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Für uns als Unternehmer ist das Handelsgesetzbuch mit seinen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung die wichtigste Vorschrift überhaupt. Auch zur Bedeutung von Belegen stehen dort viele wichtige Erkenntnisse. Doch warum benötigst du dafür Belege? Und welche Bedeutung haben sie? Gibt es unterschiedliche Belegarten? Genau diese Fragen beantworten wir dir in unserem Artikel und informieren dich im Detail zu den Belegarten.
Was genau ist ein Beleg und welche Rolle spielt er?
Ein Beleg ist ein Dokument zum Nachweis verschiedener Geschäftsvorfälle im Unternehmen. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Rechnungen, Quittungen oder Entnahmelisten handeln. Sämtliche finanzielle Auswirkungen müssen durch Belege festgehalten werden.
„Keine Buchung ohne Beleg“ lautet das Grundprinzip in der Buchhaltung. Dabei ist es unerheblich, ob die Belege noch als Papier oder bereits digital vorliegen.
Belege schützen sowohl dich als Unternehmer als auch deine Kunden und Lieferanten. Mit ihrer Hilfe beweist, also belegst du die Richtigkeit deiner Buchführung gegenüber dem Finanzamt. Ohne diese könnten alle deine Buchungen angezweifelt werden.
Die unterschiedlichsten Belegarten und ihre Bedeutung!
Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Steuerfestsetzungen - in deiner Buchhaltung wirst du mit den unterschiedlichsten Belegarten konfrontiert werden. Um welche Belegart es sich jeweils handelt, ist abhängig von der Herkunft des Beleges. Wir unterscheiden deshalb zwischen den folgenden Kategorien:
- Externe Belege, auch Fremdbelege genannt, sind beispielsweise Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Frachtbriefe oder Kontoauszüge. Diese Belegart wird deinem Unternehmen immer von außen, also von fremden Dritten, ausgestellt.
- Interne Belege, auch bekannt als Eigenbelege, sind eine Belegart, die du selbst in deinem Unternehmen erstellst. Dazu zählen zum Beispiel die Ausgangsrechnungen, Materialentnahmescheine oder Lohnlisten.
- Notbelege sind eine spezielle Belegart und zählen zu den Eigenbelegen. Diese kannst du erstellen, wenn ein Beleg verloren gegangen sein sollte oder nicht ausgestellt werden konnte. Sie sind eidesstattliche Erklärungen, die vom Ersteller unterschrieben werden müssen und versichern, dass der Vorgang in der angegebenen Art und dem beschriebenen Umfang stattgefunden hat.
Tipp:
Wie der Name schon sagt, sollten Notbelege nur eine Ausnahme darstellen! Sie müssen glaubhaft nachvollziehbar sein und sollten keine hohen Beträge aufweisen. Wenn diese Belegart gehäuft in deiner Buchführung auftaucht, darf das Finanzamt deine komplette Buchhaltung infrage stellen – das willst du auf keinen Fall!
Diese Angaben gehören auf einen korrekten Beleg
Der §14 des Umsatzsteuergesetzes regelt, welche Angaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Diese Vorgaben kannst du aber auch für alle anderen Belege heranziehen, zum Beispiel für Lohnbescheinigungen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer des leistenden Unternehmers (alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer),
- das Ausstellungsdatum des Beleges,
- eine Belegnummer/Aktenzeichen,
- das Datum und eine Beschreibung des Geschäftsvorfalles,
- bei Rechnungen oder Quittungen das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,
- bei Rechnungen oder Quittungen den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für den Vorgang eine Steuerbefreiung gilt,
- in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger den Hinweis „Gutschrift”.
Weitere Sonderformen für Bewirtung und Kleinbeträge
Im Geschäftsalltag ist es durchaus üblich, dass wir mit unseren Kunden, entweder zur Akquise oder zur Vertiefung unserer Geschäftsbeziehungen, essen gehen. Wenn du die Kosten hierfür übernimmst und diese auch steuerlich absetzen willst, musst du allerdings noch ein paar Besonderheiten beachten.
Zum einen muss die Bedienung den Hinweis bekommen, dass es sich um eine geschäftliche Bewirtung handelt. Daraufhin wird dir ein Bewirtungsbeleg ausgestellt, welchen du noch mit dem Bewirtungsgrund und den Namen der bewirteten Personen versehen musst (inklusive deinen eigenen).
Zum anderen musst du ein Auge darauf haben, welchen Betrag die Rechnung ausweisen wird. Die magische Grenze bei Rechnungen beträgt 250,00 Euro. Ist der Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer, kleiner, handelt es sich um eine sogenannte „Kleinbetragsrechnung“. Hier besteht die Vereinfachung, dass nicht alle oben genannten Angaben zwingend notwendig sind. Ein Kassenbon oder eine einfache Quittung, wo folgende Angaben enthalten sind, ist in diesem Falle völlig ausreichend:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Geschäftsvorfall
- Betrag
- Umsatzsteuersatz
So gehst du als Unternehmer richtig mit Belegen um
Die Organisation deiner Buchführung ist das A und O. Wenn ein Beleg bei dir eingeht, solltest du ihn am besten gleich mit einem Eingangsstempel versehen. Prüfe, ob es sich um das Original handelt, Kopien werden vom Finanzamt in der Regel nicht anerkannt.
Wenn du Belege, insbesondere Rechnungen, bereits in digitaler Form erhältst, musst du außerdem sicherstellen, dass diese von dir nicht verändert werden. Bestehe daher auf Belege im PDF-Format. Falls du deinen Beleg nicht im PDF-Format erhältst, kannst du ihn mit einem Converter natürlich ebenfalls in richtige Format überführen – und dich so absichern.
Das richtige Verbuchen eines vollständigen Beleges
Wichtig bei der Belegerfassung ist, dass diese zeitnah geschieht. Spätestens zum Monatsende müssen alle Belege in die Buchhaltung überführt sein, damit alle Daten für anfallende Meldungen hinterlegt sind. Große Unternehmen arbeiten zu diesem Zweck meist mit einer Steuerberatung zusammen. Viele buchhalterische Aufgaben rund um die zahlreichen Belegarten kannst du jedoch auch selbst übernehmen.
Die Verbuchung erfolgt immer mittels eines EDV-Systems. Um herauszufinden, welches für dich am geeignetsten ist, frage dich, welche Funktionen du benötigst bzw. auf was du Wert legst. Möchtest du zum Beispiel betriebswirtschaftliche Auswertungen machen? Wenn ja, welche? Benötigst du einen Betriebsabrechnungsbogen? Wie umfangreich wird deine Buchhaltung? Daran sollte sich dein System bemessen.
Wenn alle Belege verbucht sind, musst du sie noch ablegen und aufbewahren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, wenn sie eine Buchfunktion haben, beträgt 10 Jahre. Solltest du dich zusätzlich zu den Besonderheiten der Aufbewahrung von Lieferscheinen belesen wollen, dann schau am besten direkt hier vorbei.
Tipp:
Eine Buchhaltung muss so aufgebaut sein, dass ein fremder Dritter jederzeit in der Lage ist, diese zu prüfen und nachzuvollziehen. Dafür ist es erforderlich, dass die Belege in zeitlicher Reihenfolge, vollständig und mit lückenloser, fortlaufender Nummerierung erfasst werden.
Mit Belegen zur einfachen und schnellen Abrechnung!
Belege sind der wichtigste Bestandteil deiner Buchhaltung und die Grundlage jeder Buchung. Nur durch sie kannst du deine Geschäftsfälle korrekt erfassen und abbilden. Beachte aus diesem Grund die vielen Faktoren der ordnungsgemäßen Buchführung. Eine zum Beispiel fehlerhafte Rechnung, egal ob Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung, kann erhebliche steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen. Mehr zur Buchung deiner Eingangsrechnung liest du daher direkt hier, um deine Buchhaltung auf den neusten Stand zu bringen.
