister eintragen. Dank der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG bist du nicht von der Bilanzierungspflicht betroffen und es reicht, wenn du eine EÜR erstellst.

Eingetragene Kaufleute sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Bilanzierung befreit. Solange dein Gewinn unter 60.000 Euro und dein Umsatzerlös unter 600.000 Euro im Geschäftsjahr liegen, musst du nicht bilanzieren.

So unterscheiden sich Schlussbilanz und Eröffnungsbilanz

Deine Schlussbilanz ergibt sich am Ende eines jeden Geschäftsjahres aus den Salden aller von dir gebuchten Konten. Die Eröffnungsbilanz dagegen gibt die finanzielle Lage deines Unternehmens zu Beginn eines Geschäftsjahres wieder. Deine Eröffnungsbilanz muss immer gleich der Schlussbilanz des Vorjahres sein (außer im Jahr der Unternehmensgründung). Die Deckungsgleichheit von Schlussbilanz und Eröffnungsbilanz wird Bilanzkontinuität oder auch Bilanzidentität genannt und zählt zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung.

Wenn du mehr zum Thema Salden erfahren willst, lies unseren Artikel hierzu.

Handelsbilanz und Steuerbilanz im Unterschied

Um zu verstehen, warum du überhaupt zwei Bilanzen erstellen musst, solltest du den Zweck der Handels- und der Steuerbilanz kennen.

Die Handelsbilanz soll bestimmte Personengruppen, welche mit deinem Unternehmen in Verbindung stehen, über dessen Finanz- und Vermögenslage informieren.  Dadurch sollen vor allem deine Kapitalgeber und Investoren geschützt werden, aber auch deine Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter können sich ein Bild deines Unternehmens machen.

Eine Steuerbilanz dagegen wird ausschließlich für das Finanzamt erstellt. Dieses berechnet hieraus die Höhe der von dir zu zahlenden Ertragssteuern (Einkommenssteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer).

Für die Erstellung der Steuerbilanz wird einfach deine Handelsbilanz genommen und mithilfe steuerlicher Regelungen aus dem EStG angepasst. Es erfolgen Hinzurechnungen, Kürzungen oder Anpassungen von Bewertungsansätzen bestimmter Bilanzpositionen. Diese Änderungen werden allerdings nur außer-bilanziell erfasst, das heißt sie werden nicht in deiner Bilanz gebucht.

Aktiva und Passiva zur Erfassung in der Bilanz

Jedes T-Konto hat zwei Seiten. Auf der linken Seite stehen deine Vermögensgegenstände, die sogenannten Aktiva. Rechts befindet sich dein Fremd- und Eigenkapital. Diese werden auch Passiva genannt. Beide Seiten der Bilanz müssen immer gleich groß sein (Deckungsgleichheit).

Die Aktiva zeigen dir die Mittelverwendung deines Unternehmens im Geschäftsjahr an. Die Passiva erläutern die Mittelherkunft deines Vermögen, sprich, woher das Geld deines Unternehmens stammt. Erst die Verbindung aus Aktivseite und Passivseite sorgt dadurch für verlässliche Daten.

Weitere Bilanzpositionen für den Aufbau laut HGB

Der § 266 im HGB gibt den Aufbau der Bilanz genau vor. Um dir diesen ganz einfach erklären zu können, gehen wir am besten seitenweise vor.

Fangen wir bei den Aktiva an. Hierzu zählt zum einen das Anlagevermögen. Dieses beinhaltet alle Gegenstände, die deinem Unternehmen dauerhaft dienen, z. B. Grundstücke, Maschinen oder Fahrzeuge.  Zum anderen gehört auch noch das Umlaufvermögen dazu. Dieses besteht aus Sachverhalten, die dein Unternehmen nur vorübergehend tangieren, z. B. geleistete Anzahlungen, Forderungen und Rohstoffe, aber auch dein Bank- und Kassenbestand. Ein weiterer Bestandteil der Bilanz sind die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten. Dabei handelt es sich um Geschäftsvorfälle, die du bereits im alten Geschäftsjahr bezahlt hast, aber die Leistung erst im neuen Geschäftsjahr fällig wird, z. B. Abos oder Jahreswartungen.

Auf der Passivseite deiner Bilanz steht als erstes das Eigenkapital. Diese Bilanzposition, bestehend aus gezeichnetem Kapital, Kapitalrücklagen und Gewinnrücklagen, ist das Kapital, dass deinem Unternehmen selbst gehört. Danach folgen die Rückstellungen. Diese bildest du für im Geschäftsjahr entstandene Vorgänge, die der Höhe nach bekannt sind, du aber erst im Folgejahr bezahlst, z. B. Rückstellungen für Ertragssteuern. Als dritte Position kommt das Fremdkapital. Hierzu zählen Bankkredite und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Zum Schluss werden auch noch die passiven Rechnungsabgrenzungsposten ausgewiesen. Dies sind Zahlungen, die du bereits im alten Geschäftsjahr von deinen Kunden erhältst, die Leistung aber erst im neuen Geschäftsjahr erbringst.

Unsere Tipps zur korrekten Erstellung einer Bilanz

Die Positionen der Aktiva sind nach ihrer Liquidität (Flüssigkeit) gegliedert. Die Liquidität nimmt von unten nach oben ab, d. h. du bekommst eher Geldmittel für deine Forderungen als für deine Grundstücke. Die Positionen der Passivseite sind dagegen nach ihrer Fälligkeit gegliedert. Ganz unten stehen die Positionen, die am fälligsten sind und somit als erstes von dir zurückgezahlt werden müssen. So behältst du vorhandene Schulden je nach Dringlichkeit mit der Bilanz im Blick.

Damit du deine Bilanz fehlerfrei erstellst, musst du dir deren Aufbau und ihre Gliederung genau verinnerlichen. Außerdem solltest du mindestens einmal jährlich eine Inventur durchführen, damit du alle Vermögensgegenstände zum Jahresabschluss erfassen kannst. Sowohl Rücklagen als auch Anlagen, Wertpapiere und andere Werte lassen sich für jedes Wirtschaftsjahr auf diese Weise ideal erfassen.

Erfahre mehr über den Aufbau deiner Bilanz!

Nun hast du einen guten Überblick darüber, ob du überhaupt bilanzierungspflichtig bist und wie deine Bilanz aufgebaut sein muss. Und wir haben noch einen kleinen Tipp für dich: Alle Konten der Bilanz sind nämlich sogenannte Bestandskonten. Wenn du noch detailliertere Informationen zu diesen Konten haben möchtest, lies diesen Artikel von uns. Dennoch empfehlen wir dir, aufgrund der hohen Komplexität der Bilanzierung mit einem guten Steuerberater zu kooperieren, der alle Abläufe kennt.