Jahresabschluss erstellen – unsere Tipps zum besten Vorgehen!

Juli 20, 2022
Lesezeit: 5 Minuten

Inhaltsverzeichnis

Für Unternehmen wird er häufig zu einem echten Großprojekt – die Rede ist vom Jahresabschluss, der mit seinen vielen Fristen und Besonderheiten häufig zu einem echten Problem wird. Ohne eine gute Vorbereitung fällt es schwer, die Erstellung nach den Anforderungen des HGB zu gestalten und alle steuerlichen Aspekte zu beachten. Doch wie genau kannst du deinen Jahresabschluss erstellen und welche Schritte sind für dein Unternehmen relevant? Genau das zeigen wir dir hier im Beitrag.

Was genau ist ein Jahresabschluss und wann brauchst du ihn?

Durch einen Jahresabschluss wird der finanzielle Erfolg deiner Firma sichtbar. So ist es möglich, aus den Daten die aktuelle Lage abzuleiten und auf dieser Grundlage eine Bilanz zu erstellen. Doch nicht nur als formeller Überblick, sondern auch zum Abschluss des kaufmännischen Geschäftsjahres ist der Jahresabschluss hierbei eine wichtige Grundlage. Dies macht den jährlichen Erfolg klar erkennbar.

Der Jahresabschluss selbst lässt sich dabei in mehrere Bereiche unterteilen. Dabei gehören die GuV, also die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung zu den wichtigsten Indikatoren. Die folgenden Unterscheidungen solltest du für dein Unternehmen im Blick behalten.

  • Gewinn- und Verlustrechnung (Erträge – Aufwendungen) – Ertragslage
  • Bilanz (Vermögen – Schulden) – Vermögenslage
  • Kapitalflussrechnung – Einzahlung – Auszahlung – Finanzlage

Die wichtigsten Fristen für deinen Jahresabschluss

Laut HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss mit Bilanz zu erstellen. Konkret in diesen Bereich gehören Personengesellschaften, also OHG, KG und GbR, Kapitalgesellschaften, also AG, UG und GmbH, sowie Kapitalgesellschaft & Co, also GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, UG & Co. KG. Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende ist eine klassische Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, vollkommen ausreichend. Für diese reicht die einfache Buchhaltung immer vollständig aus.

Als Grenzwerte ist in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren entweder ein Umsatz von 600.000 Euro oder ein Überschuss von 60.000 Euro zu berücksichtigen. Solltest du eine dieser Grenzen mit dem Unternehmen übersteigen, dann wird auch der Jahresabschluss entsprechend umfangreicher. Für die Fristen und Umsetzung des Jahresabschluss haben wir dir dabei die folgende Tabelle erstellt:

UnternehmensklasseFrist – HandelsbilanzFrist - Steuerbilanz
Kleine Kapitalgesellschaften6 Monate7 Monate – selbst
14 Monate – Berater
Mittelgroße Kapitalgesellschaften3 Monate7 Monate – selbst
14 Monate – Berater
Große Kapitalgesellschaften3 Monate7 Monate – selbst
14 Monate – Berater
Einzelkaufleute12 Monate12 Monate – selbst14 Monate – Berater
Personengesellschaften3-6 Monate –
je nach Größe
7 Monate – selbst
14 Monate – Berater

So bereitest du dich auf deinen Jahresabschluss vor

Grundsätzlich basiert dein Jahresabschluss ohnehin nur auf den monatlichen Abschlüssen, die für das laufende Geschäftsjahr erstellt werden. Umso besser die Ablage und Erfassung deiner Belege gelingt, desto einfacher kannst du deinen Jahresabschluss vorbereiten. Auch für deinen Steuerberater bietet eine durchdachte Vorbereitung viele Vorteile und vereinfacht den Abschluss des Geschäftsjahres. So wird auch die Digitalisierung eingehender Belege und Buchungen zu einer wichtigen Aufgabe, um das Chaos der eigenen Buchhaltung im Blick zu behalten. Dies lässt dich wichtige Fehler ideal vermeiden.

Unsere Anleitung zur Durchführung deines Jahresabschlusses

Digitale Hilfsmittel wie eine Buchhaltungssoftware machen sich schnell positiv bemerkbar, wenn es um die Vorbereitung für den eigenen Jahresabschluss geht. So schaffst du mehr Ordnung für dein System und profitierst von funktionierenden Schnittstellen. Wer den Jahresabschluss und die eigene Bilanz erstellen möchte, sollte daher auf eine gute Vorbereitung vertrauen. Die folgenden Schritte machen aus deinem Lagebericht dabei einen umfassenden Jahresabschluss für die Steuererklärung.

Abschließen von Unter- und Hauptkonten

Eine klare Unterteilung verschiedener Geschäftsvorfälle ist für den eigenen Jahresabschluss von enormer Bedeutung. Daher bietet es sich an, Haupt- und Unterkonten zu erstellen, auf denen sich die jeweiligen Geschäftsvorfälle besser buchen lassen. Erst durch die Bilanz und infolge der damit verbundenen Überprüfung werden die Unterkonten dann wieder zum Hauptkonto geführt.

Erstellung einer Abschluss-Übersicht

Der zweite Schritt stellt die Erstellung einer Abschlussübersicht dar. Dabei lassen sich sämtliche Anfangsbestände und Endbestände auflisten, wobei auch die Gliederung nach Bestandskonten und Erfolgskonten nicht fehlen sollte. Sollte das Finanzamt neben der GuV auch einen derartigen Bericht von dir einfordern, bist du gut vorbereitet und erstellst ihn parallel zur Bilanz einfach mit.

Feststellung des Jahresabschlusses

Der formell letzte Schritt ist die Feststellung deines Jahresabschlusses. Technischer Aufwand ist zu diesem Zweck jedoch nicht mehr erforderlich, da es sich bei diesem Schritt um einen rein formellen Akt handelt. Je nach Form deines Unternehmens stellt der Aufsichtsrat oder einer der gewählten gesellschaftlichen Vertreter den Jahresabschluss fest, bevor die Weiterleitung erfolgt.

Wie sich der Jahresabschluss steuerlich verbessern lässt

Aus steuerlicher Sicht ist es für viele Unternehmen sinnvoll, die aufkommende Steuerlast vor Ende des Jahres noch einmal zusätzlich zu drücken. In vielen Fällen ist die Abgrenzung zur Hinterziehung von Steuern jedoch gar nicht so einfach, weshalb es auf eine durchdachte Absprache mit deinem Steuerberater ankommt. Dieser weiß am besten, wie Steueroptimierung von Steuerhinterziehung abzugrenzen ist. Folgende Tipps sind zur Verbesserung deines Jahresabschlusses dabei zu beachten:

  • Nutze weiterführende Methoden wie Fahrtenbücher für Geschäftsfahrzeuge, dein Inventar sowie das vorhandene Anlagevermögen. Auch dies ist für den Jahresabschluss relevant.
  • Verbuche sämtliche Abschreibungen des laufenden Geschäftsjahres. Dein Steuerberater rechnet diese in der Regel jedoch ganz automatisch bereits während der Buchführung ein.
  • Berücksichtige sowohl Forderungen und Verbindlichkeiten als auch Rückstellungen. Vor allem letztere sind hinsichtlich deines Gewinnes für eine kluge Kalkulation entscheidend.
  • Sorge für eine Ausweitung geplanter Investitionen. Diese lassen sich in der Steuererklärung bestens integrieren und senken durch die Steigerung der Ausgaben auch deine Steuerlast.
  • Zahle offene Rechnungen umgehend und warte bei Ausgangsrechnungen zur Not auch bis zum nächsten Jahr. So verschiebst du die höhere Steuerlast zumindest auf das nächste Jahr.

Solltest du als GmbH an einem Jahresabschluss arbeiten, so gibt es für dich durchaus noch weitere Hürden zu beachten. Weitere Bestandteile wie Anhang und Lagebericht spielen dabei eine äußerst wichtige Rolle, um die einzelnen Posten der Gewinn- und Verlustrechnung zu erläutern. Sollte es sich bei deinem Betrieb um ein prüfungspflichtiges Unternehmen handeln, wird für den Jahresabschluss zudem ein neutraler Wirtschaftsprüfer eingeschaltet. Dies gilt zum Beispiel auch für deine Inventur.

Tipp:

Eine eigenständige Erstellung des Abschlusses für GmbHs ist nicht zu empfehlen. Sowohl die elektronische Einreichung der Belege als auch die steuerliche Erfassung ist dabei äußerst komplex.

Ist die eigenständige Erstellung im Unternehmen sinnvoll?

Grundsätzlich kannst du deinen Jahresabschluss je nach Rechtsform des Unternehmens natürlich auch selbst erstellen. Hierbei unterliegst du jedoch der Sorgfaltspflicht sowie dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Wer das Handwerk rund um Bilanzsummen, Salden und zentrale Rechnungen nicht beherrscht, sollte die Arbeit besser einem Profi überlassen. Jeder Fehler kann später zu teuren Nachzahlungen führen, die jedes Unternehmen am liebsten vermeiden möchte.

Informiere dich aus diesem Grund am besten vorab über deine Pflichten im Bereich der Buchhaltung und finde heraus, welche Anforderungen das Finanzamt an deinen Jahresabschluss stellt. Solltest du mehr über Zuschüsse für Existenzgründer erfahren wollen, lies gerne hier weiter. Was es mit den T-Konten für deine Buchhaltung auf sich hat, betrachten wir hingegen direkt hier im Detail für dich.

Jetzt mehr über deinen nächsten Jahresabschluss erfahren!

Solltest auch du in Kürze deinen nächsten Jahresabschluss erstellen müssen, wird die Vorbereitung für dich zu einer wichtigen Anforderung. Die meisten Kaufleute nutzen zur Vereinfachung der damit verbundenen Abläufe eine Software, um ihrer Pflicht zum Abschluss gerecht zu werden. Lass dich zu diesem Zweck am besten direkt von deinem Steuerberater informieren und sorge dafür, dass auch dein Jahresabschluss den Anforderungen des Handelsgesetzbuches genügt. Gerne helfen wir dabei.

Ein Projekt der RIK JAMES Media GmbH.
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