Die Betriebsprüfung – Ablauf, Vorbereitung und Tipps!

Juli 20, 2022
Lesezeit: 7 Minuten

Inhaltsverzeichnis

Ordnest du deine Belege immer schön sauber und ordentlich? Eine gute Organisation und Verwaltung lässt dich im Falle einer Betriebsprüfung immer einen kühlen Kopf bewahren. In der Praxis kann es ständig zu einer Betriebsprüfung kommen, weshalb du auf diesen Umstand vorbereitet sein solltest. Doch wie genau läuft eine Betriebsprüfung vor Ort ab und mit welchen Tipps vermeidest du übermäßige Anspannung? In diesem Beitrag stellen wir dir im Detail vor, was du bei deiner Betriebsprüfung konkret erwarten kannst.

Was ist eine Betriebsprüfung und wann kommt sie auf dich zu?

Eine Betriebsprüfung wird von Amts wegen durchgeführt und ist von Ämtern angeordnet. Sie wird oft auch als Außenprüfung bezeichnet. Die Prüfer gehen dafür in die Betriebe. Es gibt verschiedene Arten und Möglichkeiten der Betriebsprüfung. Sinn und Zweck einer solchen Betriebsprüfung ist, dass die Prüfer nachvollziehen können, dass alle Steuern ordnungsgemäß und in voller Höhe gezahlt worden sind. Die Besteuerung spielt in diesem Fall eine wichtige Rolle. Generell kann eine Betriebsprüfung jeden Betrieb und jeden Steuerpflichtigen treffen – auch wenn besonderen Indizien natürlich verstärkt nachgegangen wird.

Bei einer solchen Steuerprüfung werden die jeweiligen Unterlagen nach Ihrer Richtigkeit untersucht. Auffälligkeiten sollten möglichst vermieden werden. Insbesondere die Umsätze und Gewinne von Betrieben sind für die Prüfer interessant und von Bedeutung. Anhand dieser Daten wird meist die Besteuerung wichtiger Unternehmenssteuern durchgeführt.

Es kann gut sein, dass die Prüfung die Daten und Zahlen von mehreren Jahren ins Visier nimmt. Deshalb ist es wichtig, dass diese innerhalb von kürzester Zeit verfügbar sind und nachvollziehbar angeordnet werden.

Die Akteure der Betriebsprüfung – unser Überblick

Neben dem eigentlichen Betrieb gibt es bei einer Betriebsprüfung noch weitere Akteure. Je nach Unternehmen können diese sehr unterschiedlich sein. Die wichtigsten Akteure bei einer Betriebsprüfung sind:

  • Finanzamt
  • Sozialversicherung
  • Steuerberater

Generell kann eine Außenprüfung vom Finanzamt oder von der Sozialversicherung ausgehen. Das Finanzamt führt eine Steuerprüfung von allen betrieblichen Steuerarten durch. Die Sozialversicherung prüft in den Bereichen Sozialversicherung und Unfallversicherung.

In der heutigen Zeit wird speziell die Erstellung der Jahresabschlüsse mehrheitlich an Steuerberater ausgelagert. Deshalb ist bei einer Prüfung vornehmlich auch der Steuerberater mit in das Prozedere einzubeziehen. Dieser kann auf fachliche Fragen schneller und fundierter eine Antwort geben. 

Die Buchführung und Buchhaltung sollten lückenlos und nachvollziehbar sein. Zudem muss die Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

In dieser Häufigkeit ist mit einer Betriebsprüfung zu rechnen

Generell ist es so, dass sich die Häufigkeit der Betriebsprüfung nach der Größe des Unternehmens richtet. Im Folgenden findest Du eine Tabelle, in der die Größenklassen von Betrieben angegeben sind. Anhand dieser Angaben wird dein Unternehmen eingeordnet und die Häufigkeit einer Prüfung bestimmt.

GrößenklasseUmsatz pro JahrGewinn pro JahrHäufigkeit (Durchschnitt)
Kleinstbetriebemax. 145.000 €max. 30.000 €53 Jahre
Kleinbetriebeab 170.000 €ab 36.000 €21 Jahre
Mittelbetriebeab 900.000 €ab 56.000 €11 Jahre
Großbetriebeab 7,3 Mio. €ab 280.000 €jährlich

Neben den durchschnittlichen Werten kann eine Betriebsprüfung auch ständig und zu jeder Zeit durchgeführt werden. Zudem handelt es ich bei den Werten aus der Tabelle nur um Durchschnittswerte. In welchen Intervallen konkret geprüft wird, kann je nach Fall und Branche abweichen.

Muss eine Betriebsprüfung zwingend einen Anlass haben?

Eine Betriebsprüfung ohne einen Anlass ist in der Regel nicht zulässig. Es kann jedoch gut sein, dass außerhalb des Turnus eine Betriebsprüfung zustande kommt. Vom Finanzamt wird dies in der Regel nur dann durchgeführt, wenn Unregelmäßigkeiten auftreten. Diese können zum Beispiel sein:

  • eine nicht plausible Steuererklärung oder Sachverhalte
  • Fehler in Bilanz oder Jahresabschluss
  • stark schwankende Gewinne
  • regelmäßig verspätete Steuererklärungen oder Voranmeldungen
  • zu späte Begleichung der Steuerschuld

Deshalb ist es wichtig, immer alle Fristen von Behörden einzuhalten und entsprechende Zahlungen pünktlich zu leisten. Insbesondere die Buchhaltung ist immer wahrheitsgemäß zu führen. Mit einer erfahrenen Steuerberatung bist Du daher meist in der Lage, den Prüfungszeitraum problemlos etwas zu schieben.

So läuft die Betriebsprüfung im normalen Umfang ab

Grundsätzlich ist eine Betriebsprüfung immer individuell und orientiert sich am Einzelfall. Dennoch gibt es natürlich einige wiederkehrende Elemente, auf die Du Dich auch im Rahmen der Betriebsprüfung verlassen kannst. Wir zeigen Dir daher auf, wie eine Betriebsprüfung bei Dir im Normalfall ablaufen kann. Egal ob Du Gründer bist oder einen großen Betrieb besitzt. Die Herangehensweise der Ämter ist generell die Gleiche. 

1) Anordnung

Die Prüfungsanordnung ist ein Schriftstück, welches per Post vom Finanzamt an Dich zugestellt wird. In dieser Anordnung sind zum einen der Ort und die Zeit zu lesen. Zudem solltest du genau die Daten deines Unternehmens überprüfen. Sie ist als Ankündigung der Prüfung zu verstehen.

Ebenfalls ist der Prüfer an sich erwähnt. Zudem wird der Umfang der Prüfung angegeben. Du kannst also in der Zeit bis zur Prüfung alle erforderlichen Daten sammeln und direkt bereitstellen. Zudem kannst du Kontakt zu deinem Steuerberater aufnehmen und dich mit ihm beraten.

Falls der Termin aus triftigen Gründen nicht wahrnehmbar ist, solltest du unbedingt vorher mit dem Finanzamt in Kontakt treten und um eine Verschiebung bitten. Jedoch sollte dies nur im Notfall stattfinden. Falls du räumlich keinen Platz für den Steuerprüfer hast, dann kann die Steuerprüfung auch bei deinem Steuerberater oder direkt im Finanzamt stattfinden.

Tipp:

Vor einer Anordnung ist es noch mögliche eine Selbstanzeige aufzugeben. In einigen Fällen kann dies nützlich sein. Eine Selbstanzeige kann zu einer verminderten Strafe führen.

2) Überprüfung

Nachdem die Anordnung angekommen ist und so akzeptiert wurde, findet etwa 2 Wochen nach der Anordnung die eigentliche Außenprüfung statt. In den meisten Fällen findet diese direkt im Betrieb statt. 

Es ist wichtig, dass sie dem Prüfer einen Raum oder einen Arbeitsplatz zuweisen, damit dieser in Ruhe arbeiten kann und alle Unterlagen und Sachverhalte überprüfen und durchsehen kann.

Wichtig ist weiterhin, dass an diesem Tag möglichst alle Unterlagen rund um den Betrieb und die Buchhaltung vorhanden sein. Im besten Fall stellst du direkt einen Mitarbeiter oder deinen Steuerberater ab, falls Fragen zu bestimmten Sachverhalten aufkommen.

Im besten Fall kannst du dies auch persönlich erledigen. Die Prüfer sind angehalten eine solche Prüfung eher kurzzuhalten, sodass meist nach einem Tag eine routinemäßige Betriebsprüfung abgeschlossen ist.

3) Besprechung

Nachdem die eigentliche Prüfung abgeschlossen ist und alle Unterlagen ausgewertet wurden, kommt es zur Auswertung und einer anschließenden Schlussbesprechung. Dort wird zum einen das Ergebnis der Prüfung mitgeteilt. Zum anderen werden hier auch eventuelle Nachzahlungen angeführt.

Diesen Nachzahlungen solltest du unbedingt Folge leisten. Meist ist auch eine Ratenzahlung möglich. Falls die Nachzahlungen nicht getilgt werden, dann kann es zu einer Nachschau kommen. Im schlimmsten Fall wird dann noch intensiver geprüft.

Diesen Umfang hat eine Betriebsprüfung im Unternehmen

In der Regel ist es so, dass in einer normalen Betriebsprüfung der Zeitraum der letzten drei Jahre geprüft werden. Der Zeitraum kann jedoch auch individuell vom Prüfer oder vom Amt festgelegt werden. Zudem kommt es immer auch auf die Größe des Unternehmens an, wie intensiv die Prüfung ausfällt. Insbesondere größere Betriebe werden beinahe jährlich geprüft, um eine saubere Abwicklung zu fördern.

Vor allem dann, wenn dem Amt schon einige Verdachtsfälle bekannt sind, wird meist intensiver und ausführlicher geprüft. Dem Finanzamt geht es in diesem Zusammenhang um Steuern. Größtenteils werden direkt mehrere Steuerarten in einer Betriebsprüfung geprüft. Du solltest also entsprechend alle Unterlagen unbedingt zur Hand haben. Im besten Fall kann dein Steuerberater dem Prüfer an diesem Tag alle Fragen beantworten.

Tipp:

Im Voraus einer Abschlussbesprechung solltest du auf alle Eventualitäten vorbereitet sein. Im besten Fall kann dein Steuerberater dich begleiten.

Welche Unterlagen du zur Betriebsprüfung bereithalten solltest

Bekannterweise werden bei einer Betriebsprüfung die unterschiedlichsten Unterlagen benötigt, doch welche sind das im Detail? Wichtige Unterlagen, die bei der Betriebsprüfung relevant werden, sind die folgenden:

  • Jahresabschlüsse
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Belege
  • Rechnungen
  • Kassenbücher
  • Unternehmensunterlagen
  • Steuererklärungen

Dein Steuerberater hat in solchen Prüfungen oft Erfahrungen und kann dich beraten. Im besten Fall werden gemeinsam alle erforderlichen Unterlagen zusammengesucht. Am Tag der Prüfung sollten dann unbedingt alle Unterlagen vorhanden sein.

Tipp:

Wichtig ist, dass es sich um originale Unterlagen handelt. Diese müssen vollständig und ohne Fehler sein. Die Buchhaltung muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechend.

Deine Rechte und Pflichten während der Betriebsprüfung

Deine Pflichten im Rahmen einer Betriebsprüfung sind klar. Du musst dem Prüfer alle erforderlichen und gewünschten Unterlagen zur Verfügung stellen. Zudem musst du entsprechende Fragen beantworten und die Prüfung nicht behindern. Dies wird als sogenannte Mitwirkungspflicht toleriert.

Ein Prüfer sollte sich stets an Recht und Gesetz halten. Wenn die Prüfung beendet ist, wird vom Prüfer immer dann ein Bericht erstellt, wenn Mängel vorhanden sind. Diese werden in einer Endbesprechung ausgiebig erläutert, sodass du als Unternehmer die Möglichkeit hast zu handeln.

Weiterführende Tipps für eine möglichst kurze Betriebsprüfung

Um die Betriebsprüfung möglichst kurzzuhalten, sind grundsätzlich einige Dinge zu beachten, welche in diesem Artikel erwähnt wurden. Einige weitere Tipps sind:

  • Nimm die Betriebsprüfung nicht auf die leichte Schulter.
  • Bereite dich gut auf die Betriebsprüfung vor, im besten Fall mit deinem Steuerberater.
  • Versuche nicht den Prüfer zu bestechen oder zu etwas zu überzeugen.
  • Arbeite bei der Betriebsprüfung dem Prüfer möglichst gut zu.
  • Du solltest auf ungewöhnliche Auffälligkeiten dir vorher schon eine fundierte Antwort überlegen.

Generell ist jede Betriebsprüfung anders, sodass du immer auch individuell reagieren musst. Mit deinem Steuerberater an deiner Seite, hast du generell einen wichtigen Partner. Für dich als steuerpflichtiges Unternehmen lohnt es sich dabei immer, für eine gewisse Ordnung der Rechnungen und Belege zu sorgen.

Jetzt mehr über die Betriebsprüfung im Unternehmen erfahren!

Betriebsprüfungen sind immer lästig für einen Unternehmer, aber ganz vermeiden lassen sie sich nicht. Mit einer klar geordneten Buchführung bist du jedoch in der Lage, schnell auf mögliche Anordnungen reagieren zu können und den Durchblick zu behalten. Umso besser du deine Aktenberge im Blick hast, desto schneller ist die Betriebsprüfung dann auch wieder vorbei. Orientiere dich für einen groben Rahmenplan gerne am von uns geschilderten Aufbau. Schau dir für ergänzende Fakten auf Wunsch auch unsere weiteren Beiträge an, zum Beispiel zur Ist-Versteuerung oder zur Soll-Versteuerung. So bringst du dein Unternehmen aktiv voran!

Ein Projekt der RIK JAMES Media GmbH.
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